90分鍾完成全天工作
辦公室物語
作者:史蒂夫·帕夫林那 SPC
一個典型的美國辦公室工作者,每個工作日隻能完成90分鍾真正有意義的工作。
當天剩餘的大部分時間,都被浪費在各種分心的事務上,比如閱讀新聞、網上衝浪、同事社交、吃零食、喝咖啡、翻看報紙、處理無關郵件、不必要的拖延行為、玩遊戲、做白日夢等。
若你在辦公室花了更長時間,但工作效率經常隻有個人實際能力的20%,這樣做有何意義?
專注時間塊
這裏有一些建議,能用於獲得非常高效的90分鍾(我們可稱其為一個專注時間塊):
挑選一個專注主題
這能使你的大腦沉浸於單個專注環境並堅守其中,讓你變得更有效率。工作主題可以是你正在著手的項目、集中回複郵件等單一類型事務,或任何能讓大腦全力集中的某件事情。
定好終點線
把專注時間塊看作是向終點線的一段快速衝刺。但終點線在哪裏?它該是什麼樣子?有個90分鍾後便可實現的清晰目標,能幫你更好地專注。若你無法每次都按時越過終點線,也不必擔心,它存在的目的就是幫你更為專注,瞄準它前進就好。我們可以接受有時無法實現的情形。這些目標可以是:寫出並發布一篇博客;處理郵箱中的所有郵件,直到清空完畢;對下周所有專注時間塊進行計劃和安排,等等。
列出行動步驟
列出你在相應時間塊內要實施的具體行動。對某些時間塊而言,這種做法極有幫助。如果做事步驟已然明了,這種方式可能就毫無必要。我無需為寫篇新文章列出行動步驟,因為自己早已對此過程極其熟悉。但我會為不熟悉的新項目進行頭腦風暴和列出行動步驟,以便更容易地開始工作。
確保毫無幹擾
用一切方法確保在專注時間塊中,任何情況下自己都不會受到幹擾。如果需要,提前告訴人們你在隨後的90分鍾裏不想被打擾,讓他們知道可在這段時間後找你。要是可以,就鎖上房間的門。若你無法保證在現有工作環境中不會被打擾,就到其他地方完成專注時間塊。
快速工作
快速思考、行動、工作。若你發現自己動作緩慢,就盡快提速。請想象自己處於競賽之中,不得不在整個90分鍾裏保持強勁步伐。競賽過後你就能好好休息。經過訓練,這種工作狀態可以更易實現。
不許自己分心
在專注時間塊內,你必須做自己預先定義好的工作:關閉你的手機;停用任何可能幹擾自己的通知功能,假如在此期間不需要,就斷開網絡連接;不在這段時間內查看郵件;不喝咖啡或吃零食;隻在必須時才上洗手間。
避免模糊地帶
許多人用8個小時才能完成90分鍾實質性工作。他們的工作緩慢而低效;工作時間裏也充滿各種分心事務和幹擾因素;很晚開始工作,又經常早早結束;大部分時間裏,他們都處於半工作狀態。