協作2.0：舊瓶裝新酒
封麵報道
作者：沈建苗 編譯
企業協作工具根本不是什麼新概念。畢竟，這項技術的先驅Lotus Notes可以追溯到25年前。而計算行業頗有遠見的Douglas Engelbart在其1968年的“演示之母”（Mother of All Demos）展會上展示了早期的協作軟件。不過在過去幾年，一大批新的協作產品紛紛湧入市場，它們與前一代產品的區別或大或小。
沒錯，與舊工具一樣，新工具也旨在促進工作場所的協作和想法交流。但一般來說，新一批工具基於互聯網或基於雲計算，而不是駐留在防火牆後麵的服務器上。與舊一代產品相比，新產品使用和安裝起來基本上也要容易得多。像任務管理、聊天、社交網絡、甚至文檔共享這些工具同樣采用了一些新型的協作技術。
弗雷斯特研究公司的分析師Rob Koplowitz說：“這些其實極具顛覆性的廠商有一個共同之處，那就是它們總是脫胎於雲環境。它們不是針對雲計算對某產品進行翻新。它們非常容易訪問並開始使用，甚至對個人來說也是這樣，小團隊更是不在話下。”
另外，基於互聯網的產品易於被移動設備訪問，不需要用戶下載應用程序。這使得產品在如今的工作環境下很有用，如今人們想隨時隨地使用任何設備來辦公。
此外，可能最值得注意的是，共享和社交網絡這種文化已變得極其深入人心。Lepofsky說：“我們以前要花大量時間來解釋Notes是什麼東西。”如今，人們要求在工作場所中共享和聯絡能夠與個人生活中一樣容易。
盡管取得了進展，但新一批服務麵臨像Notes和微軟的SharePoint這類產品當初麵臨的類似的實施挑戰。知名調研機構Gartner集團的分析師Jeffrey Mann說：“我們確實看到了許多部署失敗的案例。”
不過，由於事先考慮到如何才能最有效地部署新工具，一些公司表示它們已獲得了顯著效益。
效益顯著
使用協作工具的公司表示，它們從中切實獲得了價值，往往要比之前從一些舊產品中獲得的價值大得多。
理光公司的社交協作經理Courtney Zentz表示，以前的協作軟件存在一個大問題，那就是它們需要企業建立站點，這些站點是為一批特定的人員進行協作設計的。她說：“這類產品會火一星期，之後沒了動靜。項目最終會重新使用原來的電子郵件。協作工具根本就是一陣風。”
2011年年底，理光開始使用Jive。用戶們可以迅速地輕鬆建立工作區，邀請想要協作的任何人加入進來。Zentz說：“Jive能夠按用戶的要求來做，SharePoint則不然。”
理光一度有大約500個SharePoint站點，但此後關閉了其中的大多數站點。Zentz表示，公司僅保留了幾個，因為SharePoint還是有一些優點。比如說，SharePoint非常適合管理工作流程。
加特納集團的Mann表示，那正是SharePoint善於發揮特長的環境。“SharePoint在基本上受到監管的預定義環境中表現良好。這種環境的特點是‘在此發布你的每周報告’或‘在此申請更大的電腦’，而不是‘我需要召集一組人，搞清楚如何做好下周的產品發布工作。’”
理光在使用Jive所提供的一係列廣泛的功能特性。Zentz表示，最重要的功能之一是微軟Office插件。她說：“五個人可以協作處理演示文稿，做到無縫整合。”
社交功能也在理光產生了重大的影響。比如說，一名IT管理員在Jive上開始談論某個效率低下的流程，許多同事插話表示讚成。理光的CIO注意到了討論，五天後，他做出了改進流程的政策決定，而這個流程已實施了整整10年。
博普樂思（Populous）管理各大體育比賽，包括美國橄欖球超級杯和全國大學生體育協會（NCAA）聯賽，比如十大聯盟男子籃球賽、Sugar Bowl和Orange Bowl足球聯賽等。它借助協作工具，幫助協調那些大型賽事。這家公司設計和管理體育場的建築，並監管運營規劃。它必須協調數百人的活動，而這些人為眾多公司工作，有柵欄建造商，有廣播公司。
博普樂思的項目運營經理Marc Klein說：“我們遇到了大型賽事絕對沒法管理的瓶頸。”這家公司有一名專職員工，其工作就是接收通過電子郵件發來的工人進度表電子表格，仔細閱讀電子表格，找到最新信息，並改動總進度表，然後發回給每個人。他說：“之前沒有真正的實時進度表信息。”
因而，錯誤頻頻出現。
Klein表示，博普樂思需要一種不需要客戶端應用程序的服務，因為NCAA等一些合作夥伴對安裝到員工電腦上的新軟件的種類有嚴格的要求。他還想要一種在手機上可以輕鬆訪問使用的服務。