淺談檔案管理係統的設計與實現
圖書與檔案
作者：顏春華
[摘 要]由於計算機技術的迅猛發展，計算機的發展創新帶來一項成果-檔案管理係統，逐漸被更多的人接受。在計算機沒有如今日這樣一般普及的時候，檔案管理都是利用人力來進行存檔，工作效率低下，造成時間浪費。管理人員借助計算機技術來對檔案進行管理，這一點表現出了計算機的智能化。現在的時代是信息的時代，計算機技術對於人們的工作方法和生活質量都造成深遠的影響，時代發展的日益信息化給建立檔案管理係統提供了前提條件，數量巨大的電子文件給檔案管理工作造成壓力。本文針對當今檔案管理係統的設計與實現進行一些說明。
[關鍵詞]檔案管理係統；設計；實現
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）35-0217-01
社會正逐步邁向信息化時代，我國不斷推行電子政務，國內很多單位都在對信息化網絡進行構建，這樣對於檔案係統的設計和開發就被提上日程。對於檔案係統的研究開發具有深厚的實際應用價值。
一.檔案管理係統所具有的功能
從用戶的實際需求出發，對用戶的需求進行全麵的分析，發文單位管理、現行文件管理、曆史文件管理以及登錄選項設置4大功能構成了本檔案係統，這四大功能的實現需要一係列ASP（Activeserve：Pageeseses-動態網頁）網頁的推動。
二.係統數據庫的設計
我們對存於本檔案管理係統的用戶表、單位表、以及文件表這三個表進行了定義。檔案局內部工作人員的個人信息被記錄於用戶表之中，當前隻具有用戶名、密碼等屬性。在對該係統進行使用之前，工作人員必須對用戶名以及密碼進行填寫來登錄係統，驗證身份並取得文件管理權限。本係統之中，我們進行身份驗證時所使用的是用戶表以及ASP的Session對象。在正常登錄時，session對於對應的用戶名會使用一個變量進行保存；在對管理頁麵進行非法請求時，將檢查出session對象中的用戶名變量是空的，頁麵就會被強製轉為登錄頁麵進行強製登錄，這樣係統的安全就能夠得到保障[1]。目前隻有單位名稱以及單位聯係方式等屬性被記錄在單位表中的發文單位的基本信息裏。管理單位的基本信息，能夠使數據庫中多餘數據的數量得以減少，而且最少的操作就能夠對單位信息進行更新，這對於擴充單位信息也十分有利。在相關文件記錄中的文件屬性，除一般屬性之外，還有一些不可忽略的重要屬性。特殊文件屬不管是加密的還是公開的，相關標注文件是文本的還是圖形格式的。浩如煙海的館藏文件存在於檔案局之中，如果對這些文件都以文本方式進行記錄，這將是一項耗時費事的工程，對文件進行掃描，然後把掃描所得圖形提交到數據庫，這一過程節省了大量時間。可是相應的問題也產生了，那就是怎麼使格式不同的兩種文件在數據庫中得到統一。我們通過把一個“文件路徑”屬性添加到文件表之中來解決這個問題。針對文本文件，可以在一個磁盤文件中對文件主體內容進行存儲，把這個文本文件的路徑存儲於數據庫裏；針對圖形格式的文件，把存在於文件之中的圖形文件以磁盤文件的形式進行保存，然後再另創一個磁盤文件，在這個磁盤文件裏，依據提交順序對圖片的路徑進行記錄，並把這個磁盤文件的路徑記錄於數據庫，為保文件名不重複，要用對數據進行提交時服務器的係統時間來命名磁盤文件[2]。這樣的話，在數據庫對類型不同的兩種文件都采取了一樣的記錄方法，隻需要在對文件內容進行顯示時采取不一樣的方法。
在對數據庫進行選擇的時候，何種類型的數據庫都可以被采用。對Micro-softAccess和Microsoft SQL Server進行比較，Access不需要使用專門的數據庫服務器，對係統資源的需求相對較少，並且與這個項目的需要相適應，所以我們對Access數據庫進行使用。