企業采購業務內部控製探討
財經縱橫
作者：柯坤寧
摘要：企業采購業務表現為企業內和企業外、物資流和貨幣流、流通和生產的相互影響、相互交織。企業采購業務是企業經營生產重要的組成部分，主要是以支付貨幣資金或者負債代價的形成來換取生產經營中所需要的活動。怎樣進行有效的采購業務內部控製和提升企業的經濟效益，是企業麵臨嚴峻市場形勢下能夠持續發展的必然選擇。
關鍵詞：采購業務；內部控製；企業采購
中圖分類號：F253 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01
企業采購業務內部控製要加強防範采購業務的風險，防止資金的不當使用和閑置，把采購成本和采購付款風險盡可能的降到最低，同時能夠供應上企業經營活動所需要的物料使用。目前我國采購業務引發高犯罪率而且呈現逐步上升的趨勢，引發犯罪的主要原因是一些企業經濟業務的處理程序和內部控製製度存在很大的問題，企業想要很好的對采購業務進行控製，就必須建立和加強以及完善采購業務的處理程序和內部控製製度，落實責任製，不斷提高製度執行力，確保物資按質按量按時和經濟高效地滿足生產經營的需求。
一、采購需求計劃的控製
采購業務從計劃開始，采購需求計劃是向市場采購各種物資或組織訂貨的依據，需求計劃規定著采購的時間、采購的物品、采購的數量、采購的方式等。
需求計劃分為以下三點進行闡述：1.要強化需求計劃的管理，需求計劃通過項目管理來明確方向、落實計劃、來源資金、安排資金、訂貨要求和時間，確保需求計劃物資的準確性。2.企業全麵預算管理與需求計劃管理共同發展，需求計劃要與設計、技術、工程、生產等部門及時進行信息交流和溝通，提高需求計劃的準確性。3.要提高計劃審核人員和計劃提報人員的業務技能，針對計劃審核人員和計劃提報人員開設業務技能培訓班。主要培訓計劃審核人員和計劃提報人員的物資信息分類管理、計劃管理和物資計劃專業知識，通過培訓來確保物資信息分類、提報依據的準確性符合標準要求。
二、采購方式和價格的控製
首先，采購部門應當定期了解、研究大宗通用重要物資的成本構成、市場供應形勢、市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執行價格或參考價格。為了避免信息不準確造成采購成本增加，同時確保采購的價格公平合理，采購人員要時刻盯緊市場的變化，適當的調整采購戰略，根據市場價格的波動情況及時對材料采購價格進行調整和控製。其次對於報價管理，價格管理人員要整理收集各種物資的價格信息、成交的曆史價格信息、供應商產品報價信息來編製物資采購的價格。最後對於采購方式，采購方式要依據科學經濟情況進行具體分析，要打破傳統的采購思維模式。在采購的過程中認真的分析什麼物品可以通過招標方式采購、什麼物品可以通過策略協議方式采購、什麼物品可以通過競標方式采購等。
三、采購合同的控製
企業要建立合同管理製度，構造合同簽訂的流程，明確相關人員的權利和責任。簽訂合同前應嚴格審查對方當事人的主體資格，對於涉及較高專業技術或法律關係複雜的合同，如果影響重大，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關工作。擬訂合同文本時應當準確表述合同條款，明確雙方權利義務和違約責任，防止出現容易引起岐義的語名。重大合同在簽署前，要經相關審查人員進行合法性、可行性審查。以公司名義對外簽訂合同。按照規定權限簽署采購合同。由專人保管合同及合同專用章，防止出現員工盜竊公司合同進行采購欺詐。
四、供應商管理的控製
供應商的管理是減少庫存的物資積壓、降低采購物資的成本、節省物資供應費用的物資供應管理職能之一。全麵快速有效的整理供應商產品信息和檔案信息，可以確保供應商的開戶銀行、供應商名稱、銀行賬號、經營範圍等信息的準確性，也為財務部門的付款結算提供方便。加強企業采購渠道的管理可以保證選擇供應商的行為公平、公正、公開，同時對於供應商的準入、選擇、評價機製定期實施量化評價，形成一套科學合理的供應商準入、選擇、評價機製等方麵的管理體係。