對於主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向對方發送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至於發錯傳真。
發送傳真時，必須按規定操作，並以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節省費用。
單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處於接收狀態。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
2．必須依禮使用
商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數。
在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。
出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對於工作人員也須依禮相待。
人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
商務電子郵件禮儀
近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發展可謂突發飛進，日新月異。令人刮目相看。當前，它已經在商界得到了越來越廣泛的使用。
電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯網絡，向交往對象所發出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限製，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。
商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守的禮儀規範主要包括以下四個方麵：
1．電子郵件應當認真撰寫
向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下更三點尤其必須注意：
一是主題要明確。一個電子郵件，大都隻有一個主題，並且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
二是語言要流暢。電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
三是內容要簡潔。網上的時間比較寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
2．電子郵件應當避免濫用
在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”
有鑒於此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，有時還會中病毒，要小心防範。
不過一般而言，收到他人的重要電子郵件後，即刻回複對方一下，往往還是必不可少的。
3．電子郵件應當慎選功能
現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因為，一方麵，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方麵，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。