一、普通檔案管理製度
◎ 檔案員崗位職責
第一條 認真貫徹執行有關檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章製度。
第二條 負責統一管理本企業的檔案，並按規定向有關部門移交。
第三條 負責對部、室、商店、公司的檔案工作進行監督和指導。
第四條 負責指導本企業行政文書和業務文書的形成、積累和歸檔工作。
第五條 負責定期對已辦理文件的整理、立卷、歸檔工作。
第六條 嚴格執行保密法規，辦理檔案材料的借閱手續。
第七條 負責過期檔案的銷毀工作。
第八條 完成領導交辦的其他工作。
◎ 檔案管理準則
第一條 檔案管理員每天都要對預存檔的資料進行清理歸檔，以免資料堆積。要熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔製度。
第二條 檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便於查找。
第三條 歸檔要注意整潔。歸檔前要先把資料進行分類，再把材料按類別分組裝入一個待辦卷宗，以便歸檔時所有材料都能隨手取得，避免難以查找。
第四條 立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批複放在一起，卷內頁號一律在右角，案卷目錄打印4份，卷內目錄打印5份。
第五條 案卷厚度一般在15厘米至2厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和複製；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙麵過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。
第六條 根據卷內文件之間的聯係，還要進行係統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封麵、確定保管期限、裝訂案卷排列、編製案卷目錄等，檔案目錄主要由封麵、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。
第七條 案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷的年號與卷號。
第八條 注意做好保密工作，檔案室的房、門、窗要堅固，並采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
第九條 每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。
第十條 對於已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領導審批後銷毀。
第十一條 銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。
◎ 檔案管理辦法
第一條 依據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，特製定本辦法。
第二條 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文書檔案由辦公室集中統一管理，檔案(已交辦公室的除外)分別由有關部門管理，以便於及時利用，維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。
第三條 公司辦公室設立專門的檔案工作職務，接受上級部門檔案處的業務指導、監督和檢查，負責管理公司的文書、科技(部分)檔案，其任務是：
1搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案。
2積極開展檔案的提供利用工作。
3進行檔案鑒定。
4進行檔案統計。
5保管部分科技檔案。
6認真學習《中華人民共和國檔案法》有關規定和檔案工作理論、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。
第四條 歸檔
歸檔的文書包括：
1公司與有關單位的來往信件、各種協議書、合同等。
2公司會議原始記錄、紀要和決定(包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及全公司的規章製度)。