準確是信息的生命,也是做出正確決策的根本。有準確的信息為前提,才可以做出科學準確的決策。因此,決策中一定要收集和運用準確的信息,還要防止傳遞和加工導致的信息失真。信息論的創立者申農教授對信息的定義是:信息,就是消除了不確定性的消息。因此,嚴格來講平常所得到的消息,看到的資料並不能算作是信息。對於決策者而言,應當對初步得到的消息進行處理,去掉其中不真實和失真的部分,切不可聽風就是雨。必須有可靠的信息來源,這是信息準確度的基本保證。此外,也要建立信息的監督體係,如有必要應當把這一項列入規章製度中。一般而言,信息機構應當獨立於決策機構,這樣可以有效避免管理者意誌的幹擾。
第二,及時。
信息具有時效性,過了保質期的信息,無論多麼詳盡都失去了參考價值。越是及時、準確的一手信息,對決策約有幫助;而過時的信息不僅不利於決策,更有可能導致決策的失誤。早在一戰時期,提前一周得到信息的英國商人已經能比同行多獲得數倍的利潤。到了通訊技術越來越發達的現代,市場信息變化可以說是瞬息萬變,對信息的時效性的要求也變得更加嚴格。越早得到信息,越是有充足的時間應對,從而獲取競爭的優勢。為了保證信息的及時性,必須確保暢通的信息傳遞線路。從組織機構方麵來講,就是要盡量減少組織層次,縮短信息傳遞的中間環節,杜絕掣肘和扯皮現象。
目前,世界範圍內正麵臨新的信息革命。這場信息革命的實質,就是信息技術或通信手段的革命,這其中包括了信息的采集、傳遞、處理、使用和儲存等技術或手段的革新。就目前階段來說,電子計算機的廣泛應用,和現代通信技術的進步是其主要內容。通過應用這些新技術,信息開發和應用能力都可以得到提升,從而保證了信息送達的及時和準確,因此,這在當代就成了競爭實力的標誌之一。
第三,適用。
這裏所說的額“適用”包含兩層含義:第一是有用,即收集和處理之後的信息,對於當前狀態下提出決策問題、製定和選擇決策方案、以及決策方案的修訂和補充都可以作為依據或起到參考作用,也就是有利於科學地製定決策。如同戴維斯所說的:“我們處於一個‘信息爆炸’的時代,獲取信息並不困難,也並不是最重要的。最重要的,是對信息的加工分析,讓信息可以在用於決策過程。”第二是適量,也就是說提供給決策使用的信息量應當合適為佳,既不能過少,也不能過多。
過少的信息量,導致信息不充分的條件下作出決策,由於缺少足夠的依據,必然會影響決策的質量;而過多的信息也會幹擾決策過程,造成不必要的人力物力浪費,提升決策成本,降低決策效率。
如何保證信息有用、適量?這需要由信息的提供者來保證。要做到這一點,信息提供者需要對決策內容有一定的了解,並根據決策需求采集、加工和篩選信息。決策者也需要能夠對信息有一定的甄別能力,做到心中有數。無關緊要的信息,盡量避免過多采集,不重要的意見也沒有必要征求和注意。決策者需要明白,在決策過程中,自己的注意力是遠勝其它的寶貴資源,不應當因無關信息而浪費。
第四,經濟。
經濟,就是衡量獲取信息所消耗的成本。在收集和處理消息的過程中,應當想辦法盡量用更低的成本獲得較多和較好的信息。盡管信息在決策過程中非常重要,但也需要注意獲取的成本,否則會導致決策成本的提高。如果決策成本甚至高於成功實施後的收益,這項決策就不能稱為是成功的。
如何提高信息的經濟性?這需要在各個方麵共同努力。信息的質量、時效性和適用性是首先需要保證的;其次,通過設置和優化信息係統,可以減少信息在采集、傳遞、加工和使用等環節上的開銷;最後,當前信息技術日新月異,及時跟進新技術可以不斷提升信息的獲取和加工效率。