(1)采用委員會的形式有利於博取眾長,正確決策。因為委員會能集中吸收各種人才的專長,形成整體的知識、經驗和判斷力,所以在麵臨繁雜的問題時要比個人的決策能力強。同時,委員會采取集體決策的方式,各委員的權力平等,以少數服從多數的原則最後做出決策,符合民主決策的要求,可以避免由於個人濫用權力造成的決策失誤。
(2)采用委員會的形式能更好地協調各部門、上下管理層之間的關係。當要實施某一重大決策時,會涉及到許多部門,通過設置委員會,使這些部門能明確自己在這項決策中處在什麼位置,應完成什麼任務,該采取什麼行動,從而能自覺地協調一致,共同促使決策順利實施。
(3)采用委員會的形式可以激發組織成員參與決策的積極性,從而也為決策的實施創造良好的氣氛和條件。
委員會形式也不是十全十美的,它有以下的缺點:一方麵,它通常有妥協折中的可能,當各種意見長期爭論不休時,委員會的表決通常是折中的結果,而這種結果並不一定是最出色的,從而使企業無法獲得最高利潤。另一方麵,委員會的集體決策方式也造成責任不清,缺乏個人行動。因而委員會對處理部門間的糾紛和仲裁方麵最能發揮作用,而對於需要發揮個人才能的領導、組織、決策等方麵的問題,則不一定都有優良效果。委員會的優劣也可以參看第二章第五節集體決策的優點和缺點。
經典術語解讀:任務小組和委員會任務小組是組織為解決一個特定的、有明確規定和特殊要求的複雜任務而組成的。設立任務小組是因為靠平常的部門和原有人員的能力水平解決不了出現的問題,而需要配置多個組織單位的人員共同參加,有時還需要聘請外界的專家。
委員會通常為管理者提供谘詢、建議、做參謀。而某些委員會是組織的直線職權部門,擁有對相關部門下達命令的權力,這些委員會跨越了職能界限,能夠解決特殊問題。
四、組織設計的11項原則
管理者必須懂得怎樣去設計自己企業的組織,一個新建企業必須做好組織的設計,這對企業成功起決定性作用。而當一個企業經過多年運轉以後,原先的組織結構不能適應變化,存在許多問題,或是企業目標變化了,這就需要對企業的原有組織結構進行改造,或重新設計。而如果企業的業務範圍、經營地域發生變化,新的任務和管理需要也要求組織結構做出變化調整,以適應新形勢。
管理者是為了達到企業協調、高效運轉的目的才進行組織結構設計的,組織結構設計要根據企業目標,對各種管理要素進行合理的配置。由於企業具體情況不同,比如生產技術特點、內外部條件都不可能相同,這決定了組織結構的設置是沒有固定模式可循的。雖然企業組織結構的構成部分,以及各部分之間的聯係和比重不同,但有一些共同的原則是所有企業都該遵循的,這些原則如下:
1.以任務和目標為中心任務和目標是組織中的職能結構的每一部分及其成員必須為企業發展而努力去做的。部門設置必須以工作事務和需要為中心,設置部門和職位、配置人員,而不能因為要安排某個人去設置一個職位,設了職位之後再設計任務。
2.按專業分工來設計進行專業分工是提高生產經營效率的重要保障。管理者對職位進行分配時,要把企業所有經營活動仔細劃分成不同的基本作業,並按基本作業分配給員工不同職位,使任何一件工作都由合適的人做,每個人做的工作都適合他自己,這樣才會提高效率。
3.適當的管理幅度.管理幅度是指一個管理者能直接有效地指揮部屬的數量。一個管理者不可能對企業內成千上萬的人進行直接管理,這就要求管理者能恰當地掌握管理幅度。影響管理幅度的因素有:
(1)工作本身的難度和問題的複雜性。高層管理者重點要處理的問題是決策性和方向性的問題,這些問題往往困難大,而且十分複雜,這就要求管理者不宜直接領導較多的人,基層管理人員所要處理的是日常事務,這些事務通常是專業性的,因此可以多領導一些人,但也要視具體情況而定。
(2)管力人員的能力。假若管理者能力較強。在相同職位、相同情況下他會比別人做得更快更好,這時就可以加大他的管理幅度,讓他多管幾個人。
(3)工作人員的能力。假如管理者直接領導的下屬工作能力很強,則他們處理不了的問題就會很少,這時管理者就少操心一些,指揮和監督工作就相對較少,這時他可以加大管理幅度。
4.授權程度.授權程度對管理幅度的影響較大,管理者對下屬授權多,須要自己處理的事務就會少,他就可以加大自己的管理幅度,當管理者授權少時,就必須親自處理許多問題,這時他的管理幅度就不得不變小了。管理者要對部下大膽授權,鍛煉他們的能力,也擴大了自己的管理幅度。
英國著名的管理顧問林達爾?厄維克曾經認為,高級的主管所管轄的合理人數為4人,低層的管理者,特別是負責某項工作而不是監督其他主管人員,他們所管轄的人數可為8 -12人。也有人認為一個主管所管轄的人數,可以多至20 - 30人之間,益創公司管理學會曾調查過100家國內大公司,發現總經理直接管轄的人數1-25人不等,其中有25位總經理所管轄的人數在6人以上,通常情況下為9人。該學會還調查了50家小公司,其中28個總經理管轄的人數為7人以上,一般情況下為8人。中層管理人員所管轄的人數應該比高層的多,因為高層管理人員用於製定計劃、處理例外活動的時間多,管理幅度應小一些。在高度集權的企業中許多部門都直接向其高層主管提出報告,這時,中層主管所管轄的人數反而會比高層的少。