01節 采購員必備能力要求
“要點提示”采購不僅是價格問題，更多的是品質水平、品質保證能力、售後服務、產品服務水平、綜合實力等等。有些東西看起來買得很便宜，但經常維修、經常不能正常工作，就大大增加了使用的總成本，如果買的是假冒偽劣商品，則會蒙受更大的損失。
作為一名采購員，從基本出發點看，應具備以下的能力：
成本意識與價值分析能力
采購支出是構成銷貨成本的主要部分，因此采購人員必須具有成本意識，會精打細算，錙銖必較，不可大而化之；其次，必須具有“成本效益”的觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買了品質不好或不堪使用的物品，並能隨時將投入（成本）與產出（使用狀況——時效、損耗率、維修次數等）加以比較。此外，對於報價單的內容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，對原料、人工、工具、稅款、利潤、交貨時間、付款條件等，逐項加以剖析評斷。
預測能力
在動態經濟環境下，物品的采購價格與供應數量經常會調整變動，采購人員應能依據各種產銷資料，研判貨源是否充裕，再與供應商接觸，並可從其“惜售”的態度，揣摩物品是否可能供應日絀。從物品原料價格的漲跌，也能推斷采購成本將受影響的幅度有多大。總之，采購人員必須擴充見聞，具備“察言觀色”的能力，才能對物品未來的供應趨勢預謀對策。
表達能力
采購人員無論是用語言或文字與供應商溝通，必須能正確、清晰表達所欲采購的各種條件，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解，尤其是忙碌的采購工作，采購人員更須具備“長話短說，言簡意賅”的表達能力，以免浪費時間，而以“說之以理，動之以情”來獲取優惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。
良好的人際溝通與協調能力
由於采購業務牽涉範圍廣，相關部門多，欲使采購業務能順利進行，而獲得良好的工作績效，除了采購人員的努力外，尚需企業內部各有關部門的密切配合。
因此，采購人員必須具備良好的人際關係與協調能力，以期獲得有關部門的合作，而圓滿完成任務。
02節 采購員必備素質要求
“要點提示”采購工作成功與否，主要決定於供應商的選擇是否正確。所謂“男怕選錯行，女怕嫁錯郎”，采購最怕選錯供應商。因此，采購人員必須以公平、公開、公正的方式來評選供應商，不可心存偏見，厚此薄彼。
與供應商來往應公正與誠實
處理采購業務時應對事不對人；在可能的範圍內協助供應商及獲得供應商的配合與信任（助人助己）；不接受供應商的熱情招待及禮物；設法取得供應商的敬重。與供應商的來往，也必以實事求是的態度相待，不可有欺瞞的行為，造成不道德的采購。
臨財不苟得
采購人員所處理的“采購單”在性質上與“鈔票”並無太大差異，因此難免被惟利是圖的供應商所包圍。無論是威逼（通過人際關係）或利誘（回扣或紅包），采購人員都必須維持“平常心”、“不動心”，否則犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤己，所以重利忘義之徒實難勝任采購職責。
具備敬業精神
雖然造成原料短缺的原因很多，若采購人員不能抱有“舍我其誰”的態度，負責調度所需的物料，將使公司損失不輕。
虛心與耐心
采購人員雖然較占上風，但對供應商的態度，必須公平互惠，不可趾高氣揚，傲慢無理。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱辛與複雜，采購人員更需要有忍耐、等待的修養，才能“欲擒故縱”，氣定神閑地進行工作。居於劣勢時，也能忍讓求全，不慍不火，克盡事功。
采購時應遵循5R原則
1.適時（Righttime）
在需要的時候，能及時地供應物料，不發生停工待料，也不過早送貨，擠占貨倉及積壓資金。因此何時訂購、何時進料都需要事先進行詳細分析計算，如處理訂購單時間要多長，供應商生產能力有多大，供應商運輸交貨時間要多長，檢驗收貨時間要多長，出現各種異常大致需多長時間處理等都需要事先詳細分析，才能做到適時。
2.適質（Rightquality）
廠商送來的物料和貨倉發出去生產的物料，品質應是適當的，都是符合規定要求的。若進來的物料品質不符合標準，生產的產品同樣難以達到客戶的標準，因而會降低公司聲譽，影響公司銷售業績。
3.適量（Rightquantity）