15節 減低采購成本的關鍵工作
“要點提示”成本降低雖然可通過許多方式達成，但是，在進行成本降低的同時，必須考慮在不影響品質的前提下，做最有效、最關鍵的工作。
采購人員應定期對產品規格的成本和好處進行深入審核，其中包括對競爭對手產品的細目分類。進行審核的時候，應使用一套整合係統將采購、市場、銷售及生產部門的策略聯係起來，從而確保規格變動方麵的決策能夠很快得到實施。另外，對采購戰略至關重要的工作是對供應商成本結構及其業績進行分析，並在此基礎上進行談判。在實際操作的時候，采購人員必須：
（1）區分談判中應提出的事項。
（2）明確成本削減及提高質量、服務等級的目標。
（3）明確談判要點及可行的轉換戰略。
（4）以轉換成本、供應商的數量及公司對降價目標的信心等為出發點，選擇一個談判的策略。
（5）製定一個循序漸進的談判計劃，明確何時應由高級主管人員親自出麵。
（6）以條目清晰的檢查要點對供應商的產品及服務進行監控，從而確保供應商不斷地得到提升。
如想確認采購成本是否已降到最低了，並且確保與供應商的談判已到了最強硬的底線，那麼可以提出以下這些問題：
（1）上一次企業為最重要的原料來源尋求可能的其他選擇是什麼時候？
（2）上一次更換供應商又是什麼時候？
（3）企業的規格是否與其提供給消費者的價值相一致？
（4）這些規格是否毫無必要地限製了供應商的範圍？
（5）是否了解重要供應商的成本結構、造成成本起伏的原因及供應商的利潤額？
（6）是否知道供應商在為企業服務的過程中有多少收益？
（7）是否知道對企業來說供應商有多重要？
（8）企業的供應商是否願意一起降低成本？
16節 弄清采購物品質量
“要點提示”采購物品質量是采購人員進行采購時需要掌握的關鍵問題。
就企業而言，應該確實掌握顧客的需求，而進行精確的設計，並要求生產部門製造符合設計質量的產品，以爭取顧客。對采購人員來說，使用原材料及零部件從事製造產品的生產部門就是采購部門的顧客。為了滿足顧客需要，采購人員必須促使供應商透徹了解企業的設計質量，以期采購的物品，符合生產部門的要求。基於此，采購人員必須弄清所購物品的質量。
質量構成要素
1.功能
功能是質量要求的最基本要素。決定所需物品時，首先必須考慮其功能，如機具的效能或使用的範圍等，均應以確能適用為原則。因而，在采購物品之前，必須先對擬采購物品的功能或用途作深入了解，才能訂出合宜的規範，尋找適當的供應來源，計算成本或估量價格。
2.壽命
質量的好壞，對物品或機具設備的使用年限，具有一定的影響。現代建廠計劃或機器設備購置，其價格的核算，多采用“生命周期成本法”，該法由美國國防部於1965年6月正式推行，現已成為一般企業或政府采購的基本法則之一。
3.穩定性
質量的穩定性，一般包括內在的與外在的，前者主要重視性能的穩定，如生產效率或速率、溫度及各種物理或化學特質的變化性；後者則注重外觀的穩定，如形狀結構、顏色以及使用的控製等。一般穩定性高者，即顯示其質量佳，采購時除在報價時應要求供應商提出規格或性能說明外，必要時應作實質測試。
4.安全性
安全性所考慮的範圍，除重視采購物品本身的安全設計或本質上的安全度外，也要注意該項產品在投入生產或使用時，有無危險，對環境可能汙染危害的程度，預防措施及費用負擔等。
5.時尚性
在采購時，應注意所采購物品，是否為落伍產品；能否迎合現代化潮流，適應大眾需要。因現代科技日新月異，各項物品不論機具或原料、生產方式、性能結構等，經常有所改進，對市場推廣應用、營業利潤等，都有一定的影響。因而，采購作業，也應把時尚性列為質量的主要因素。
質量表示方式
物品的質量一般是用規格來表示的。這樣，不僅適合生產的需要，而且還可作為交貨驗收的依據。
從技術層麵看，規格可分為主要規格與次要規格兩類：
1.主要規格
主要規格是指形式、噸位、性能、成分、用途、純度、韌性、拉斷力以及其他足以影響使用的規範。
2.次要規格
次要規格是指廠牌及形式等的補充說明，不參加比價的零件項目單價及其他與使用無關者。
“規格內容除包括產品或勞務的名稱、尺寸、材料成分、強度、精密度、耗損率、不良率、色澤、表麵處理、性能要求、重量、容積、安全保護、包裝方式和單位包裝量、標示內容或方法、驗收要項、檢驗方法、允收水準、結構藍圖及交貨安裝等各種質量（硬件）的特性外，還包括各種服務（軟件）的特性，如服務效率、服務質量、次數、地點、方式、技術資料文件等。也就是說，規格是買方將采購產品的要求質量及一切條件告知賣方（供應者）的文書說明，也是驗收時可否予以接收的依據”。
17節 物品質量控製標準7要素
“要點提示”物品質量控製是指為達到質量要求所采取的作業技術和活動。企業在采購時隻有製定完善的質量控製標準，才能使質量糾紛得以避免或迅速解決。
凡是采購的材料，零部件及總成本，均成為企業產品中的某部分且直接影響產品的質量。包括校正與特殊製程等的服務質量應加以考慮。物品質量控製標準至少應包含下列要項：
規格、圖樣與訂購要求
采購得以圓滿完成，始於對采購物品要求項目的明確敘述。這些要求通常包含在給供應商的合約規格、圖樣及采購訂單內。
采購業務應擬定一套合適的法則，以確保供應物品的要求，得以明確敘述、溝通，而最重要的是要完全為供應商所了解。這些法則可包含擬訂規格、圖樣及采購訂單，以及下訂單前買賣雙方洽談等的書麵程序以及其他適合物品采購的方法等。
“采購文件應將所訂物品資料詳細載明，可能包含式樣與等級的精確鑒別、各種檢驗說明及適用規格、所應用的質量係統標準這三個要項。並且，采購人員在發送任何采購文件之前，都應複核其正確性與完備性。”
合格供應商選擇
每一家供應商應展示其能力，完成所供應的物品符合規格、圖樣及采購訂單所有的要求。
確定此種能力的方法，可采取下列任何組合：
（1）現場實地評鑒及評估供應商的能力及（或）質量係統。
（2）樣品評估。
（3）類似物品以往的記錄。
（4）類似物品測試的結果。
（5）其他使用者公開的經驗。
質量保證的協定
對供應商所負的質量保證責任，應與其達成明確的協議。供應商所提供的保證，可按企業信賴供應商的質量保證係統、隨貨提送規定的檢驗/測試數據或製程管製記錄、供應商作百分之百的檢驗/測試、供應商逐批抽取樣品做允收檢驗/測試、按企業規定實施正規的質量保證係統、企業信賴接收進料檢驗或廠內篩檢無任何規定等這幾項變化進行操作。
保證條款應與企業經營的需要相稱且避免不必要的成本。對於某些狀況，可能涉及正式質量保證係統時，可包含企業和供應商物品保證係統作定期的評鑒。
驗證方法的協定
對於是否符合企業要求而查驗的方法，應與供應商擬定一個明晰的協定，此協定也可涵蓋為求進一步的物品改進而交換的測試資料。所達成的協定可將要求條件及檢驗、測試或抽樣方法在解決上的困惑減至最少。
解決物品糾紛條款
與供應商應擬定各種製度及程序，以解決質量糾紛。所訂條款應包括處理例行性與非例行性等事情。不過，最重要一點就是企業和供應商對於影響質量的事情，必須有改善溝通渠道的條款。
接收檢驗計劃與管製
應建立適當的方法以確保經接收的物品有適當的管製。這些辦法應包含隔離場所或其他合適的方法，以避免不合格物品不慎誤用。
接收檢驗執行的程度應審慎規劃。檢驗為必要時，檢驗水準的選擇應考慮總體成本。
此外，如決定實施檢驗，必須仔細選擇受檢的特性項目。
在物品到達前，必須確定所需的工具、量規、儀表、裝備器材均已備妥，且經適當的校正，並有足夠訓練有素的檢驗人員。
接收質量記錄
應保持適當的接收質量記錄，確保以往的資料完備，這樣就可以評核供應商的績效與質量趨勢。
18節 物品規格設計4原則
“要點提示”物品規格是描述物品各方麵要求的圖紙、樣品、技術文件們的結合、或其他具有同等效力的東西。它是供應商進行生產的依據或標準，也是企業的來料檢驗部門所依循的標準。所以，采購人員必須明確物品規格的設計原則，以便對控製物品質量有更好的把握。
物品規格的製定作業，雖是工程或技術人員的責任，但為了所製定的規格符合采購要求，采購人員對規格的製定，應加留意，並提供適當的建議。物品規格設計的原則如下：
通用原則
一般性物品應盡量采用國際性及通用性的規格。因為：
（1）符合標準化要求，可保證質量優良。
（2）假如不使用通用規格，必須特別加工，勢必提高物品的價格。
（3）容易把握來源，後續補充也容易。
新穎原則
規格設計力求新穎，並以適應新發明原料及製造方法為原則。因為：
（1）利於後續補充，舊物品可能不再供應。
（2）符合時代要求，舊物品性能落伍，一遇市場變動，必須被淘汰或淪為二流物品。
標準公差原則
規格須有合理的公差。因為：
（1）易於獲得。無合理的公差，供應商多不願承製。
（2）可獲較合理的價格。無公差的物品，供應商無交貨把握，必提高報價以避免風險。
（3）可迅速交貨。有合理公差，容易掌握製作質量，容易控製時效。
主要規格及次要規格的區分原則
主要規格力求清晰與明確，次要規格應具有彈性，避免苛求。其理由：
（1）主要規格，就是主要機能，如不明確開列，訂得太過簡單粗略，非但失去設定質量標準的意義，而且供應商亦失去製造的依據，日後交貨檢驗，必生爭端。
（2）次要規格，就是次要機能，避免有不必要的限製；否則就會變成主、次要規格輕重不分，表麵看來光明正大，實則形同指定廠商，一般供應商無法供應。