當需要打電話時，首先應確定此刻打電話給對方是否合適，也就是說，要考慮此刻對方是否方便聽電話。應該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。一般說來，有幾點應該注意：
避開對方的吃飯和休息時間。總的來說，早晨8點以前，晚上10點以後，給對方家裏打電話是不合適的。除非有緊急的事。當然，當對方有可能非常忙碌的時候打電話去，也是不合適的。比如，在對方準備出門上班前幾分鍾打電話，可能會使對方遲到。而且工作上的事情，也盡量不要打電話到別人的家裏。
如果是打電話到工作單位，最好不要在星期一，一大早打過去，因為，經過一個周末，對方要處理的公務也許會很多。當然，在對方快要下班的前幾分鍾打電話，也是不太適當的，因為快要下班了，大家也許有些事情要處理，處理完後直接回家。如果因為你的電話而耽誤了對方的私人時間，也許對方會不快。一般情況下，也不要為私人的事情打電話到對方的單位，除非對方不介意。如果因為私人的事情打電話到對方的單位，最好問一聲：“你現在方便聽電話嗎？”而且，即使得到對方的肯定回答，也盡量要簡短，因為占用對方的工作時間，可能會影響對方工作單位的正常的業務往來。
（二）開頭很重要
無論是正式的電話業務，還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門都是必需的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤地確定打電話人的身份。另外，自報家門還包含著另外一層禮儀內涵，那就是，直接將你的身份告訴對方，那麼，對方就有是否與你通話的選擇權，或者說，有拒絕受話的自由。
而且在打電話之前，確定打內線或打外線是很重要的。具體的做法是：
打外線——不認識對方時，應該作詳細的自我表現介紹，如：“你好，我是李紅，宏達公司銷售部經理的秘書。”若你認識對方，而且，你也有個好記性，對方一接聽電話時就馬上能確定聽話人是誰，那麼不妨直接說出這個人的名字或正確的稱呼，這樣，會使對方感到被重視的榮幸，可以這麼說：“王經理，您好，我是李紅，宏達公司銷售部經理的秘書。”
打內線——可以有幾種方式，如：“我是李紅，王經理的秘書”；“我是銷售部的李紅”；“劉先生，你好，我是李紅。”
（三）通話盡量簡單扼要
在做完自我介紹以後，應該簡明扼要說明通話的目的，盡快結束交談。因為，隨意占用對方的電話線路和工作時間是不為對方考慮的失禮行為。在業務通話中，“一個電話最長三分鍾”是通行的原則，超過三分鍾應改換其他的交流方式。
如果估計這次談話要涉及的問題較多，時間較長，那麼，應在通話前詢問對方此時是否方便長談。如果對方不方便長談，就應該有禮貌地請對方約定下次的通話時間。
明明需要占用一刻鍾的時間，卻偏偏說：“可以占用你幾分鍾時間嗎？”這就很不合適了，應該說：“王先生，此次我想和您談談分配方案的事宜，時間大約需要一刻鍾，您現在方便嗎？”
（四）你要找的人不在時的處理
如果你要找的人恰巧不在，你可以有幾種應對方式：
1．直接結束通話
在事情不是很緊急的情況，而且自己還有其他的聯係方式的情況下，可以直接用“對不起，打擾了，再見”的話結束通話。
2．請教對方聯係的時間或其他可能聯係的方式
通常在比較緊急的情況下采用，具體的做法是：“請問我什麼時候再打來比較合適？或我有緊急的事情，要找王經理，不知道有沒有其他的聯係方式？”不管對方是否為你提供了其他的聯係方式，都應該禮貌地說：“再見。”
3．請求留言
若要找的人不在，或恰巧不能聽電話，最好是用禮貌的方式請求對方轉告。留言時，要說清楚自己的姓名、單位名稱、電話號碼、回電時間、轉告的內容等。在對方記錄下這些內容後，千萬不要忘記問：“對不起，請問您怎麼稱呼？”對方告知後要用筆記錄下來，以備查找。
（五）適時結束通話
一般地說，應該由打電話的一方結束通話，因此，掛電話也是通常由打的一方先掛，但應該在聽到對方也說“再見”以後再掛，這是基本的禮貌。在對方還有話要講的時候匆匆忙忙掛電話，是失禮的。
三、電話交談禮儀
在電話交談中，人們往往會不自覺地對對方形成一個電話形象。對於初次交往的人來說，這電話形象就是雙方在對方心目中形成的第一印象，將可能直接影響到今後的交往。要樹立良好的電話形象，不僅要注意接打電話的一般禮儀，還要注意電話交談的禮儀。
（一）首先要有良好的態度
打電話的態度要認真，這是對對方的尊重。盡管對方看不到你打電話的姿態和表情，但你的聲音會把你此時此刻的姿態、表情、心境在不知不覺中傳遞給對方，從而讓對方感受到你此時此刻的態度，所以，最好從拿起電話話筒開始就注意自己的言行舉止，直到掛上電話。
1．打電話前應該保持平靜的心境
如果你在打電話前正好與朋友在激烈地爭吵或閑聊，那麼，打電話前最好適當調整一下自己的過分嚴肅或過於散漫的態度，也就是說，不要把你個人的情緒帶到電話中去，待心情平靜後再以清朗的聲音接或打電話，否則會給對方留下不好的印象。