會議準備包括思考會議的召開有無必要、會場的布置、參會人員的通知、參會人員的交通和生活等各個方麵。任何事情都需要進行準備，才能夠做好，會議當然也不能例外。
會議準備主要是確定會議的參加人員、會議成本的確定、會議召開的意義、本人在會議中的作用等等。
會議的召開需要先行設定一些原則和方法，它主要包括會議的領導機構和人員的設置、章程和議事規則的確立、會議的程序和各類文書的製作。如果在第一次會議中進行了上述問題的得體應用，日後的任何會議都將以此作為榜樣。所以，希望各位讀者認真而細致的結合本章的內容，仔細的體會上述問題的具體應用。
第一（節）召集大會
關鍵詞準備召集原則
學習作用學習好會議召集的程序以及原則的應用，將是成功會議的前提。
思想來源《羅伯特議事規則》第1條和第9條，《公司法》等法律條文和書籍
會議的召集有既定規則和程序，隻有當我們充分理解了這些規則和程序，我們才能更好地把會議開好。會議一般分為固定會議和臨時會議，對於一個組織來說，固定會議往往是法定的會議，如果不按時召開，首先就是違反法律。
有些臨時性會議法律同樣也作了硬性的規定，因此兩者都是強製性會議，作為公司或其它類型的組織必須召開。
【深入理解】
當我們要用會議探討如何解決問題的時候，首先需要考慮：對於這個問題的解決，除此之外，是否還有其他更好的方式，例如找幾個人協商。如果有其他的解決方式，會議的召開就沒有必要。
會議的舉行需要大量的人、財、物準備，因此，對於會議的成本核算也是考慮的內容之一。如果參會人員對會議的規則和原則不甚清楚的話，盲目的開會反而會徒增煩惱。因此所有到會成員都需要理解一些開會的原則和規則以及技巧，這是到會成員的義務之一，更是成功召開會議的先決條件。
現在我們就從開會前的準備開始討論，它是進行會議的第一個環節。
1.會議準備的第一步：會議召集人的清晰化
盡管“會前準備”是召開會議的第一環節，但“會前準備”仍然有其層次性，開會前的準備首先遇到的問題就是會議召集人的清晰化。人無頭不走，會議也是一樣，首先就要明確誰有權利召集會議。
《羅伯特議事規則》對會議召集人的人選問題有比較清楚的說明。認為，會議的召集人應該是會議的組織者和領導者。當然，有的會議有明確的召集人，例如我國的全國人民代表大會就由全國人大常委會召集；《公司法》也規定了企業的召集方法。例如首次股東會會議由出資最多的股東召集和主持，以後將由董事長召集和主持。而有的時候會議卻沒有明確召集人和主持人，這時候往往是公司組織內的行政領導人，甚至是公司內的意見領袖。
2.會議準備的第二步：在什麼情況下應該召集會議
在會議召集前，作為組織的負責人或組織內的中堅人員，應該明白什麼樣的情況才適合於開會。
《羅伯特議事規則》認為，會議的召開主要有以下六種情況。
第一，隻有利用開會這種集思廣益的形式，才能解決目前迷惑的時候可以召開會議。例如：“如何才能提高員工的積極性”。
第二，法律要求必須召開的時候，例如：《公司法》中關於持股比例不足的時候。
第三，麵對目前的一些情況，大家都要求解決的時候。例如：員工要求增加福利。
第四，某個問題的解決需要涉及多個部門的協商以及協作，如果不這樣就不能夠完成等等不得不召開時候。例如：公司要對主要競爭者進行一場大規模的市場進攻。這就需要公司的財務部門、法律部門、市場營銷部門（請注意現今仍有一些公司把銷售部門和市場部門對立起來，這種觀點極為錯誤，銷售部門和營銷部門以及所謂的市場監察部門都應該被歸結到市場營銷部門）等諸多部門的合作。
第五，在工作或其他活動時，發生了特殊事情，如果不召開會議將會有很大的損失。而這種情況的解決並不能由領導者單獨決定；或者領導者沒有充分了解情況需要進行問詢。例如，突然接到競爭對手將要對公司進行惡意收購。
明白了開會的必要性，你還要明白：你想從參會人員那裏獲取什麼信息和什麼建議。在向他們要求得到建議前，你是否能向組織內的人員明白而又清晰的說明和澄清某些情況。如果你的準備不充分，那就暫時不要開會，因為資料準備不充分的話，在會上你會因為無法說清楚問題而遭到徹底否定；或者參會人員不清楚目前的問題，而徒增大量的解釋時間，增大會議舉行的各類成本。
3.會議準備的第三步：參加者應明確你要參加會議屬於哪個層次的會議
會議的舉行有大有小，會議的性質有強製性會議和非強製性會議之別，會議召開的情況也不相同，因此會議有層次的區分，參會人員應該明白，會議層次不同，參會人員的權利與義務就會有所不同。