第一（節）文書管理
一、文書管理製度
第一條目的
為使公司的公文處理建立科學、合理、規範的程序，使公文處理準確、及時，提高公文處理的工作效率和公文的質量，特製定本辦法。
第二條組織管理
１、公司各部門與外界來往文書的收發由行政管理部門統一辦理。各分公司(工廠)所在地的總收發由其所屬部門辦理，行政部門負責文書的收受及發送。
2.管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封，登記、分發、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜。
第三條公文的種類
(一)公司的通用公文種類有：
1.請示。向上級部門請求請示、批準的事項。
2.報告。向上級部門彙報工作、反映情況、提出建議、答複下級的請示事項。
3.決定。對公司重要事項或重大活動作出安排。
4.決議。經過會議討論或議定，要求貫徹執行的事項。
5.批複。上級答複下級的請示事項。
6.通告。在公司範圍內公布應當遵守或周知的事項。
7.通知。傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文；傳達要求下級部門協助或需要周知或共同執行的事項；發布規章、任免聘用事項。
8.通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。
9.函。對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答複某些問題，請有關部門批準。
10.會議紀要。記載和表達會議重要精神及議定事項，要求與會單位共同遵守執行。
(二)公司的專用公文有：
備忘錄、意向書、協議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請諫、賀詞、新聞稿、啟事等。
（三）文書的類別
1.絕密。指極為重要並且不得向無關人員泄漏內容的文書。
2.秘密。指次重要並且所涉及內容不能向無關人員透露的文書。
3.機密。指不宜向公司以外人員透露內容的文書。
4.普通。指非機密文書。如果附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。
5.傳閱。指在本公司內部傳閱或傳達的文書。
第四條文書製作要領
（一）公文格式
1.公文內容包括：
a、發文號：由公司的代字、發文年度、發文順序號組成，位於文頭與界欄線上。
收文機關：向上級的請示、報告，一般隻寫一個主送單位；需同時報送另一個上級部門的，用“抄報”；對同級或下級則用“抄送”。
b、標題：對公文主要內容的概括和反映，是公文的眉目。
c、正文：公文的主體部分。
d、發文機關：製發文的單位，位於正文的右下側，應寫全稱或通用簡稱。
e、公文日期：包括年、月、日，寫在公文末尾，一般以印製日期為準，重要公文以簽發日期為準。
f、公文印章：加印在發文日期中間。
g、密級：保密文件注明密級。
h、附件：附件位於正文之後、印章之前，注明附件的序號、標題。
2.用紙格式：
a、國內公文用紙用16K型(26cm×18.4cm)，涉外公文用A4型（29.7cm×21.0cm）；
b、圖文區：國內用16K型（23.3cm×14.9cm），國際標準用A4型（27cm×17.5cm）。
3.印裝格式：
a、公文均采用橫書橫排；
b、單麵印刷可在上端裝訂，雙麵印刷在左麵裝訂；
c、裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
4.版麵格式：首頁采用文頭。
(二)公文行文原則
1.上行文原則：
a、逐級行文，即下一級行文給直接上級；
b、多級同時行文，即下級向上級和更高上級同時行文；
c、越級行文，遇特殊、緊急情況，或對直接上級的檢舉、控告。
2.下行文原則：
a、逐級行文；
b、多級同時行文；
c、直貫到底行文。
3.平行文原則：相互沒有隸屬關係的部門之間可以行文。
（三）文書的署名
l、公司內文書，如果是一般往來文書，隻需主管署名；如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書，隻需部門署名；如果是重要文書，按責任範圍由總裁、副總裁、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名與職務。
2.對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執、公告等重要文書，一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。
（四）文書的蓋章