(三)經過情形欄應從與客戶接洽時起，依時間的先後，逐一載明至填報日期止的所有經過情形。本欄空白若不敷填寫，可另加粘白紙填寫。
(四)處理意見欄乃供經辦人自己擬具賠償意見之用，如有需公司協助者，亦請在本欄內填明。
第十條報告書未依前條規定填寫者，人事部得退回經辦人，請其於收到原報告書2天內重新填寫提出。
第十一條“問題帳款”發生後，經辦人未依規定期限提出報告書，請求協助處理者，人事部應不予受理。逾15天仍未提出者，該“問題帳款”應由經辦人負全額賠償責任。
第十二條會計員未主動填寫報告書的基本資料或單位主管疏於督促經辦人於規定期限內填妥並提出報告書，致經辦人應負全額賠償責任者，該單位主管或會計員應連帶受行政處分。
第十三條“問題帳款”處理期間，經辦人及其單位主管應與人事部充分合作，必要時，人事部得借閱有關單位的帳冊、資料，並請求有關單位主管或人員配合查證，該單位主管或人員不得拒絕或借故推拖。
第十四條人事部協助直線單位處理的“問題帳款”自該“問題帳款”發生之日起40天內，尚未能處理完畢，除情形特殊經報請副總經理核準延期賠償者外，財務部應依外務人員、營業主任待遇辦法中有關倒帳賠償的規定，簽擬經辦人應賠償的金額及其償付方式，呈請執行副總經理核定。
第十五條本辦法各條文中所稱“問題帳款發生之日”如為票據未能兌現，係指第一次收回票據的到期日；如為被騙，則為被騙的當日；此外的原因，則為該筆交易發票開立之日起算第60天。
第十六條經核定由經辦人先行賠償的“問題帳款”，人事部仍應尋求一切可能的途徑繼續處理。若事後追回商品或貨款時，應通知財務部於追回之日起5天內依比率一次退還原經辦人。
第十七條人事部對“問題帳款”的受理，以報告書的收受為依據，如情況緊急時，得由經辦人先以口頭提請人事部處理，但經辦人應於次日補具報告書。
第十八條經辦人未據實填寫報告書，以致妨礙“問題帳款”的處理者，除應負全額賠償責任外，人事部並得視情（節）經重簽請懲處。
第十九條本辦法經總經理核準後公布實施，修正時相同。
四、呆帳管理辦法
第一條本公司為處理呆帳，確保公司在法律上的各項權益，特製訂本辦法。
第二條各分公司應對所有客戶建立“客戶信用卡”，並由業務代表依照過去半年內的銷售實績及信用的判斷，擬定其信用限額(若有設立抵押的客戶，以其抵押標的擔保值為信用限額)，經主管核準後，應轉交會計人員善加保管，並填記於該客戶的應收帳款明細帳中。
第三條信用限額係指公司可賒銷某客戶的最高限額，即指客戶的未到期票據及應收帳款總和的最高極限。任何客戶的未到期票款，不得超過信用限額，否則應由業務代表及業務主管、會計人員負責，並負所發生倒帳的賠償責任。
第四條為適應市場，並配合客戶的營業消長，每年分兩次，可由業務代表呈請調整客戶的信用限額，第一次為6月30日，第二次為12月31日，核定方式如第二條。
分公司主管視客戶的臨時變化，應要求業務代表隨時調整各客戶的信用限額，但若因主管要求業務代表提高某客戶信用限額所遭致的倒帳，其較原來核定為高的部分全數由主管負責賠償。