6月30日的來信收悉。關於X／123號訂單的問題，我調查了這件事，非常吃驚地發現原來我們的供貨商發錯了部件，而且貼錯了標簽，所以我們的職員沒有發現出了差錯。當然我們應該檢驗的，但是很遺憾沒有做到。
我提議你們把發錯的貨退回給我們（當然運費由我們支付），我們會重新發給你們正確的貨物，或者把貨款退回。
非常抱歉出了這種差錯，我們已經采取措施，保證今後不再出此類差錯。
2．混合式
這種方式已不如以前盛行，但有些人喜歡它，因為它的布局看上去非常均衡，而且段首縮格的分段方法是我們熟悉的。有些人不喜歡縮格，認為這樣會浪費打字員的時間。它的主要特征是日期放在右上角，封內地址每一行都有逗號，最後一行是句號，郵政編碼後沒有標點，在封內地址的標點，也有人喜歡像完全平頭式一樣采用免標點法，每一個段落起首都縮進去5到10個空格，結尾敬詞居中，也可以和簽名一起在欄中線右側平頭排列。
ZHEJIANG
NATLVEPRODUCE＆ANIMAL
BY－PRODUCTSIMPORT＆EXPORTCORP
102FengqiRoad，Hanzhou，ChinaTel：5178390Tlx：35013
TUHSUCNFax：86－571－5152310
ABC（DrinkMachinesLtd，2February，1998
186Parklane，
Bristol，
UK．
BS28BE
Dearsirs，
Order268
Thankyouforyourletterof15January，1999．Werecentlysentpartoftheaboveordertoyou．Unfortunately，wecouldonlysendhalfoftheteathatyouordered．
Wehopetosendtheresttoyoubytheendofthemonth．
Yoursfaithfully，
（Signature）
SmithRen
SalesManager
譯文：268號訂單
你方1月15日來信收悉，關於訂單268號的貨，我們已發了一部分，很遺憾目前隻能發一半的茶葉給你。
我們希望月底把其餘的一半貨發出。
書寫信封，折疊、插入信紙
1．信封的書寫格式
信封的寫法參照封內地址的寫法，若有（AttentionLine或Confidential字樣）都要照抄。發信人的名稱、地址如果沒有事先印好，應該寫在信封左上角或封蓋上。收信人的名稱、地址的位置；從上往下二分之一，從左往右三分之一處開始。不管信件打印是用完全平頭式還是混合式，信封上一般均用平頭式，免標點法。例如：
2．折疊信件方式
折疊信紙這樣的小事有時候也會影響一個公司的形象，正確的折疊可以使信紙正好放進信封，收信人可以很方便地取出，而且信紙打開後看上去很整齊，通常的折疊法有兩折法和三折法。
兩折法。信紙上邊留出一點，大約四分之一英寸；餘下的信紙折疊成均衡的三等份，先把下邊往中間折，然後把多出四分之一英寸的上邊往下折；插入信封，多出一點的邊方便收信人取出、展開信紙；也有人喜歡不留四分之一英寸的邊，隻是把信紙折疊成均衡的三等份，這樣也可以。
三折法。信紙上邊留出四分之一英寸，上下對折；對折後的信紙，左邊留出四分之一英寸，餘下的折疊成均衡的三等份，先把右邊往中間折，然後把多出一點的左邊往右折；同兩折法一樣插入信封。三折法適合比較小的信封。
若是卡片、便條之類形狀比較方的東西，把信件的正麵朝向信封的背麵插入，這樣一打開信封就能讀到內容。
書寫業務書信的基本原則
1．清楚（clear）
要讓收信人明白信裏說的是什麼，沒有疑問。寫信時應該注意：
句子短，每一句隻表達一個意思。少用連詞“and”，“but”，“however”等，它們會使句子變長。