上篇 個人魅力決定領導力 第二章 如何做個項目管理高手
第二章 如何做個項目管理高手
資源與需求之間有多少衝突？策劃與現實之間有多少難關？技能與目標之間有多少差距？一個項目的成功實行，需要領導人付出多少努力？
現代企業的領導應該是項目管理方麵的高手，領導、組織、用人、計劃、控製，都是項目負責人必須具備的技能。精研項目之道，提取管理重點，強大的控製力不再是夢想。
做個點金聖手，把員工的思路理清楚
當今時代的競爭環境，常常讓人覺得喘不過氣。一個優秀的企業麵臨的是來自全球的競爭，電腦的推廣讓隨時溝通成為可能，卻也讓人二十四小時處於待命狀態，人們的事業路線不再是直線形而是螺旋形，人們在高速運轉中交互委派，當越來越多的事務需要處理，員工們的腦子裏已經如一團亂麻，他們的行動變得機械，成了高科技時代的碼頭工人，搬運著數據、報表、創意、決策……此時，領導該做什麼？是與員工一樣忙得焦頭爛額，還是當個置身事外的指揮者？也許我們應該先看看小約翰的故事：
約翰從小就想繼承父親的公司，當一個出色的領導者。大學畢業後，他進入父親的公司實習。隨著閱曆的加深，他越來越覺得當領導不是件容易的事。幾年後，有心退休的父親決定讓他做經理，以便讓他有更多的鍛煉機會，早日接班。
約翰在經理的位置上坐了半個月，每天馬不停蹄，但他對自己的表現很不滿意，公司效率不高，他與員工的關係也不冷不熱，約翰隻好向父親請教如何做個好領導。
父親拿出一根繩子放在辦公桌上，示意約翰握住繩子的一端向前推，並要求：“往前推，讓繩子動起來。”約翰費勁地推著那根繩子，繩子歪歪扭扭，隻在原處翻攪。
父親問：“你說，怎麼才能讓繩子動起來？”約翰想了想，幹脆換了個用力方向，將繩子一拉，繩子果然筆直地向前動了。
“不能在後麵推，必須在前麵拉，這就是領導的秘訣。”父親說。
“領導”一詞有兩層意思，一是帶領，二是向導。領導的手指，一要為員工指路，起點睛之效；二要為員工整理頭腦中的思路，起點金之效。
管理一個項目就是如此，項目領導也許不是項目的總策劃師，卻一定是總負責人，他必須對此項目有全麵細致的把握，並將這種把握傳達給每一個參與其中的成員。這個項目的前期投入是什麼，過程步驟是什麼，存在風險是什麼，可能結果是什麼，每個人心中都有數，才能盡量避免種種負麵情況。
領導有責任理清員工思路，清晰的思路能夠引起一連串的良性連鎖效應：在做事的時候，避免了畏首畏尾；在協作的時候，因為有明確的目標，避免了爭執；在遇到困難的時候，因為大目標清楚，避免了為枝節過多思考，集中精力直奔主題；在設定短期目標時，能夠避免思路分散……總之，員工可以不必為“該做什麼”糾結，而是把所有注意力集中在“該怎麼做到”，這節省了大量時間，也讓整體進程減少了不必要的麻煩。
當一位負責人對他的手下說：“將計劃落實下去。”這句話至少有三重含義：一、讓所有人了解計劃；二、讓所有人明白自己負責的部分；三、讓所有人都根據總體思想，計劃出自己的進度。如果項目目標是單一明確的，任何人都知道自己該做什麼、怎麼做，那麼負責人不必過多費口舌。如果項目目標太大，牽扯的部門太多，衡量指標並不隻有一個，需要考慮的情況太雜太亂，員工們會陷入“怎麼做合適？這樣做對嗎？”的困惑中，這時候，負責人就要親自為項目做減法，教員工切中要害。
項目的要害，就是要讓員工了解到自己責任的目的是什麼、關鍵在哪裏。讓他們的工作有重點、有步驟，最好做到一目了然。打個比喻，就是幫員工把頭腦裏的草都拔掉，隻剩一條清晰的道路，隻要走下去就可以到達目的地。當領導完成這項工作，員工們就能拋開猜測和顧慮，將百分之百的精力投入到任務之中。
這也是一種目標管理方法，旨在掌握進度、了解關鍵、尋找問題、調整策略的途徑。在現代企業中，目標管理是公認的切實可行的評估方法。這套方法重視結果而不是過程，把大目標逐層分解，落實到每個月每一天的工作中，讓每個員工對自己每一個月、每一天的任務做到心中有數，拋開繁複的目標說明，拋開種種思考，員工們隻需要每一天達成一個可實現的目標，這讓員工很有成就感，也因為計劃的順利進行而感到踏實。
而且，目標管理往往與績效考核結合，企業會按照計劃書記錄員工的業績，員工的每一份貢獻都會被記錄在案，這讓員工可以更加心無旁騖地工作。領導人也可以根據情況，適當加大目標難度，這不會給員工帶來沉重的負擔，反而是對他們的考驗。
員工們也可以自行評估每一天的工作質量和進度，甚至可以根據承受能力調快步伐，提前完成任務。這一切都來自領導人的有效指揮：為員工切中要害，讓他們關注最該關注的部分，刪繁就簡，讓員工每一天都抓住項目的主幹部分，而不是盯著細枝末節，這就是項目管理帶來的好處。
在很多人的認識裏，領導人是那個高高在上負責發號施令的人，他們隻需交代任務，其餘的事自有他人去完成。事實上呢？領導人是一切的基礎，他們必須為員工選好地基，畫好圖紙，設立路標，預測前景。此外，他們還要有一根點石成金的手指，將員工混雜不清的思路輕輕點撥，為他們猶豫不定的雙腳指出唯一的方向，將他們習慣於風吹草動的意誌變得堅不可摧。成功的項目，優秀的團隊，最需要的就是這樣一根手指。
大數據時代：以數為據才能服人
美國的女權運動者曾經呼籲通過一項關於性騷擾的法案，以保護女性的安全。他們在各大媒體發表檄文，在各種場合公開呼籲，在街道上作演講，以喚醒公眾的婦女保護意識。但是，這些宣傳並沒有達到預期的效果，對多數人來說，婦女受到侵害是離自己生活很遙遠的一件事。何況，通過一項法案並不是那麼容易的事，運動者們無法以少數暴力案件作為理由，讓議員們讓步，運動陷入膠著狀態。
當議員們又一次想要否決這個提案的時候，突然有人動用了一個全新的提議方法，不是聲情並茂地宣揚觀點，不是淒淒哀哀地強調女性的無助地位，這位議員隻說了一句話：“根據去年的統計，性騷擾案件上升了17%，立法不宜推遲！”在數據麵前，議員們立刻認識到了事情的嚴重性，法案以高票數得到通過。
數據最有說服力，它直觀、準確、科學。科學為什麼讓人信服？因為有科學精神作為指導，以具體的、多次的實驗為依據，實驗結果一目了然。換言之，人們相信眼見為實的東西，一串數字比任何一種誇誇其談都有力度。
數據當然也可以作假，但是，比起言論作假、行為作假，數據作假顯然更有難度，因此相對可信；數據當然可以信口捏造，但是，比起言論和行為，查證數據顯然更容易，因此捏造難度更大。這一切，都讓數據有了切實的可信度。
人類已經進入了數據時代，以計算機為依托，生活中的數據意識無處不在。有遠見的企業早已經將數據作為戰略重點，建立信息中心專門收集、整理數據；月度、季度、年度總結表上，沒有廢話，隻有一連串的增長值、下降率、一連串的數據；員工看著工資單上的數字，同樣會在心裏換算成百分比，看看今年比去年有多少進步。數據，深入企業骨髓。
在項目管理中，數據同樣占據重要位置。從項目提議來說，提議應該有兩個基點，一是事實，二是數據。以這兩點展開調查，搜集更多的事實和數據，並在過程中檢驗其真實性，以此推出結論，反過來支撐自己的觀點。這樣的提議才有說服力，才能得到認同和通過。
以操作過程來說，用數據監控進度，遠比口頭上的督促來得方便。進度條上的數據增加之快慢，就代表了員工的努力程度，如果數據突然停滯，代表重大意外的出現。領導重視數據，就是將自己擺在了現代管理者的高度，運用現代化技術和思考方式來進行組織管理。也可以說，解決了數據問題，就解決了管理、組織、項目的大部分問題。
特別是當領導覺得難以說明情況、難以說服員工、難以開展工作時，用數據說話，是一個屢試不爽的方法，可以擊敗一切責難，否定一切懷疑。當然，這種做法有個前提，就是領導始終了解數據，一直把握著數據，能夠說清數據的前因後果。否則，旁人隻需要問一句“能不能詳細說說，這個數據是怎樣得來的？”，就能讓領導偃旗息鼓。
抓進度就靠時間表，扼住項目的咽喉
現代企業的領導人一定打從心底裏感激那個發明打卡機的人，他以最徹底的方式解決了員工遲到問題，讓一切員工的出勤率變得一目了然，再也沒有空子可鑽。倘若一個重大項目也能如打卡機般明晰，讓每一個參與其中的員工都能定時定量打卡確認，不但領導省心，員工也會更有紀律性。
事實上，這種打卡機是存在的，它就是時間表。
“你必須學會製訂時間表，這會讓你有更多時間。”
這是負責秘書課的史達林女士的名言，她反複對學生們強調時間表的重要性，她說：“今天是我們最後一次在課堂上交流，你們所要學習的最後一堂秘書課。我所負責的課程隻是一門公共選修課，你們的專業五花八門，也許你們中的大多數人，一輩子都用不到秘書學的知識，但我現在要教授給你們的技能，是每個人都需要的。”
這個技能就是製訂時間表。史達林女士在課堂上以七種時間表為例，講授如何合理安排時間，這七份時間表分別是：一位學習法語的學生在兩個月內的功課表；一位已婚小學教師在一個學期內的課程表；一位小型企業的經理人的日程表；一位曆史係學生的論文進度表；一個高中畢業生為期一周的澳大利亞旅遊行程；一項社區網球比賽的賽程表；一份大學生個人減肥計劃的健身進度表。
通過分析這七份時間表，學生們對統籌規劃有了全新的認識。下課後，學生們走上講台對史達林女士表示感謝，他們相信這堂課的內容將會改變他們的生活狀態，而且對未來的工作產生有益的影響。
史達林女士表示，十幾年前，當她還是一個懵懂的大學生，她也是在一堂公開課上，第一次了解到時間表的巨大作用，時間表讓她的生活麵貌煥然一新。她希望能將這份技能傳遞給更多的人。“在短暫的人生中，時間表就是生命的保證。”她這樣說。
時間表能夠將人的狀態徹底地改變。在相同的時間內，詳細的、有具體時間限製的計劃，是提高效率的關鍵。時間表針對人的惰性和行為的無序性。惰性拖延時間，無序性浪費時間，而時間表則省略了人在事務與事務之間的鬆懈、思考，將進程與進程緊密銜接起來，讓具體進度變得可觀可測，這正是高效率的標誌。
對於一個項目來說，進度是製勝的關鍵，進度決定了它能否搶灘市場。高效快速是所有人的追求，將這種追求落實為一張時間表，就是抓住了項目的咽喉，讓它明明白白地刻進每個人的腦海裏。“時間到了，時間馬上就到了！”這會為每個員工戴上一個緊箍，讓他們不敢鬆懈。
時間表為管理者提供了一個方便的功能：定時追蹤。他不需要整天盯著員工，查看員工的工作狀態，為可能達不到目標憂心忡忡。有了時間表，他隻需要在某個時間問員工：“你按照計劃完成了嗎？”就能知道員工的工作狀態如何。倘若員工的回答是：“抱歉，還沒有。”領導者就需要詢問、考察究竟是哪裏出了問題。
最可能的問題可能出在員工身上，員工因為能力、情緒或自身的拖延性，沒能按時完成任務。不要忙著苛責員工，先重新看一看計劃的安排，也許是任務太過繁重導致員工無力完成，這時候需要將計劃做一些調整，或者換一位更能勝任的員工接手。倘若計劃沒有問題，那麼就需要了解員工的具體情況，批評或督促他盡快趕上進度。
最大的問題可能出在計劃的漏洞或臨時出現的困難上，這需要負責人協助解決。一個項目的推行不可能處處順利，盡快解決困難才能保證整體進度，可以臨時調動其他資源、人員來集中攻克難關。不論是員工和領導，發現問題不應有一刻的拖延，及時排除才能保證進度的順利，拖延下去隻會讓問題越來越大，浪費更多時間。不論出現什麼情況，盡可能不變動時間表，是保證進度的重要原則。
此外，時間表的製定應該有一定的彈性。一來，一份連吃飯睡覺休息時間都包括的時間表，給人帶來的不是保證和安慰，而是巨大的壓力，它會讓人覺得自己是一台精密的機器，產生心理上的抗拒；二來，每個人的工作內容既有本職，又有協作，還需要一些時間處理可能發生的意外。
給意外留出時間，讓人們不會在風險來臨時立刻想到：“進度完蛋了！”而是有這樣一種安慰：“隻要抓緊，解決這個問題就不會影響原計劃。”總之，“時間到了，時間就要到了！”不是為了把員工逼成強迫症患者，而是要讓他們盡快樹立起嚴格的時間意識，這對公司、對項目、對他們個人，都有極大的好處。
描述實際問題，而不是描述願望式前景
有這樣一個笑話：陸海空三個兵種的士兵聚在一起攀比，空軍士兵豪氣萬丈地說：“我們壯誌淩雲！”海軍士兵不甘示弱地說：“我們乘風破浪！”陸軍士兵一直沒怎麼說話，此時才平靜地說：“我們腳踏實地。”一句話，讓另外兩夥人氣焰全無。
腳踏實地，是一種最謹慎的為人做事的態度。一個認真的人不論在哪裏，都能憑借能力、閱曆的積澱做出一番成績，而那些喜歡誇誇其談、沉溺於幻想的人，卻經常被冰冷的現實絆住手腳。
在一家企業內部也是如此，真正走上領導崗位的，往往是那些勤勉者，他們因認真而懂得責任、懂得積累、懂得舉一反三、懂得細致入微，既讓他們獲得了成績，也讓他們逐漸形成了人格上的魅力和對他人的領導力。可見，不論是領導還是員工，都要懂得腳踏實地，才能壯誌淩雲。
針對具體的項目，腳踏實地的作風應該貫徹到每一個步驟，在具體工作中，領導人不宜再過分渲染燦爛的前景，讓員工們如在雲裏霧裏。最確切也最重要的隻有眼前：眼前的任務、眼前的困難、眼前的計劃。所有人需要抓住的隻有實際，描述實際問題，闡述實際需要，克服實際困難，在實際麵前，一切願望、計劃、未來都是遙遠的。
對於員工的彙報，領導也同樣要以“實事求是”為要求，“我想”、“我認為”、“應該會”、“大概”一類的不確定詞語必須統統剔除，員工隻需彙報最真實的情況和最確定的數據，不需要表示他們的決心、不需要表達他們的願望，前景描述是計劃之前的事，在項目進行過程中，一切和項目進度無關的事，都是浪費時間。
林先生正在對公司新購入的上千畝土地進行實地考察，考察結果將決定這塊土地今後的前景：度假別墅、屋村、商業街或居民區。有十幾年地產經驗的林先生工作細致，對周邊環境的調查深入廣泛，正在他雄心萬丈地想要著手自己的建設計劃時，他所屬的公司突然遇到了現金問題，無力支付開發費用，隻能選擇與另一家集團共同開發。
這項變故沒有改變林先生的熱情，可是，來自另一集團的土地負責人卻讓林先生大傷腦筋。這位中年負責人說起政策來頭頭是道，但說話總帶著誇張腔調，他一個勁兒地稱讚這塊地的優勢，暢想著未來的度假村會帶來多少收益，林先生不得不冷靜地提醒對方，附近並沒有值得稱道的風景名勝，這說明這裏不宜建造依靠外來遊客的度假村。對方卻認為可以建造主題公園來吸引遊客，堅持度假村是最好的選擇。
最後，林先生和那位負責人各自提交了一份計劃，在會議上宣讀講解。那位負責人滔滔不絕，以極好的口才將度假村的收益描繪得讓人向往，他強調政府最近將在土地附近修的公路，認為這正是一個帶動遊客的大好機會。他還舉出了世界上各個著名主題公園的修建曆史，補充說中國的主題公園寥若晨星，他們必將填補這一項空白。