第五章 經理時間管理通則2
二、溝通促效法
1.站著開會也能提高開會效率
一般說來，大家似乎都認定開會一定要坐著開，其實，偶而站著開會也是個很好的方法。站著說話，會產生要盡快把話說完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結論，問題一下子就決定了。所以相對而言，那種又臭又長的會議，隻是浪費時間而已。目前也有相當多的企業采用這種方法。
2.除了通訊錄之外，也要編製“人才錄”
任何人都有通訊錄，不過除了通訊錄之外，最好還編製一本“人才錄”，專門記載詳細的個人資料。
在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個項目，詳細記錄個人的專長、特征、學曆背景等等，所以在求才的時候，非常方便。
“人才錄”可用硬紙板做成，並用釘針外皮裝訂成冊。
3.與人會麵選在書店最適合
與人會麵時，如果對方沒有不便之處，你可以利用書店做為會麵的地點，並且特別指定大書店中你所喜歡的專櫃為會麵處。在等人的時間中，也可以用來收集信息，一點也不浪費時間。
如果比約定的時間早到，就可以看看雜誌或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對方遲到，也可有意義地打發時間。隻要稍加用心，等人時間就可以變成充實、有意義的時間，而且大書店目標很容易找，可以說是最適當的會麵場所。
4.名片的整理
在整理通訊錄時，可采用一般的方法，按照姓氏來排列。不過名片方麵，就不用要這個方法，而是要分成工作、公司等幾個項目來整理。
如此，即使一下子想不起對方的姓名，隻要知道對方是“A公司的職員”，仔細找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個方法更容易檢索。
此外，整理名片時，不要把名片放在名片盒裏，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。
5.在“工作手冊”上詳細記錄零散信息
出門辦點小事，卻不巧趕上擁擠時間，結果白白等了半個多鍾頭，這種情況經常會發生，隻是平常不太會感覺到，其實這些浪費掉的時間，一累積起來，也是相當可觀的。
所以，為了防止這種無謂的浪費，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊”上，比如郵局在哪一天哪個時間人最少，或是哪個窗口辦事速度最快……，將這些具體的信息記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。
6．開會時間要加上尾數，以防止遲到
召集會議時，如果把時間訂在“一點”、“兩點”，一定會有人遲到。這種幾點“整”的時刻，大都會令人感覺這隻是個概括性的標準，很容易漫不經心的珊珊來遲。
所以，你盡可能在開會時間加上尾數，如“一點十五分”，這樣一來，會令人心生疑惑：“這個時間是不是具有什麼特別意義?”因而產生極高的興致，如此會議就能準時開始。
7．立刻在收到的名片上寫“當事人”的資料
對商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應整理得有條不紊，日後將成為寶貴的個人資料來源。
當與人交換名片後，你可以馬上在對方的名片上書寫他的專長、興趣、資曆等等，這麼一來，要找人才就輕鬆多了。主要的是，為方便日後利用，先在名片上多加幾個字，這一點是非常重要的。
8．與沒有時間觀念的人約會時，可接著安排另一個約會
約會老是遲到，沒有時間觀念的人，大多在事情已告一段落之後，仍喋喋不休地說個沒完，即使是事情已談完，他們也無意離開，仍興致勃勃地準備暢談一番。在與這種沒有時間觀念的人約會時，你可接著又安排另一個約會，並且事前聲明：“我兩點十五分有約會，我早一點在一點四十分見麵吧”!
這麼一來，幾乎所有的人都會準時赴約，由於時間有限，會麵得以快速地進行。從第二個意義上來說，又可防止時間的浪費。
9．與公司主管會麵時，在對方名片上書寫秘書小姐的芳名
當你與公司董事高級主管交換名片時，你可以請教對方專任秘書的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫在收到的名片上。
因為在與這種高階層人物聯絡時，他們不可能會親自接電話，通常都經過秘書轉接，如果事先曉得秘書的芳名，聯絡起來自然會順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對日後的工作自是大有益處。
10．名片上除“個人資料外”，另記錄其他資料以加深印象
除了“個人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見麵日期”、“見麵場所”、“介紹人”、“會談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來。當然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時借此加深對他人的印象，即使是很久不見的人，隻要看看名片，腦海中就能夠浮現鮮明的印象。
最好在交換名片的當天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。
11牢記女職員的生日
整體工作能不能順利進行，關鍵多半在於女性職員，似乎每家公司都是如此。即使複印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會影響到工作效率與工作成果，因此很多人對女性職員都特別用心。基於此點最好的方法是記住小姐們的生日，在當天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對你有什麼不滿，也會一筆勾銷。
12.通訊錄要采用活頁卡片，以便插換追加
通訊錄最好是采用活頁式卡片，這種活頁式通訊錄，一張卡片上隻登記一個人，所以不管對方搬了幾次家，改來改去都不怕沒地方可寫，換新卡片也是很簡單。
此外，還可根據情況的需要，隨意插換追加。舉例來說，如果“陳大”的後麵是“林二”，有一天又認識一個姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最後一頁，但是這種活頁式的通訊錄，就可幹淨利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。
13.賀年卡上的“最新動態”，要馬上轉記到人才錄上
最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最後一、兩行自己再添上幾句話，有時候，也會順便寫上個人的最新動態，比如換工作、買房子搬家、通知結婚、添丁報喜等等。
對這些賀年卡上的新信息，你必須仔細篩選，將必要的轉記到“人才錄”中當事人的卡片上。這些都是人才信息的基礎資料，如果遺漏對方搬家的通知，以致於失去聯絡，於公於私，都無法再發展下去。
14.個人動態的原始資料，要保存一定期間
隻要一收到告知搬家、結婚、添丁、死亡等等有關生活變化的書信或明信片，你可將其轉記到“人才錄”的卡片上。
至於那些信件，則收到盒子裏保存一定期間，因為如果馬上將原始資料丟棄，就無法對比“人才錄”上的記錄有無錯誤，以致於經常發生陰錯陽差的現象。為了防止誤認或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。
15.借著人才錄的幫助，即使多年不見的人，也能談得很融洽
“人才錄”是人際關係網中個人資料的檔案，其中設有種種項目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會麵欄”、“學曆欄”、“職業欄”、“籍貫欄”、“服務地點欄”、“現在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等
因此，即使與多年不見的人會麵，隻要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對方現在在哪家公司哪個單位擔任什麼職務、家裏有幾個人、結婚紀念日是哪一天……，借此彼此不會感到陌生，能很快地熟識起來，相談甚歡。
16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便
采用名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區號、地址、電話號碼，第二行寫公司的郵遞區號、地址、電話號碼、傳真機號碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團體名。