接收到負麵的回複時，通常人們會由字麵的意思引申從而理解得比實際情況更糟糕。當回複通過電子郵件給出時，接收者沒有機會討論問題並提出解決方案。相反，麵對麵的交流就讓給出回複的人能夠解釋他的信息，並且幫助他人按照他所希望的方式理解這些信息，之後他可以聽取和理解接收者的觀點。
給出有建設性的回複的本質是口頭的和非正式的。當雙方麵對麵交流時，它才能夠更好地起作用。
2先前的電子郵件取得很少或者沒有回應後
你可能遇到過這樣的情況，你通過電子郵件詢問的問題沒有得到回複，或者你的問題得到了片麵的答複。你繼續發送信息時，你仍然得到很少或者根本沒有回複。這種缺少回複的原因多種多樣：對你的話題不感興趣，你發的郵件太多了，缺少透徹理解你信息的技巧。僅僅是你認為信息寫清楚了，並不能保證接收者能夠透徹地理解並且按照它行動。
嚐試多次之後，如果繼續發送電子郵件信息，你就會讓自己顯得很討厭，並且使那些想要忽視你的信息的人有更充分的理由那樣做。因此，你應該與那個人談話並詢問發生了什麼事，以確定你什麼時候能夠得到答複。雖然通過電話或見到本人與這個人取得聯係會花費一些時間，但這都是值得的。事實的真相就是：隻有生動的談話才能讓一個沒有響應的人回複你的信息。
3當談及敏感的話題時
假設你有一個同事，他想嚐試某個想法，你從以往的經驗知道這個想法會導致某些問題。或者你對於老板決定的某個商業變動持保留態度，或者你收到了某個客戶對服務不滿意的投訴。這些場合中，試圖通過電子郵件獲得你的意見、想法或者情緒通常會讓已經很難處理的問題更加惡化。
使用電子郵件，你就沒有機會聽取另一個人的想法。對於敏感的話題你選擇單向交流的方式，就增加了出現誤解和緊張氣氛的可能性。
4對於重要的變動或者創新想要獲得支持和理解時
組織內經常會有許多變動。在許多公司裏，變動是習以為常的事。書麵的溝通有利於強製性地通知或更新這些變動或者創新的思想，但如果電子郵件作為交流這些事情的核心，就會使人憂慮。
隻有生動地麵對麵的對這些重要的變動溝通才能引導人們正確理解它們。使用電子郵件處理這一類的事情時，解釋公司的基本機製、回答員工的問題、尋求投資和參與以及解除人們顧慮的機會就都沒有了。流言和譏諷——抵抗變動的因素——常常填補了這些空白。
5需要解除顧慮和解決矛盾時
你想要激化矛盾嗎？試著使用電子郵件信息討論它吧！試圖通過電子郵件解決矛盾是電子郵件在溝通中一個主要的濫用。
用電子郵件闡述問題或者表達帶有強硬觀點的不同意見時，人們往往理解得比你實際的意思更為嚴重。唯一的經過實踐檢驗的解除顧慮和解決矛盾的方法就是生動的、人與人麵對麵的交流。當雙方不在同一地點時可以通過電話溝通。科學技術並不能做到這一點。
所以，在你使用電子郵件之前，應該弄清楚一件事情，那就是：該不該使用電子郵件。
正確地使用網絡溝通
網絡溝通雖然帶給人們更多的便捷，但在使用網絡進行溝通時，你要注意以下幾個細節：
不要高聲“喊叫”
如今，我們的人際交往似乎比以往任何時候都頻繁，不是嗎？我們收發比以前任何時候都要多的電子郵件。但這並不代表我們的人際交往技巧也在隨之提高。相反，我們的能力正在因此而退化。