第六卷 電子文字處理機
第一章 簡介
1電子文字處理機的產生
隨著微電子技術的發展，電子計算機在我國辦公自動化中廣泛應用，人們對電子計算機硬件部分進行了改裝，研製了在計算機中運行的漢字軟件，使其具有處理漢字的能力，並研製了功能更強的專用中西文電子文字處理機。我們隻要坐在機器旁，便可通過機器能夠接收的輸入方法，進行起草、修改、校對、印刷、遞送（機器通信）各種圖表、文字等工作。對於鍵入的錯字，可立即發現並進行修正。如果發現某句話的位置不當，可以用按鍵把它移到另一個位置。可以這樣說，凡是用紙和筆做的一切文字工作都可用文字處理機來完成，而且完成得更快更好。
2電子文字處理機與計算機區別與聯係
可以說，所有的硬件滿足一定要求（主機要有漢字庫、內存要達到一定容量，打印機具有圖形輸出功能）的電子計算機都可以成為文字處理機。文字處理機可以分為專用機和通用機，專用文字處理機專用於文字處理。一般型號的專用文字處理機，除了運行文字處理程序以外，隻能運行有限的幾種程序。具有結構簡單、體積小、價格便宜等特點，而且在漢字信息處理方麵速度較快，可靠性也高。有的專用文字處理機也是一台個人計算機，文豪Mini5H就是一台可兼作微機用的文字處理機，它具有CP/M80操作係統，BASIC語言、DBASEⅡ、ＷORDSTAR、SUPERCALC等多種流行程序語言的個人計算機。具有漢字庫和內存達到一定容量的各種普通電子計算機隻要配以文字處理程序和圖形打印機，就成了通用文字處理機。由於辦公和其它事務中，文件編輯較多，而通用文字處理機又不太適合對文件的大量重新組合和打印字體的變化，並且還要對電子計算機知識有一定的了解。因此我們最好使用專用文字處理機。在這一章裏，我們將對專用文字處理機進行介紹。在本章其它的問題中，隻要沒有專門說明，所提到的文字處理機均為專用文字處理機。通常，人們把專用文字處理機稱為中西文電子文字處理機，又叫中英文電子打字機。比如，四能MS－2401和MS－2403都是常用的文字處理機。
3專用文字處理機的組成部件
專用文字處理機由鍵盤、顯示屏幕、磁盤驅動器（或磁帶機）、打印機構、紙架、通信接口、機體等部分組成。
4文字處理機的工作流程
例如，我們需要通過鍵盤輸入一篇中文文章。首先，要通過鍵盤輸入代碼，機器從由ROM（隻讀存貯器）組成的漢字庫中找出相應的字、詞或詞組，再寫入用來保存文章內容的RAM中。同時，機器也從由ROM組成的圖形字符庫中讀取用於顯示的字符字形，並在屏幕上顯示出來。
這樣，RAM中就存儲了剛剛輸入的文章，這時可以通過鍵盤對文章進行、編輯修改和打印。還可以存入磁盤或磁帶中。打印時，從字符生成ROM中產生打印用的字符點陣，將RAM中存儲的文章輸出到打印機上。文章需要保存時，將RAM中存儲的文章寫入外部記憶裝置--磁盤或磁帶裏。
第二章 電子文字處理機的組成
1電子文字處理機的鍵盤結構
文字的輸入、編輯、打印控製等所有功能都是操作者通過鍵盤來實現的。鍵盤鍵位的排列類同於微機的鍵盤排列。不同型號的文字處理機鍵位和鍵數不盡相同，但它們通常都具有標準的ASCII碼鍵。鍵盤上的按鍵分為兩種，一種是數字、字母鍵，另一種是功能鍵。這樣就把鍵盤分為三個塊區：功能鍵區、打字鍵區（主要由字母鍵組成）、數字鍵區。
①功能鍵：一般安裝在鍵盤的左側或上部。
②打字鍵區：通常安裝在鍵盤的中央位置，類同於英文打字機鍵盤。該區的鍵按照便於操作、易於記憶的原則排列。
③數字鍵區：一般安裝在鍵盤上部或右側，數字鍵一般有雙重功能：一是輸入數字，二是進行選擇操作。有的機型還能在控製鍵的配合下利用數字鍵進行光標移動或其他操作。
在輸入文章內容時，主要是對打字鍵盤區進行操作。
2電子文字處理機的顯示屏幕
電子文字處理機的顯示屏幕都為液晶顯示器。
液晶是一種有機化合物，又稱為液態晶體。它是某些有機物質在一定溫度範圍內所呈現的中間狀態。這種狀態既具有液體的流動性和連續性，又呈現某些晶體的光學性質。液晶在電場和溫度的作用下能產生電光效應和熱光效應，利用這些效應就能達到顯示的目的。
液晶有三種類型：近晶型、向列型和膽甾型，各有特點和不同用途，目前文字處理機上的液晶顯示器多為向列型液晶。
液晶顯示屏在使用中不能長期承受強烈紫外線輻射照射和高溫，否則會加速液晶材料的老化。所以我們不能把文字處理機安裝在太陽能夠直接照射到的地方，否則顯示器會老化。
3電子文字處理機使用磁盤
一般文字處理機使用的是3．5英寸雙麵雙密度磁盤，每一磁盤上可存儲大約35萬漢字。
磁盤的表麵塗層是高密度磁性介質，它永久性地封裝在方型塑料套內。塑料套起保護作用，它除了增加磁盤的剛度外，還用來保持其清潔，防止盤片被灰塵沾汙或碰傷磁層，並使其能自由轉動和防止盤片旋轉時產生的靜電而引起數據丟失。我們在使用過程中，切勿擅自打開封套。磁盤不用時，最好插入塑料袋和放入磁盤盒內垂直存放。
磁盤的反麵右下角有一個小方口（稱防寫口）並附有一個防寫開關，防寫口用於防止因誤操作而破壞所存的有用資料。如果你隻允許讀取盤上的資料，不允許存入或刪除資料，就將防寫開關撥下露出防寫口，從而達到防寫的目的，確保盤上的資料不會因誤操作而被破壞。
4磁盤和驅動器在使用時的注意問題
裝入磁盤時要用拇指及食指拿住磁盤，磁盤正麵的標簽朝外，按磁盤正麵左上角指示的箭頭方向，輕輕地將磁盤水平插入驅動器，聽到"啪嗒"一聲，驅動器的取盤按鈕自動彈起，即表示磁盤已放好。
一般情況下，這個過程應順利完成而不會受到任何阻力，如果碰到阻力，應將盤片拿出重新插入。
取出磁盤時，用手指將取盤按鈕壓下，聽到"啪嗒"一聲，盤片自動彈出。注意在操作時，開門的動作不要過猛過快。
需要注意的是，當驅動器指示燈亮著的時候，切勿取磁盤，否則可能損壞盤片、驅動器或磁盤上麵的信息。在沒有進行磁盤操作時，最好取出磁盤，以使驅動器磁頭抬起。我們在日常使用時，不要用手觸摸磁盤表麵記錄層，並要確保表麵不和各種溶液接觸，在軟盤標簽上寫字時，要使用軟筆，決不能用圓珠筆。
文字處理機磁盤和驅動器的保養同其它磁盤和驅動器的保養一樣。但文字處理機的磁盤使用環境比微機使用磁盤的環境差，使用又十分頻繁。盤麵上的灰塵或磁盤的磁性粉末等粘附在磁頭上易造成汙染，產生讀寫錯誤。因此，當磁盤使用過程中遇到讀寫出錯率變高時，就要及時清洗磁頭。最好定期清洗磁頭。
5電子文字處理機的打印機構
電子文字處理機的打印係統一般都是24針點陣式打印機或熱敏式打印機。
打印機主要由四部分組成：打印頭、字車、走紙機構及色帶。
我們在使用中應注意：
1．選用尺寸和質量合適的打印紙。打印頭動作不得超出左右紙邊。不要用折皺和撕裂的紙，紙要旋緊在滾筒上。
2．打印動作時，不得轉動旋紙輪，不要拉扯打印紙，不要用手拉動打印頭。
3．打印蠟紙時，必須裝色帶（可以利用舊色帶）。並在蠟紙前後墊上白紙，以防蠟油腐蝕打印頭和滾筒。
4．隨著紙的厚度或紙數量的不同要隨時調整紙厚調節杆。打印厚紙時，紙與打印頭的間隙要調整適當，不可太小。
5電子文字處理機的通信接口
文字處理機配上通信板，能夠擴大文字處理機的應用範圍，實現與其它文字處理機或微機之間的文件傳遞。
一般文字處理機的通信接口是一個標準的RS－232C接口，RS－232C接口是美國電子工業協會（EIA）規定的串行傳輸接口引線標準，它規定了各種儀器、設備間相互傳輸信息時的信號線和控製線的順序，具有全部的握手控製信號。RS－232C由通用異步收發器（UART）、波特率發生器（BRG）、轉移開關、同步交換鎖存器及譯碼電路等部分組成。可在下列波特率中進行通訊：50、75、100、110、150、300、600、1200、2400、4800、9600和19200。輸出端口是標準的25線插座，與IBM－PC及其兼容機的異步通信接口相同。RS－232C接口輸出插線表如下：
插針號名稱1機殼地線2發送數據3接收數據4請求發送（RTS）5允許發送（CTS）6數據機就緒（DSR）7信號地線20 數據終端就緒（DTR）
6、通信接口安裝
以四通MS－2401為例，通信接口的安裝步驟如下：
①關上機器的電源。
②取下主機外殼左側的通信插座蓋板上的螺釘，將蓋板左移，露出通信板插入口。
③沿插座插槽將通信板插入。
需要注意的是：文字處理機之間或與PC機之間通信時有時需要使用兩個陽插頭的電纜線，有的需要一陽一陰的電纜線。
第三章 電子文字處理機的一般操作流程
（1）裝好打印紙
上紙步驟按以下順序進行：
①將壓紙扳手扳到鬆開位置。
②將紙張插入打印機後方紙架，注意紙張不要插歪斜。
③向上翻起窗口蓋板，抬起壓紙杆。
④把壓紙扳手扳到"鎖緊"位置，將紙張壓緊。
⑤頓時針轉動送紙輪，打印紙向前卷入。使紙張的頂部露出檔板邊沿。並將紙張移到適當的位置。
⑥放下壓紙杆。移動杆上的二個硬塑料滾輪，讓其均勻放置在打印紙上，用以壓平紙張和走紙時平穩。
（2）打開電源開關，接通電源。根據機器操作菜單的提示，輸入文件名稱，使其進入編輯狀態。
（3）輸入文件
（4）編輯修改
鍵盤輸入文章內容後，可對全文增、刪、修改；調整排版格式；對文字和版麵作修飾處理。
（5）打印文章
鍵入打印命令，將經過編輯的文章打印出來。根據需要可打印任意份。
（6）為了保存文章，可將文章存入磁盤或磁帶中。若以後需要打印時，隻要按下某幾個鍵，便可全文或部分打印。
第四章 保養
（1）機器要避免陽光直接照射，不要將機器放置在高溫、潮濕或灰塵多的地方。
（2）避免機器受到震動和碰撞。
（3）不要將機器放置在有靜電的環境中，最好不要與功率或幹擾較大的電器共同使用電源插座。
（4）不要將重物壓在鍵盤上。
（5）嚴禁隨意拆開機器。
（6）不要用化學清潔劑清潔機器，定期用柔軟幹布擦拭。
（7）不要在機器上麵放置大頭針、曲別針等小硬物，以免落入機器，造成故障。
（8）不要用手觸摸打印頭上的撞針，打印頭上由於紙張帶來的灰塵可用毛筆蘸少量的酒精或四氯化碳等清潔劑擦拭。