在時間管理中，個人素養、能力、水平、經驗的高低直接決定了工作的效率，決定了人們是否能夠更好地駕馭時間。為了提升個人能力，可以學習更多知識，強化自己的工作能力，同時也可以借助工具，總結經驗等。這些方式都是為了讓自己在管理時間方麵更加遊刃有餘。
1 及時充電，平衡時間投資和時間產出的比例
在經濟學中，投入和產出一直都是一對互相依賴、互相影響的概念。對於經營者來說，成本預算問題是一個基礎問題，簡單來說，就是經營者每賣出一件產品獲利時需要付出多大的代價。對於他們來說，盡可能地降低成本提升利潤，是獲得更多效益最簡單的方法。
不過，在計算成本的時候，人們通常隻關注經濟投入以及經濟收益，而很少有人關注時間成本與時間收益。或者正如前文所說的那樣，許多人根本沒有意識到時間會產生成本。
而在現實生活中，時間成本幾乎無處不在。同樣以經營者為例，兩個商人出售價值相等的同一件商品，往往會考慮進貨渠道和進貨價格，這是經營成本的主要組成部分。除此之外，商人還需要考慮進貨時的路程遠近，以及出售掉這件商品的早晚時間。
比如經銷商A和B一起銷售冰箱，A從距離自家50千米的廠家進貨，而B選擇從距離自家180千米的廠家進貨，雙方的冰箱無論從價格還是型號都一樣，而且雙方都要求廠家送貨上門。對比之下，經銷商A將會獲得更多的便利，因為路程比較近，他可能會贏得更多的時間。
另外，如果A和B的銷售能力不同，A在半天就賣出去一台冰箱，而B需要一天時間，那麼，A可能會利用那半天時間繼續進貨和銷售。在這樣的情況下，A將會因為效率優勢而在同等時間段內獲利更多。
如果對A和B的銷售情況做一個大致的總結，就會得出一個結論：A每天可以賣出兩台冰箱，而B每天隻能賣出一台冰箱。或者也可以理解成為A每天能掙兩台冰箱的錢，而B每天隻掙到了一台冰箱的錢。
需要注意的是，平衡時間投入與時間產出的關係並不等同於在與原先相同的時間內做更多的事，時間投入與產出的關鍵在於價值，是否在單位時間內做了更多的事情並不重要，重要的是能否在單位時間內創造更多的價值。比如，有的職員花10分鍾時間完成了文件的複印，而另一個職員在10分鍾時間內不僅完成了複印工作，還額外製作了一份文檔。從時間使用效率上來說，第二個職員的效率更高，但問題在於他花費時間製作的文檔可能毫無用處，這樣一來，他所做的工作實際上毫無價值可言。
還有一種情況是：有的汽車售貨員能夠在一天之內銷售一輛車，而有的人則完成不了任務，這時候這個銷售者會這樣想——“我今天賣不出去一輛車，那麼我就幹脆去銷售輪胎，如果連輪胎也賣不出去，那就幹脆賣車內飾品，我還可以抽空做其他事情，比如打掃衛生，比如給公司製訂新的考勤表。”對於汽車銷售員來說，銷售汽車是本職工作，而賣輪胎和飾品並不是他們的分內工作，創造的價值也與銷售汽車相去甚遠，至於打掃衛生更是創造不了多少價值。
由於價值不高，時間投入也就沒有多少意義，或者說就是一種浪費。所以時間管理者一定要拋棄“雖然我的工作是抓到大魚，但捕不到大魚，就抓小魚，抓不到小魚，就撈蝦米，撈不到蝦米，就幹脆割點兒草回來喂豬”的想法，因為割草的價值與抓大魚的價值相差太大了。
那麼那些不能抓到大魚的人，是不是就沒有辦法工作了呢？情況並非如此，想要確保時間有更大的產出，那麼方法有兩種：一種是改變投入的方式，讓最合適的人做最合適的工作，既然有人不適合抓大魚，那麼就要安排他去抓小魚或者蝦米，然後讓那些有能力的人擔任抓大魚的職務。對於這種方式，往往需要一個體係化的管理方式，在這裏不予討論。另外一種方式就是提升個人能力，確保人們有能力去抓大魚，這裏涉及一個時間投資的問題，通過有目的的“時間投資”，可以產生更多的“時間資產”。
比如工廠裏的員工原本每天隻能生產10件產品，可是通過為期兩周的內部培訓之後，員工的技術有所提升，每天的產量增加到15件。在這個過程中，“兩周的內部培訓”就是“時間投資”，“每天的產量增加到15件”就是產出的“時間資產”。
在這裏，多花掉兩周時間，使得工人的工作效率獲得了很大的提升，這就是時間投資發揮的作用。而在生活中許多人並不願意額外花費兩周時間，對他們來說花這兩周時間就是一種浪費，可是卻沒有想過這筆投資會帶來更多的價值。這是一個通病，人們雖然經常會談論提升工作能力、掌握新技術的問題，卻沒有想過這些提升效率的手段是需要時間投入的，掌握新的知識、技術、經驗、技巧、能力、方法，都是需要花時間的。
世界上最成功的企業家、科學家、作家、工程師以及醫生，他們通常都願意花費大量的時間去進修，這種進修就是一種時間投資。普通人隻意識到這些花掉的時間本身可以做很多事，而聰明人卻可以看到這些時間投資背後的價值。比如比爾·蓋茨每年都會讀幾本新書，學習一些新的管理知識，對他來說每一次充電可能都意味著新的商機。
一家公司的董事長送員工去德國學習新技術，這些人在德國待了九個月，公司裏什麼事情也不用管，而且還照領工資。這引起了一些股東的不滿，他們紛紛要求董事長盡早安排這些員工回國工作，或者要求他們工資減半。董事長沒有聽取意見，而是堅持讓員工在德國又多待了兩個月。事實證明了董事長的眼光，雖然這幾個員工離開公司後，使得公司損失了差不多四百萬元的產值，但是深造回歸後，僅僅在一年時間裏，他們就聯手為公司增加了八千多萬元的產值。
對於任何人來說，時間都是有價值的，但是追求時間的價值不能僅僅體現在“做什麼”，還要體現在“更有效率地做”上麵。而效率並不是憑空產生的，也許保持專注可以提升工作效率，但是從能力與工作的匹配來看，想要提升效率，就需要經常充電，確保自己能夠以最佳的狀態、更合理的方式來完成工作，從這一個角度來說，時間投資反而是一個必要的措施。
2 借助時間管理工具，減輕工作負擔
在進行自我管理的時候，為了提升效率，為了避免自己出現惰性，人們通常可以選擇一些管理工具來進行輔助。在時間管理方麵同樣如此，盡管時間管理更多時候依賴個人意識上的控製和安排，但個人意識會出現鬆懈和變化，也會出現低效表現。比如一個人要求自己在早上6點必須起床工作，可是他在某些時候可能會出現意誌力鬆弛的情況，拖延到7點起床。這個時候，為了避免出現拖延就需要借助鬧鍾來提醒自己。
鬧鍾就是一個簡單的時間管理工具，不過作為一款定點提醒的產品，它的功能非常有限，在時間管理和時間控製方麵效果有限。如果想要充分利用時間，並對時間進行合理規劃，還需要借助其他一些內容豐富、功能強大的時間管理工具。
——Rescue Time
Rescue Time是一個基於網頁的時間管理工具，它可以安裝在電腦和手機上，也可以以擴展的形式安裝在瀏覽器和一些辦公軟件上。該軟件擁有強大的分析能力，可以準確判斷個人在各項事務上花費了多少時間。通過數據分析，人們可以清晰地了解自己在網絡遊戲上花費了多少時間，在聊天軟件中花費了多少時間，能夠記錄自己在何時使用了什麼程序、打開了什麼網站。它還可以對個人的工作情況尤其是目標完成情況做出總結，從而方便人們對自己的工作時間進行合理安排，同時促使工作者變得更加勤奮，更具效率。有趣的是，在使用者離線或者不使用電子設備時，Rescue Time還可以記錄離線時所做的事情。
通常情況下，使用者可以根據自己的實際需求進行分類，將各項工作貼上“分心”和“效率”的標簽，在使用Rescue Time時，就可以選擇出自己最容易分心以及最具有工作效率的活動。當打開“集中精力”的功能時，軟件就可以自動幫助使用者屏蔽那些容易分心的工作或者網站。在貼標簽時，可以對分類項目進行評分：非常高效為2分，高效為1分，不痛不癢為0分，分心為-1分，非常分心為-2分。
總的來說，這是一款非常實用的時間管理工具，對於時間具有分類、安排、記錄和跟蹤等功能，可以有效提升工作效率。
——Tick Tick
Tick Tick是一款具有待辦事項和任務管理、提醒功能的時間管理軟件。它能夠根據到期時間和實際完成時間來靈活設置周期性的重複任務，比如一些貸款的人，可以運用Tick Tick來設置比較準確的還款時間；它可以創建各種類型的清單，確保待辦事項一目了然；可以對各類事進行等級劃分和時間順序上的安排，讓最重要的事情先做；當使用者到達或者離開某地時，軟件會自動發出提醒；將任務列成表格清單，並且與身邊人進行共享，還能將任務發到指定郵箱，讓大家通過協作完成任務；該軟件可以和其他日曆應用結合起來，確保人們可以在日曆上清晰地看到自己的工作計劃。不僅如此，它還具備數據存儲、備份、鬧鍾等功能。
——Team Office
Team Office是世界領先的在線項目管理和團隊業務管理係統，主要適用於中小型團隊的組織管理和業務管理，它具有在線的項目管理、任務管理、報告書管理、資料室、留言板、支援請求、日程管理、通訊錄、考勤簿、現狀板等功能。作為一款時間管理工具，它可以對任務進行設定、分派和確認，判斷任務是否正在進行，是否得到完成或者被延遲了；它還可以有效顯示每個人的業務量，無論做了多少，都會顯示出來。這個管理係統和工具非常實用，不僅可以生產和管理多個項目，每個項目下麵還有子項目，確保項目進度能夠完整清晰地呈現出來。
應用這個軟件，人們可以有效簡化工作流程，提升工作效率，不僅如此，還可以隨時隨地掌握工作動態，掌握完整的曆史工作記錄，這樣就可以不用受製於人員變動，從而實現團隊業務的連續性。
——Doit.im
Doit.im是著名的時間管理軟件，采用的是GTD任務管理理念，非常適合處理一些繁雜的任務，能夠有條不紊地對各項工作進行規劃和管理。
在軟件的右上角擁有“收集箱”，使用者可以選擇使用今日待辦、明日待辦、擇日待辦等箱子，然後按照情境、項目、標簽、提醒、優先級、重複和備注幾項必備功能進行編輯，各項任務可以在這幾項必備功能中進行修改。當任務完成之後，可以通過點擊“已完成”的箱子來完成歸檔，歸檔庫包括周歸檔庫和月歸檔庫，它們非常適合用來進行回顧。
Doit.im可以有效地將個人的腦袋清空，避免一些無價值思想的幹擾，並推動各項任務的規劃，通過對重要事項的歸檔，可以有效把握住屬於自己的工作節奏。
——旗幟行動力係統
旗幟行動力係統基於五項自我管理工具，它分別從目標、心態、時間、學習和行動方麵給予人們具體指導。
在目標管理中，該係統可以設定短期、中期、長期目標，可分解成年度、季度、月度目標，並形成周計劃和日計劃。
在心態管理中，係統闡釋了8種成功人士的心態，並對使用者的心態進行評分，然後自動生成每月、每周的心態動態曲線圖。這樣一來，使用者就可以更清晰地認識自我、調整自己的心態。
在時間管理中，係統會引導使用者設定每周、每日的行動計劃，係統還會評估使用者的行動效率。