時間是我們生活和生命中不可或缺的元素，它觸摸不到，也難以感知，多數時候我們隻能從鍾表的指針上來感知它的存在與節奏。對於時間，我們覺得它很常見，其實卻知之甚少；我們覺得它很容易控製，卻常常發現它總是在不經意間流逝。我們認為時間很多也很平凡，卻總是在它不夠用時才感覺到它的重要。而且很多時候我們都處於時間不夠用的狀態，都處於工作安排混亂的狀態，其實，這就是時間管理不善或者時間管理意識不足造成的。因此，無論是在生活中還是在工作中，我們都需要對時間進行合理的安排和管理。
1.我們的時間為什麼總是不夠用
在日常的生活和工作中，很多人常常會覺得時間不夠用，盡管他們可能已經非常努力了，但還是會渴望獲得更多的時間。尤其在工作中，時間不夠幾乎是一種同感。很多人會產生疑惑：為什麼自己總是被事情牽著走？為什麼自己明明一刻也沒有閑著，但是工作總是越做越多、越做越亂？為什麼所有的工作做到最後都那麼讓人著急？為什麼我們做事情的速度總是比別人慢上好幾拍？
人類學家認為人對時間的概念比任何一種動物都要更加深刻，但與此同時，人也是最貪婪的，總是渴望時間能夠按照自己的意願出現。當然，除了等待，在多數時候，人們還是希望時間可以更多一些，但越是希望時間可以增加，往往越是感覺到時間的緊迫和短缺。其實我們可以做一個測試，看看自己是否已經出現了“時間危機”。
◆常常覺得不安，因為還有很多事情沒做完；
◆常常在工作後如釋重負，整個人都從神經緊繃的狀態放鬆下來；
◆擔心自己的時間不夠用，無法順利完成任務；
◆突然發現自己的時間不夠用，哪怕事前做了規劃；
◆經常性地被其他事情打斷，工作時斷時續；
◆發現自己正被一大堆煩瑣的問題困擾；
◆常常一整天都很忙，但是自己也不知道忙了些什麼；
◆在一大堆事情麵前，常常不知道自己應該先做哪一件事；
◆常常被老板催促“那件事還沒做完嗎”。
如果我們出現了以上幾種症狀，那麼很可能在時間規劃方麵出現了問題，或者說我們已經遭遇了時間短缺的危機。在這種狀態下，生活和工作中自然會出現一係列的麻煩。另外，從表麵上看，我們在工作上往往有足夠的時間，但現實情況是可利用的時間少得可憐。我們可以將所有的時間進行分析，比如以40年的工作時間為例，那麼就可以計算出具體的工作時間。
每天睡覺8個小時，那麼40年將花費13.3年的時間；每天一日三餐花費2.5個小時，那麼40年將花費4.2年的時間；每天的交通要消耗1.5個小時，40年的時間將花費2.5年；每天的電話花費1個小時，40年的時間會用掉1.7年；每天看電視和上網花費3個小時，40年的時間將花費5年；同樣地，40年來看報和聊天也將會花費5年時間；刷牙、洗臉和洗澡會花費1.7年；休假、身體不適、情緒不佳會花費3.3年。
最終的結果令人吃驚，多數人在40年中，工作時間隻剩下3.3年。試想一下，我們大約隻有3.3年的時間去創造人生的價值，這對於任何人來說都是一個不小的壓力，更何況，當我們在工作中時，有些人的工作時間比這還要短。其實從這個分析中我們能夠意識到，時間的緊迫和短缺，但問題在於我們還沒有真正明確自己究竟將時間丟到哪兒去了。為此，我們需要從多個方麵進行深入分析。
——不了解自己的職責
很多時候，我們會做一些自己職責以外的事情，結果會造成本職工作受到影響，造成自己的時間超出預支。對於一個想要合理控製時間的人來說，首先一定要明確自己的職責，或者製定一個職責承擔表，把自己在所有工作、生活和相關的服務中需要承擔的職責一一列舉出來，做好充分的時間預算，從而保證時間利用的平衡。
——時間的摩擦與混亂
由於個人的行為和組織混亂，常常會造成自身的時間管理出現危機。其中，時間摩擦意味著我們常常會做一些額外的工作，會無端增加更多壓力，同時也浪費了大量的時間。就像我們常常要做某件事，但是半路不得不放棄，因為我們忘了另外一些不得不立即去做的事情，這種摩擦與混亂會極大地損耗我們的時間。
——不懂拒絕
每個人的時間基本上都是固定的，如果我們想辦法幫助別人解決問題，就意味著自己的時間安排會受到影響。如果我們懂得如何去拒絕別人，懂得如何給予自己更多的私人空間，那麼我們將會在時間管理中掌握更多的主動權。
——浪費是最大的失誤
一個有趣的現象是，那些平時抱怨時間不夠的人，恰好是每天浪費光陰的人。他們做事不夠專注，常常開小差，或者有嚴重的拖延症，或者就做一些無價值無意義的事。原本他們有足夠的時間應對工作，但是每一次到最後都把自己的時間弄得緊巴巴的，工作也難以按時完成。
——沒有順序上的安排
有些人在忙完了一天的工作之後，發現最重要的事情沒有做；卻在無關痛癢的小事上花費了大量的時間。這些人拿出了應有的工作態度，卻沒有意識到什麼對自己來說才是最重要的、什麼樣的工作才是應該優先解決的。因此，他們的工作總是陷入一種低價值、低產出的狀態。
——事事親力親為
有的人喜歡把所有事情都扛在自己身上，任何工作都不錯過。其實對於任何人來說，時間都是有限的，親力親為也不可能解決所有的問題。對於凡事都要親力親為的人來說，越是想要做得多，越會導致自己的工作出現混亂。
——不能一次性把工作做完
對於任何一項工作，如果我們有能力去完成，那麼就應該一次性將工作做完，而不是拖拖拉拉留到第二天、第三天才做完。一旦我們無法將事情一次性解決掉，也許會讓問題變得更加複雜，我們也將耗費更多的時間去處理事情。
——缺乏熱情
現在的很多上班族都出現了職業倦怠症，工作的時候缺乏熱情，不夠專注，工作狀態很差，因此常常無法從容地應對工作。
對於多數人來說，他們都容易因為以上幾個原因而導致時間利用率下降。事實上，如果能夠改變自己的工作方式，保持良好的工作狀態，那麼在多數時候，時間其實還是很充足的。當然，無論是改進工作方式還是調整工作狀態，最重要的還是要善於管理時間，要主動將時間合理地控製在自己手中。隻有這樣，我們才能夠保證時間不會背叛自己。
2.我們真的很忙嗎
在很長一段時間內，我的一個朋友一直處於一天到晚都在忙碌的狀態中，連去幼兒園接送孩子的時間都沒有，更別說會在節假日陪同孩子、妻子去公園了。同事們也不敢再邀請他參加聚餐，因為每一次得到的回複必定是：“我現在很忙，下一次好嗎？”
無論什麼時候，他都處於一種忙碌的狀態中，讓人覺得他總有幹不完的工作。他自己也經常解釋道：“我總有這樣或者那樣的工作，這些都是需要完成的。”但我根據觀察發現，真正的問題不在於他有太多工作要做，而是因為他對時間的利用不當。這位朋友其實隻是公司裏的一個小角色，他也沒有多少必須去做的重要工作，而他卻每天都一副很忙碌的樣子，很顯然，一切可能隻是他自己在瞎折騰。首先，最近一個星期他做的事情並不多；其次，他做的很多事情根本就可做可不做，一些甚至不在他的職責範圍內。他所謂的忙碌不過是為了讓自己看起來更具事業心，讓自己看上去不是公司裏一個無足輕重的小角色而已。