嚴格來說，時間本身就是充滿相對性的概念。時間說長不長，說短不短，我們有時候覺得時間很足，有時候覺得時間不夠用，其實都是一種相對狀態下的感受。很多人會經常覺得自己的時間全被工作占據了而沒有空閑放鬆，或者經常覺得自己時間不夠用，就連工作也經常沒有辦法按時完成，但事實並非如此，即便工作再忙，我們似乎還是能夠找到多餘的時間做其他事情的，也還是能夠有時間來完成自己的工作，隻要做好時間管理和規劃，那麼“時間就像海綿裏的水，擠一擠總是會有的”。
1.合理利用那些空閑時間做事
很多時候，我們會覺得自己的工作安排很緊密，根本沒有太多的時間做其他的事情，因此在工作之後，我們往往不會做其他的事情，或者說覺得自己沒有精力和時間去做好其他的事情。但無論是我們按照工作時間表，還是按照工作任務清單來工作，其實都沒有意識到時間的彈性，沒有意識到隻要想辦法提高時間的利用率，我們的工作時間完全會有一些剩餘。
很多時候我們會按照事先製訂的工作計劃去完成任務，先做任務A，然後做任務B，接下來是任務C，在所有的工作安排中，有很多是約定了工作時間期限的，即必須在某個時間段內完成。還有一些是我們通過分析和估計，給自己設定了一個大概的時間。但實際上無論是別人設定期限，還是自己預估的時間，其實都不是絕對的。比如，我們在做某項工作的時候，可能需要花費1個小時的時間，可是如果更加努力一些的話，工作進度可能會加快，我們也許40分鍾就能夠完成任務，隻不過多數時候，我們都會心安理得地將工作做滿1個小時。
這裏往往涉及個人工作態度的問題，主要還是看我們是否願意進一步提升自己的工作狀態，看看我們是否有那種緊迫感和危機感，是否重視時間的價值。對於任何人來說，想要獲得更多的空閑時間並不算很難，關鍵在於我們沒有想過深入挖掘那些空出來的時間，提升它們的利用價值。很顯然，隻要我們想要擠出一點兒時間，那麼時間總是會有的。如果我們平時少浪費一點兒工作時間，多提高一下工作效率，那麼就可以在工作時間段內擠出更多的空閑時間。
而這些空閑時間完全可以節省出來做一些更有意義的事情，或者說集中起來處理一些比較重要的事情，當然，合理利用空閑的時間實際上擁有一套比較嚴格的流程。
首先，想要充分利用自己的空閑時間，我們必須要做的就是提高自己的工作效率，確保自己的工作在規定時間內完成，或者確保所有的工作在上班時間內就得到解決。隻有這樣，我們才會有更多的空餘時間，畢竟隻有做好自己的分內之事，才有時間去做其他的事情。
其次，將所有的事情列成一個任務清單，或者製作成一個表格，然後盡可能地按照表格去工作，最後將每個時間段內的工作做完之後，標出空出來的時間。比如，領導規定了半個小時內必須整理好相關的資料，而員工在20分鍾內就完成了這項工作，因此就會多出10分鍾的時間去做其他工作。標出空出來的時間後，我們可以直接利用這些空閑時間繼續做其他的工作。
很多時候，我們都具備提前完成工作的能力，畢竟從設定工作計劃開始，無論是領導還是我們自己都會預留一些時間，比如，一個項目在正常時間段內完成的時間是25分鍾，領導可能會給出30分鍾，甚至35分鍾的期限，這樣做的目的在於確保工作可以順利完成。因此很多工作時間的設定基本上都相對寬鬆，一般都會預留部分時間。即便除了最基本的休息時間，我們仍舊會擠出很多空閑時間，這部分時間其實是我們創造並且可以控製的時間，因此沒有任何理由白白浪費掉。
很顯然，如果我們有目的地去利用自己的時間，如果我們想要在有限的時間內做得更多，那麼就應該正確利用那些空閑時間，就應該想辦法發揮那些空閑時間的價值。比如，利用多出來的時間，我們可以上一趟廁所，可以整理一下辦公桌，可以想辦法完成一些必須去做但是又比較簡單的小任務。又如很多人會在前往會議室的路上向領導彙報工作，會利用打印文件的時間和同事探討工作。據說投資大師羅傑斯在早年工作期間，經常利用上廁所的時間審閱和發送電子郵件，利用工作中途放鬆的時間大致回顧一下剛才的工作。其實這就是一種對空閑時間的有效利用，這種方式確保了我們能夠最大化地利用時間，盡管這些空閑時間並不算太長，而且往往呈現出碎片化的狀態，但是隻要集中起來利用，似乎能夠做成很多事情。
事實上，空閑時間還包括下班和休假時間，盡管通常我們都不太讚成加班，不太讚成在一天工作8個小時之後還要將家當成辦公室，對於多數人而言，8個小時的工作已經足夠了，隻要合理利用好8個小時的工作時間，每天的工作基本上都能夠順利完成，每天基本上會過得更加充實。不過堅持按照8小時工作製工作並不是絕對的，也並不意味著我們在下班後就可以完全將工作的事情撒手不管。有些時候，如果我們的工作量太大，不能在上班時間內按時完成任務，那麼同樣可以在下班後適當加班，這樣可以確保自己的工作不會被拖延到第二天。
不僅僅是因為害怕完不成工作，才需要努力控製時間，在我們能夠順利完成工作的時候，同樣需要注意利用好那些空閑時間，除了必要的休閑與休息之外，任何時間都可以用來工作。所以，我們不能總是將這些空閑時間當成一種理所當然的享受時刻，不能抱著一種“我做完了規定的工作，完成了這一天的任務量，那麼就可以徹底休息”的想法，在必要的時候，我們完全可以抽出時間做更多的工作。總而言之，我們需要改變自己對時間的漠視態度，努力把握那些空閑時間，從而進一步完善自己的時間管理體係。
2.不要輕易被外界打擾
筆者的一個朋友Y先生，曾在西門子公司待過一段時間，在工作期間，他發現自己的工作經常被人打斷，有時候是同事前來詢問是否懂得製作表格，有時候是領導讓他幫忙買一包煙，或者安排新的工作任務，有時候則是一些騷擾電話。
無論如何，對於一個新人來說，這些突然出現的騷擾性事件常常破壞他的工作狀態。他向當時的部門經理馬爾文先生請教，馬爾文非常淡定地說了一句話：“如果你不打算一整天都被這些事情肢解得支離破碎，那麼最好保持一個聰明的工作狀態。”Y先生並沒有意識到馬爾文說了什麼，反而對西門子公司的工作氛圍感到不滿，覺得這是西門子公司存在的一個巨大的管理弊端，他當時隻能無奈地跳槽。可是經過一段時間的曆練之後，Y先生很快意識到這樣的現象在任何一家公司都很普遍，沒有任何員工可以安安靜靜地在辦公桌旁待上一整天，總會有一些人、一些事要讓你時不時停頓下來。
類似於Y先生的困惑，在職場上其實非常普遍，當我們全身心投入某項工作中時，經常會有人打斷我們的工作，比如，莫名其妙的電話、頻繁的外來求助、無聊的八卦傳播，又或者是各種突發性的意外事件。我們都不清楚想要完全躲避這些騷擾究竟有多難，或者說我們是否真的想過完全隔離與外在的聯係，事實上，一種誇張的說法是，我們時刻都麵臨著被人騷擾的危險，無論我們專注與否。多數人的工作原本就具有一個社會化的結構，而更加致命的是幾乎每一個人都存在自己的社會關係。另外，我們也容易給自己的工作造成一定的困擾，雜誌、網絡、遊戲、美容、購物、美食、溫度、性欲、煙癮、壓力、聯想、健康問題，這些都是影響和幹擾工作的潛在因素。
無論如何，我們都會遇到一些騷擾，而這些騷擾往往導致個人的工作節奏被打亂，工作效率以及工作狀態都嚴重受到影響。很多職場人士都認為自己每天上班受到外界的騷擾多達10次以上，雖然每一次騷擾的時間可能隻有幾分鍾，甚至是幾秒鍾，即便將這些時間堆積在一起似乎也不會製造什麼麻煩，但問題在於每次被打斷都可能會造成工作狀態的打斷，而且工作者往往不可能立即投入工作中，這種後續的時間浪費往往更為嚴重。通常情況下，當一天的工作被人打斷6～7次以後，工作進度就會嚴重受到影響，有可能會延緩10%。
正因為如此，麵對經常被外界打擾的狀況，管理者必須做好自我反省和監督，弄清楚自己為什麼會成為那個最容易被外界騷擾的人。比如，自己是不是經常會得罪他人，是不是熱衷於參與公司裏的每一件事，是不是習慣了當老好人，是不是覺得別人經常來谘詢會讓自己更加有成就感和存在感，是不是喜歡與人溝通交流，是不是不善於拒絕別人或者不善於結束談話。隻有找到準確的問題出現的原因，才能有針對性地進行解決。
而在解決此類問題方麵，我們完全可以選擇一些更為明智的做法，或者掌握一些更為有效的技巧，以便將外界騷擾帶來的麻煩降到最低限度。
——明確告知他人自己的最重要的工作時間段
對於任何人來說，總會存在一個最佳的工作時間段，這段時間也許是最繁忙的，也許是工作狀態最好的，又或者這段時間通常要做一些最重要的工作。無論如何，在這些重要的時間段內不能輕易被外人打擾，因此，我們有必要將這些時間段告訴給更多的人，以確保不會有人不識趣地前來騷擾自己。據說戴爾公司的創始人戴爾先生不喜歡一大早就有人打擾自己的工作，而通用電氣公司的總裁傑克·韋爾奇不喜歡在午後受到打擾。
對於普通人來說，如有必要，在工作最忙碌的時候，可以在辦公室門口或者工作桌上放上一塊“請勿打擾”的牌子，從而為自己營造一個良好的、清靜的工作氛圍。
——提升快速排除幹擾的技巧
為了避免被人打擾，除了直接拒絕別人之外，我們要掌握一些排除幹擾的技巧。比如，很多人都會遭遇電話的騷擾，當業務型的電話打過來的時候，要直奔主題，避免拖泥帶水；當私人騷擾電話出現的時候，要迅速以正在工作為由掛斷；在接受上級指令的時候，確保一次性聽清安排和要求；在麵對一些打錯了的電話時，要果斷掛斷。不同的情況需要采取不同的方式，但核心思想隻有一個，那就是盡量減少拖延，盡量快速結束談話。
——避免自己成為騷擾者
很多人喜歡在別人工作的時候挑起話題，或者習慣性地騷擾對方，這或許能夠顯示雙方的親密關係，但是問題在於這種親密度很容易帶來相互影響，當我們試圖騷擾別人的時候，實際上別人反過來也在消耗自己的時間。而且一旦雙方形成一種習慣，比如在某一時間段討論八卦信息或者探討一些生活話題，這個時候就會對長期的工作造成不良影響。因此，我們必須懂得約束自己的行為，避免陷入相互騷擾的狀態。
——抽出專門的時間來接受打擾
工作中，常常會出現各種想不到的狀況，騷擾往往不可避免，不過一兩次的騷擾往往很正常，最擔心的是頻繁被外界騷擾，這樣就會導致整體的工作被打斷。其實最好的處理方式就是將那些帶有騷擾性質的事情集中放在某一個時間段來解決，通常是下班之前。我們可以在對方打斷自己工作的時候，明確告知對方，可以將問題延後一起解決。
很多時候，我們之所以容易被人打擾，可能還在於他人對自身責任認識不清，他們根本不清楚自己應該做的事情。管理學上有一個著名的“猴子管理法則”，這個法則來源於管理學家比爾翁肯的一個有趣的理論——“背上的猴子”。他認為每個人的背上都有一隻猴子，這隻猴子就是每個人所要擔負的責任，就是每個人需要去做的工作。
比爾翁肯認為，我們經常會遇到這樣的問題，某一天有個朋友可能會跑過來向我們談論他的工作，請求得到幫助，可是當對方花費大量時間講清楚事情的來龍去脈後，我們發現自己除了聽清這件事之外，根本沒有任何時間做出相應的決策，我們還有自己的工作要做。
在這樣的事情麵前，“猴子”本來待在朋友的背上，可是當我們決定認真傾聽時，猴子的兩隻腳已經開始搭在我們的肩膀上，當你表示需要考慮一下時，“猴子”可能就完全跳到你的背上了。這個時候，我們成了責任人，而對方成了監督者，他會不定期地跑過來問你考慮得怎麼樣了，是否想出了解決辦法，一旦我們不能給出令人滿意的答案，對方會強迫我們去做這件本該他去做的事情。
很顯然，一旦我們決定幫忙照看這隻“猴子”，對方就會撒手不管，而且我們管的東西越多，所接受到的任務和壓力也就越大，以至於沒有時間照顧自己的“猴子”。因此，對於任何一個人來說，應該盡量照看好自己背上的那隻“猴子”，然後要求別人也必須背起他們的“猴子”。讓每一個人去做好自己的事而不被其他人打擾，這就是“猴子管理法則”的精髓。
總而言之，騷擾常常是工作中需要麵對和解決的問題，聰明的人善於巧妙地錯開時間來解決，或者想方設法縮短騷擾的時間，避免騷擾的擴大。需要注意的是，我們需要懂得拒絕別人，盡管有時候這樣做可能會影響到自己在他人心目中的形象和地位，可能會惹來一些怨言，但是，如果我們意識到自己的工作可能比眼前暫時的人際關係更加重要，就要主動對別人說“不”，因為這個時候自己的工作時間無疑更有價值。
3.改正那些浪費時間的不良行為
如果我們認真觀察，就會發現周圍的朋友和同事，經常會出現一些不良的生活習慣和工作習慣，這些習慣往往會帶來時間的浪費。這些不良習慣有可能是做一些事情，或者做一些動作。比如很多人一拿起電話，就會習慣性地閑聊，哪怕雙方天天見麵，也避免不了要在電話中聊上半個小時；很多人一拿起手機，就會習慣性地瀏覽社交軟件，看看有沒有什麼最新的留言和動態更新，在這些人眼中，朋友圈的信息更新似乎比什麼都重要；有些人則喜歡逛網上商城，即便沒什麼東西可買，也要花點兒時間再看看有沒有什麼最新的產品。
通常來說，這類人並不在意自己將時間花在哪兒了，他們總會有一大堆與工作無關的事情要做，很多時候還樂此不疲。尤其是在信息時代，他們的興趣愛好會廣泛地停留在社交和遊戲上。
還有一些就是不良的動作，比如很多人在工作過程中喜歡敲擊桌子，這隻是一個下意識的習慣性動作，但實際上除了容易影響自己和他人工作之外，往往起不了多少作用；同樣地，有的人會用鞋底用力摩擦地板，或者莫名其妙地搓著雙手。有時候他們會主動從嘴巴裏發出一些怪異的聲音，或者刻意把資料文件翻得嘩嘩作響，好像弄出一點兒響聲似乎更能夠讓他們感到舒適。
當然，有很多人習慣了在工作的時候擺弄頭發，把手指伸進鼻孔或者耳朵中，要麼就轉筆，摳指甲，用筆在桌子上畫來畫去。看上去，他們並沒有打算讓自己的雙手空閑下來。而這些動作往往會分散個人的注意力，會導致工作始終心不在焉。雖然這些小動作看起來毫不起眼，但是那些喜歡做小動作的人往往難以全身心地投入工作中，因此他們的工作狀態以及工作成績往往不太出色。
還有一些人對自己的行為缺乏束縛，常常處於一種懶散的不受約束的狀態，因此在工作中會出現蹺二郎腿，或者做出斜躺在椅子上的動作，這些動作往往會讓人覺得他們沒有認真對待自己的工作。而蹺二郎腿和斜躺的動作往往會影響個人的工作狀態，比如，當我們斜躺在椅子上的時候，更容易出現疲勞的狀態，從而影響工作效率。
一般來說，很多人每天都會花好幾個小時做以上這些事情，而且鑒於工作的枯燥乏味，這些不良的行為和動作往往是在工作時間段內出現的。也許很多人並未意識到這些問題，但是在不知不覺中，時間已經被大量消耗掉了。很多管理學家會將這些行為比喻成“吃掉時間”的怪物，事實往往如此。盡管從某個時間段來說，它們可能毫不起眼，我們甚至意識不到自己會浪費掉多少時間，畢竟這些小動作通常隻是持續幾秒或者幾分鍾，事實上也根本沒有造成多大的影響。但我們還沒有注意到一個細節：自己可能一整天都在重複做同樣的事情。如果將一天內所有的習慣性動作全部累加起來，那時間可能就會非常驚人。此外，這些不良的習慣性動作可能會破壞個人的工作節奏，一旦破壞的次數很頻繁，那麼一天的工作狀態可能就此被摧毀了。
如果我們能夠意識到這些時間的重要性，那麼確保時間不會過多消耗在一些無意義的事情上非常有必要。我們需要改變自己的生活方式，即便這種改變在一開始可能會帶來一些不適應。
很多公司或者部門如今都在強化自己的管理，盡量避免員工在上班期間做一些不符合規定，或者影響工作狀態的事情。比如，國內一些企業和政府部門曾經就明確規定：上班期間不準打私人電話，除非有什麼急事。此外，領導會對下屬的工作進行監督，隻要發現有人在上班過程中私自瀏覽網頁，或者進行網上購物，將會扣除當月的獎金。一旦發現員工坐姿不雅、行為懶散，領導會以影響組織部門的形象為由對其進行形象培訓。通過這些監督和製度的約束，往往能夠有效抑製組織內部的不正之風，防止內部職員出現那些浪費時間的不良習慣。
其實，運用製度來約束個人的行為很有必要，公司可以約束和管理員工的行為，而我們同樣可以對自己的行為進行控製和約束。這種約束不僅是給自己設定一些要求和紀律，還需要通過一些技術性的手段來實施。
比如，我們可以盡可能緊湊地安排自己的工作，確保自己在上班期間沒有多餘的時間做工作以外的事情，這種緊湊的安排會讓我們保持一種相對高壓的工作狀態，強化自己的工作狀態和工作節奏，確保我們能夠更加專注地投身於工作之中，而沒有多餘的時間來做其他沒有任何價值的事情。
我們還需要對自己一天的工作進行回顧和記錄，分析一下今天究竟工作了幾個小時，今天究竟有多少時間浪費在一些不良的行為當中。通過對每次時間消耗進行記錄，我們能夠更加清晰地了解到自己究竟在哪些環節可以做得更好，有哪些時間可以免於浪費。實際上，多數時候，我們之所以會浪費時間，關鍵在於我們對時間浪費本身就沒有一個好的概念，即便在悄無聲息中，這些不良習慣已經奪走了大量的時間，我們可能也不太清楚。而當我們將所有的時間記錄下來之後，對時間的浪費會有一個更為直觀的了解，這樣有助於我們做好自我約束的工作。
通過強化自己的工作節奏，通過對一整天的時間消耗分布進行了解，都有助於我們更好地控製自己的時間，有助於提升個人的時間管理意識。從長遠來看，也能夠幫助我們克服一些不良的生活和工作行為，盡可能地將時間高效利用起來。
4.刪除那些沒有意義的事情
社會學家發現了一個奇特的現象，那就是人們常常去做一些看似沒有必要去做的事情，即便他們自認為自己是堅定的工作者，是對工作認真負責的人，但總是會有一些沒有任何意義的小事讓他們產生興趣。很多時候，也許是工作人員想要通過做一些無聊的事情來轉移壓力，或者這些舉動類似於“羚羊效應”（被獅子追趕的羚羊在逃跑過程中常常會忘了自己為什麼而跑，最終可能一頭撞到獅子懷裏），人們似乎常常沒有辦法保持足夠的專注度。
無論是什麼原因，我們都意識到了這樣一個問題，那就是有關時間控製的問題。我們似乎並不在意自己被一些無關緊要的小事所影響，有時候我們會難以自控地去做那些事情。社會學家為了驗證這種說法，曾經進行了大量的調查和實驗，他們發現無論是普通的職員還是家庭主婦，都會做一些莫名其妙的事情——那些事情看上去根本沒有做的必要。