同各方指定人員一起進行文本的校對、印刷和裝訂等準備工作。正式合同文本應該盡量精美，內頁以高檔的白紙印刷，規格一般為大八開，可以采用軟木、真皮等作為文本封麵。
關於各方的簽字人員
簽字人視合同的性質由各方確定，一般由談判代表出任簽字人。
各方簽字人的身份應大體相當。參加簽字儀式的隨行人員，一般由各方參加會談的人員組成，人數也應大體相等。
簽字人員的服飾規範
簽字儀式是非常正規而嚴肅的，因此，各方簽約人員也應該格外重視自己的服飾禮儀。簽字人、助簽人以及各方隨行人員都應該穿著正式商務套裝。簽字儀式上的禮賓人員可以穿自己的工作製服，女士可以穿西服套裙或者旗袍類的禮儀性服裝。
簽約時的座次
簽署雙邊合同時，主方簽字人應坐在簽字桌的左側，客方簽字人坐在簽字桌的右側。雙方各自的助簽人應站在己方簽字人的外側，以便在簽字過程中隨時對簽字人提供幫助。雙方其他隨行人員可以按順序在自己一方簽字人的對麵就座，或按照職務高低列成一排站在簽字人的身後。排列時主方自右向左、客方自左向右，如果一行位置有限，可以繼續排列站在第二行、第三行。
簽署多邊合作協議時，簽字桌後麵僅設一把座椅的情況居多。各方簽字人可以依照事先約定的順序，依次前去簽約。各方的助簽人應遵照“以右為尊”的慣例，站立於簽字人的左側。其他各方的隨行人員應按照一定的順序，麵對簽字桌站立或就座。
簽字的過程
簽字儀式按照預定的時間開始後，各方簽字人員按順序進入簽字廳，按照座次禮儀在既定的位置上就座。簽字時由助簽人協助翻開文本，指明簽字處。各方應首先在己方的文本上簽字，再交由他方簽署，交換的工作應由助簽人來完成。在己方文本上簽字時，應當使自己名列首位，這樣在次序排列上可以使有關各方都有機會居於首位，以示各方平等。在禮儀上，這種做法被稱為“輪換製”。 如果簽署的是多邊合同，一般由主方代表先簽字，然後依一定次序由各方代表簽字。
簽字完成後，助簽人換回各自的文本，各方簽字人相互握手，隨行人員應起立鼓掌表示祝賀。有時簽字人會交換各自剛剛使用的簽字筆，作為紀念。此後，禮賓人員應端上香檳酒，大家共同舉杯，相互祝願，簽字儀式在喜慶的氛圍中圓滿結束。
溫馨小貼士：
參加簽字儀式的人員一定要格外講究商務著裝，男士以佩戴單色或圖案莊重、大方的領帶為宜。
情景思考：
簽字儀式是最重要的商務儀式，如果某個商務合作可以不用如此正式的儀式內容，哪些內容是必須做到的，哪些是可以省略的
展示職業形象——商務形象與著裝（圖）