（一）統計人數
大會開始後，即應精確地統計人員：原計劃人數、通知人數、報名人數、參加每次會議人數、每次會議缺席人數、投票人數等。
還應統計缺席人員的姓名、原因等。
（二）編發簡報
會議期間，為了互通情況，還要編發簡報。
編寫簡報主要依據會議記錄來擬寫，簡報應意簡言明、印發迅速、及時發給各位代表。
大會秘書部門還要在會議文件工作上做大量工作，整理發言稿，起草紀要、決議等，還要對文件做印刷、分發、回收、立卷、存檔、保管、備卷等一係列工作，使會議的進程、麵貌、成果得到記載和保存。
（三）組織活動
大型會議在會外，還應安排一些相應的活動。如座談會、茶話會、酒會、宴會、接見、留影、祝詞、參觀、晚會、舞會等，這些活動秘書部門應事先作好日程、人力、物力的安排，做到有條不紊。在安排活動時應注意領導同誌的負擔能力，過於繁重、密集，會影響主要工作和身體健康。事先安排準備應盡可能詳盡、準確、周到、簡練，保證大會的正常進行。
◎與會人員的禮儀
會議是多種人員相互交織，為一個目的共同進行的一種複雜的、有組織的人際交往活動，一個會議要取得好的效果，除了會議組織嚴密、服務周到外，所有與會議有關的人員都應當講究禮儀。
（一）會議組織者的禮儀
１．目的明確。會議的組織者自己對會議要達到什麼目的要清楚明白，這是精簡、高效地開好會議的關鍵。在向工作人員安排工作任務和向參加會議的代表發出通知時，都應當講清楚，使大家心裏有數，有備而來，這樣才能保證會議的基本質量。
２．日程清楚。會議什麼時間開，什麼時間結束，哪一天幹什麼，要讓大家知道，使大家有所準備，事先作好安排。
３．地點具體。大會、小會、彙報、座談在哪個場地，應當明確具體地通知到與會人，會場門口應有明顯標誌。必要時可事先印發或張貼會場位置示意圖。
４．主持人、工作人員、服務人員分工明確，提前到位，應把場地事先布置停當，迎接代表到來。
５．注意迎送。對代表和嘉賓要認真組織迎送。注意規格和形式。在會議進行中，對代表進出會場也應安排迎送。開小型會議，主持人要親自迎送。
第三部分：社交場合的禮儀大型會議的禮儀(3)
（二）其他人員的禮儀
１．主持人
主持人是會議的組織者、領導者。主持會議，事先要對內容、程序、時間和人員安排作到心中有數。主持時要嚴謹、認真。不同性質和內容的會議，可以表現不同的主持風格。有的莊重嚴肅，有的輕鬆活潑；有的莊嚴肅穆，有的歡快喜慶；有的隆重，有的簡樸。主持人應當把握會議氣氛和進行節奏。
主持人要處處尊重聽眾，尊重發言人。防止語言、表情作出不禮貌的表現。
２．主席團
主席團成員首先要明確自己的身份和責任，嚴格要求自己，以身作則，率先垂範，成為所有與會人的楷模。出席會議要守時，決不可遲到。確實不能按時出席的必須及時請假，通知主持人或有關工作人員。入場要按照順序井然入座，不可臨時推推讓讓，故作姿態。如果會場有掌聲歡迎，主席團應鼓掌微笑致意。
在會議進行中，不得任意離開，左顧右盼，交頭接耳，要精神專注地傾聽發言人的發言。需要鼓掌時應當及時鼓掌，鼓掌要隨眾而起，隨眾而止，動作要適當節製，不要顯得漫不經心。
散會時，要和大家一起起立，不要提前、也不要落後。然後依次退場。
３．發言人
發言人是會場的中心人物，對會議的質量有著首要的作用。發言人的發言要言之有的、言之有理、言之有物、言之有味，使聽眾能了解主旨，有所收獲。發言人要尊重聽眾，尊重主持人，遵守會議紀律。
發言人要注重儀表和舉止姿態。要衣著整潔，舉止莊重、表情自然、精神煥發。
發言前，要環顧全場，向聽眾致意，如有掌聲，亦應鼓掌還禮。
發言時，要講究語速，不快不慢；講究音量，不高不低；講究節奏、語氣、聲調；始終要保持感情充沛，重要的地方，要加重語氣，提高音調，形成縞潮。如果會場出現鬆弛，聽眾精神渙散時，應考慮調整語氣，穩定情緒，必要時應調整內容，壓縮時間。
報告結束時，要向聽眾和主持人致謝。
４．會議嘉賓
會議嘉賓與主席團一樣，在會場中占有重要位置，作為嘉賓參加會議，除了必須像主席團成員那樣講究禮儀外，還應當注意了解會議內容、程序和對本人的要求；了解會議時間、地點和有關規定。參加會議要守時、禮貌、客隨主便，聽從主人安排。切不可馬虎了事，敷衍應付，甚至高傲自負。