賬務處理軟件係統是會計電算化軟件係統的核心模塊，商品化的賬務係統通常由以下部分組成：係統初始化、記賬憑證輸入、記賬結賬、賬簿處理、報表處理等幾個部分。要使賬務處理軟件能夠正常運行，必須首先完成係統的初始化，也就是建賬。
賬務處理軟件建賬是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建賬之前，會計科目還沒有設立，前期各科目的餘額和發生額也無法輸入，所以建賬是賬務處理軟件正式使用之前必經的首要步驟。係統軟件的初始化也是賬務軟件使用中一次性的工作，係統初始化過程中設定的會計科目代碼結構及一些參數在結束建賬後即無法修改，係統初始化的質量對賬務軟件的質量和工作的效率將產生直接的影響，所以係統軟件的初始化設置也是非常重要的。在實際工作中，有不少會計軟件用戶因為初始化的不恰當而嚴重影響了係統的使用效率和質量。目前出版的有關會計電算化的書籍大多數隻介紹會計軟件設計的程序語言、程序結構及編寫原理等，對會計軟件係統初始化很少涉及。下麵從初始數據收集、編碼設置、數據裝入、環境設定等幾個方麵談談係統初始化。
1.數據收集
係統初始化需要收集手工賬中的會計科目和各科目的餘額，如果是從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發生額、年初餘額。所以需預先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、餘額、發生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的餘額、發生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數據準確、順利。
2.編碼設置
賬務係統中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建賬時要將收集到的會計科目加入賬務係統，建立賬務係統的會計科目體係。在電算化賬務係統中除了像手工記賬一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數字編製，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會計科目。如第一段表示總賬科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時需要重點注意以下問題。
（1）係統性
財政部已製定的各行業會計製度中都係統地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門製定的會計製度中的有關規定，設立明細科目編碼除會計製度有規定的以外，可按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的係統性和統一性。
（2）一義性
要保證每一個代碼對應於一個會計科目，既不允許出現重複的科目編碼又不允許出現同名的會計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被係統接受而不認為是同名的會計科目。
（3）簡潔性
在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數越短越好，既便於記憶又能提高輸入憑證的速度。
（4）可擴展性
會計科目體係一經設定，其代碼結構就無法改變。修改結構隻能通過重新建賬實現，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方麵的要求。
總賬科目編碼長度由會計製度來決定通常為3～4位，而確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數來確定的，以二級明細科目為例，總賬科目為其上級科目，銀行存款、應收賬款、銷售收入、管理費用等總賬科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開戶銀行及賬號為明細科目，少則兩三個，多則二三十個，銷售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會超過99個，兩位碼長的代碼應能滿足以後添加同級科目的需求，而應收賬款等往來科目通常以客戶或單位來設置明細科目，明細科目的數量因不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由於同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總賬科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長而絕大多數上級科目所包含的明細科目個數不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響，與簡潔性相矛盾。
為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類，按分類設置二級科目，然後再設置下級明細科目，如應收賬款總賬科目下先按客戶所屬地區分類，設置二級明細科目，然後再按客戶名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算，目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立，自成體係，項目代碼隻與其關聯會計科目如前述應收賬款等往來科目相關，不影響其他科目的代碼設定，與科目代碼的位數無關，非常便於擴充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設置之後，還要設置輔助項目代碼及名稱。如果單位的會計業務，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體係時還要將外幣考慮進去。會計軟件中提供了複幣核算的功能，在係統初始化時必須將外幣資料輸入係統，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的彙率等。