單證作為一種貿易文件，它的流轉環節構成了貿易程序。單證工作貫穿於企業的外銷、進貨、運輸、收彙的全過程，工作量大，時間性強，涉及麵廣，除了外貿企業內部各部門之間的協調外，還必須和銀行、海關、交通運輸部門、保險公司、商檢機構、有關行政管理機關發生多方麵的聯係。工作環環相扣，相互影響，互為條件。單證是辦理貨物的交付和貨款支付的一種依據。單證可以表明出口商是否履約，履約的程度。進口貨物以單證作為提取貨物的貨權憑證，有了單證，就表明有了貨物。
1.單證，外貿的憑據
所謂外貿，就是買賣一堆紙片。對比一下外貿和國內貿易的不同點：國內貿易的時候，現看現挑，講好選好，給錢拿貨。外貿則不然。首先雙方一般見不著麵，也看不到貨（可以看個樣品，但畢竟不是真正交易的大貨）。貨物量又大，不管放在哪裏都要花一大筆倉儲費。路遠運費貴。再加上國際貿易以中間商居多，香港商人從國內采購，也許是賣到美國。這麼一堆貨物在世界上搬來搬去，成本算下來大米都要變黃金。怎麼辦？
貨物在外貿中，基本上就在三點移動：出發地港口、遠洋貨輪、目的地港口。用一套文件作為貨物的代表與象征，而代表貨物的文件，則盡可轉手而不礙事。在外貿行業，代表貨物的文件統稱“單證”，通常由下列文件組成。
（1）提貨單，財富的證明。
提貨單簡稱提單，英文Billofloading，簡稱“B/L”。因為外貿中以省錢的海運為主，因此提單通常指海運提單。貨物交給遠洋運輸公司後，由運輸公司開具提單給賣方，賣方再根據交易情況交給買方，買方據以提貨。提單是全套單據中最核心、最重要的，因為它直接代表貨物的所有權，有法律效力，稱為“物權證明”。
貨運公司都有自己樣式的提單，一般一式六份，三份正本和三份副本。其中任何一份正本都可以提貨，一經提貨則另外兩份就失效了。因此為避免混亂，在外貿單證轉手中，一般都要求三正三副“全套提單”。
（2）商業發票，貨物介紹。
外貿中的發票，是貨物的賣方自己編製的一份單據，上麵寫明了這批貨物的品名、數量、單價、總值、買賣雙方等。作用就類似於該批貨物的身份介紹信。商業發票一般用英文書寫，格式不拘，但必須包含上述內容。
（3）裝箱單，說明包裝情況。
裝箱單與商業發票同一類，也是貨物的賣方自己編製，主要用於描述貨物的包裝情況，包括品名、數量（個數或箱數）、重量（淨重毛重）、體積、買賣雙方等。同樣以英文寫成，格式不拘。
（4）其他文件，說明貨物情況。
這些文件包括證明貨物品質的檢驗證書、證明產地的產地證書等。按照規定，部分類別的貨物出口前要經過強製性檢驗，由國家進出口貨物檢驗檢疫局辦理。
全套單據中，發票、裝箱單可以自己寫。假如需要轉手，中間商也可以自己另寫一份代替原來的。提單自然是貨運公司出具，檢驗證、產地證則一般由國家進出口貨物檢驗檢疫局出具。
特別留意一點，上述單據中，隻有商業發票透露了貨物的價值。而商業發票是可以自行編製更改的。既然外貿實際上是在買賣單據，那麼即便貨物再好，單據沒弄好也影響交易，甚至交貨卻收不到錢，血本無歸。反過來，貨物有問題，而單證做得幹淨漂亮，一樣可以交易。
2.退稅，財富的增長點
退稅是指國家按規定對納稅人已納稅款的退還。退稅是稅收支出的一種形式，即國家為鼓勵納稅人從事或擴大某種經濟活動而給予的稅款退還。通常包括出口退稅、再投資退稅、複出口退稅、溢征退稅等多種形式。2008年國際金融危機以來，中國大幅提高出口退稅率。
（1）出口退稅，鼓勵外貿。
退稅是外貿中的重要概念，也是目前外貿業務中利潤的主要來源。為便於管理，中國假定所有貨物均為國內流通與消費，因此普遍征收增值稅，稅率高達售價的6%～17%不等。正常情況下，國內采購或出口前的價格均為含稅價，即已經繳納了增值稅的價格。而貨物用於出口的話，這部分稅就不應征收了，已經征收的可以按照程序，部分或全部退返。外貿的退稅主要是出口貨物退（免）稅。
出口貨物退（免）稅，簡稱出口退稅，其基本含義是指對出口貨物退還其在國內生產和流通環節實際繳納的貨物稅、增值稅、營業稅和特別消費稅。出口貨物退稅製度，是一個國家稅收的重要組成部分。出口退稅主要是通過退還出口貨物的國內已納稅款來平衡國內貨物的稅收負擔，使本國貨物以不含稅成本進入國際市場，與國外貨物在同等條件下進行競爭，從而增強競爭能力，擴大出口創彙。