一個說明得很清楚的問題，就是一個解決了一半的問題。
——P·W·凱特靈
文書寫作是辦公室裏最重要的工作。的確，盡管高科技使文書工作的工作速度、工作方法以及工作方式發生了極大的變化，那也隻是一些形式上的變化，沒有脫離其根本。再怎麼方便快捷，一些文書和文件的主要條款或者形勢是不會變的，其基本寫作方法和技巧是不會因為你學會了打字和發電子郵件就有了很大變化的。
79日常文書寫法
日常文書種類很多，都是比較常用的，在秘書的工作過程中也許是必不可少的。這些常見的文書有：意見、計劃、簡報、調查報告、信息快報等。
意見
概念：意見是經法定機關及其領導人提出或會議通過的關於如何進行某項工作的意見或要求的指導性文書的名稱。
特點：它作為一種法定公文，具有行文方向的靈活性、黨政工作中的適用性、注重筆墨的多樣性等特點。
格式：一般由以下幾個部分組成：
標題。由發文機關名稱、事由和文種三要素構成。
正文。這部分內容，應當首先在開頭用簡明扼要的文字，說明行文的目的、背景、依據或緣由，以利於受文者理解和貫徹執行；然後應當明確、詳盡地寫出意見的具體內容。一般采用分條的結構安排方式。撰寫時要注意三點：一是全麵係統，二是準確具體，三是層次分明。
結尾。正文寫完後，一般用一個結尾段落來進一步強調工作或提出希望和要求。
寫作要求：政策性要強，要掌握材料；意見要具體，要恰如其分；行文要及時；層次要清晰。
計劃
概念：計劃是國家行政機關、群眾團體、企事業單位，為做好某項工作或完成某項任務，根據黨和國家的方針政策以及上級的指示要求，結合本單位的實際情況，確定具體的目標、要求，提出相應的措施、辦法而預先擬定的一種事務文書。
種類：
按容量分，有綜合性計劃、單項計劃。
按內容分，有生產計劃、工作計劃、學習計劃、科研計劃、國民經濟發展計劃和各種會議計劃、活動計劃。
按範圍分，有國家計劃、地區計劃、部門計劃、單位計劃、科室計劃、車間計劃、班組計劃。
按時間分，有長期計劃、短期計劃。三年以上的稱為長期計劃，如三年計劃、五年計劃。短期計劃，如年度計劃、季度計劃、月份計劃等。
按效力分，有指令性計劃和指導性計劃。
格式：一般由標題、正文、落款三部分構成。
標題。寫在第一行正中，字號要大些，一般由單位名稱、計劃時限、計劃的內容和文種四要素組成。
正文。一般由前言、內容、結束語三部分組成。
前言。相當於導語，表明為什麼這樣做。
內容。即計劃事項。明確提出計劃的目標、措施、步驟，即計劃的三要素。
結束語。可分析實施過程中可能發生的問題，也可展望計劃實施的前景，提出號召、希望等。它是計劃的輔助和補充，可有可無。
在結構安排上，一般有條文式、分列小標題式、表格式和綜合式等四種形式，應視具體情況靈活確定。
落款。在正文的右下方寫明製訂計劃的單位，署名下邊寫出製訂計劃的年、月、日。如果標題已寫明單位，可不必再署名，隻寫日期即可。
要求：
要實事求是，量力而行。計劃中的目標、任務、指標、措施、辦法、步驟、負責單位或個人等都要寫得具體明確。便於執行、便於檢查。切忌含混不清，模棱兩可。
使用表格表達計劃內容，設計的表格要簡明，不要在一張表格上列過多項目。
總結
概念：總結是對已經完成的工作進行全麵回顧，具體分析、研究，找出經驗、教訓，提煉出規律性的東西，用以指導今後工作的事務文書。
格式：總結的結構包括標題、正文、落款三部分。
標題。有公文式、文章式、新聞式三種。
正文。正文的內容包括情況概述、工作成績、經驗體會、存在的問題、努力方向等五個方麵，可以分為開頭、我們、結尾三部分。
落款。總結的落款和計劃的落款相同。
注意問題：
認真調查研究，收集材料。這是寫好總結的前提。
實事求是，一分為二，這是寫好總結的基礎。
研究材料，找出規律，這是寫好總結的關鍵。
圍繞中心，突出重點，這是寫好總結的根本方法。
敘議結合，語言簡樸，這是寫好總結的要求。
調查報告
概念：調查報告是對社會上某一問題或某一事件進行專門調查研究後，把所得的材料和結論加以整理而寫成的書麵報告，它是調查研究報告的簡稱。
種類：
典型經驗性調查報告。
綜合分析性調查報告。
介紹新事物的調查報告。
揭露問題與開展批評的調查報告。
啟迪思考性調查報告。
信訪調查報告。
格式：一般由標題、導語、內容、結尾四部分組成。
標題。可分為文章式標題、公文式標題、提問式標題和正副式標題。
導語。即引言、前言，是調查包括的開頭部分。常用的方式有：交代式、議論式、提問式。
內容。這部分是調查報告的核心，是對導語提出的問題加以分析和解決，或對導語提出的新經驗、新做法進行具體的闡述和說明。常見的結構形式有縱式結構和橫式結構兩種。
結尾：有總結性結尾、啟示性結尾、指導性結尾、號召性結尾、建議性結尾。
要求：詳盡地占有材料；科學地分析材料；恰當地運用材料；合理地安排材料。
簡報
概念：簡報是各級機關團體和企事業單位用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種。簡報有定期與不定期之分。一般叫“XX反映”、“XX動態”、“XX簡報”、“XX情況”、“XX信息”等，隻是叫法不同，實質都是簡報。
種類：簡報按內容和性質來劃分，大體可分為工作情況簡報、會議簡報和經驗交流簡報三類。
結構：由標題、開頭、內容和結尾組成。
標題：簡報的標題，類似新聞標題，不同於法定公文的標題，要揭示主題、簡短醒目。
開頭：簡報的開頭一般采用類似寫新聞導語的寫法，即把最新鮮、最重要、最引人的事實和思想作為第一段放在開頭處。簡報開頭的寫法主要有概述法和點題法兩種。
內容：正文的內容部分，是簡報的核心，是它的精華所在。由於簡報形式多種，很難求一。就其一般寫法來看，主要有兩種：情況介紹的寫法，即把某一事物、人物、問題、會議、成績、案件、災害等簡單地介紹出來。在寫法上，一般采取全文一貫到底的或中間劃分幾個自然段。幾個自然段實際是幾個小的層次的寫法，在層次安排上，加上開頭後多呈現為“總分式”和“因果式”；經驗介紹的寫法，即把簡報的內容按類分別加以歸納，形成幾點經驗也即幾個問題，然後一條經驗一條經驗的寫。這是那些“工作研究”、“經驗交流”、“經驗介紹”之類簡報的普遍寫法。
結尾：簡報一般不寫結尾。事物較為複雜、內容較多的，特別是那些偏重於經驗介紹的簡報，有時寫個結尾，也就是對全文做個小結。也有的講點不足或存在的問題，還有的用來說明一下這個新的事物、新的做法還不成熟，有待於進一步研究提高等。
編寫要求：簡報講究真、短、快、活。
“真”，即真實，這是簡報的生命所在。簡報所反映的事實不僅是千真萬確的客觀存在，而且主要情節以至每一個細節，包括具體的時間、地點、人物、數字和引語，都要做到準確無誤。
“短”，即短小，這是具體的力量表現。首先，選材要典型，內容要集中；其次，摸透實情，揭示本質，抓住關鍵；最後，開門見山，直截了當。
“快”，即快寫快發，這是簡報的質量體現。簡報作為一種“報”。還具有一定的新聞性，就此而言，有點類似新聞報道中的“消息”。隻有“快”，才能真正發揮簡報對工作所應起的指導性作用。
“活”，即生動活潑，使讀者獲得深刻印象。注意吸收精煉、富於概括，又深刻、生動形象的群眾語言，必要時還可采用寫通訊的手法，做一些具體形象的描述，以情動人。
決策方案報告
概念：決策方案報告是一個部門、一個單位，根據有關的數據和資料，結合其他有關情況，對管理工作中的現時或未來的新的重大問題進行分析、研究、對比、論證。提出可供領導選擇或采納的決策方案，把這樣的情況寫成向上呈送的書麵文字材料，即是一般所說的決策方案報告。
結構：
標題。一般由兩部分組成，一是“決策的事項”，二是文種名稱。
開頭。正文的開頭要自成一段，用來交代決策方案報告的目標。
內容。正文的我們是圍繞決策所要實現或期望實現的總目標，詳細寫出實現目標的具體辦法及有效途徑。在具體寫法上，可先擬寫預選方案，有幾個寫幾個，采取分條例項標序號的方法，逐一加以介紹；然後再加以綜合，對上述諸多的預選方案進行對比，確定出一個最佳方案來，對此要態度明確、言語肯定。
結尾。一般在內容後，用“以上方案請予裁定”或“以上請領導決策參考”之類的話，結束全文。也有的是作為向上呈送簽報的附件一並上報，這時報告不再寫結束語。
注意問題：
要加強調查研究，準確地掌握有關決策對象的信息。要博采眾長。廣泛聽取各方麵專家、學者的意見，特別是不同和反對的意見。
要有創新精神。放眼未來，大膽創新。