④“事先告知”必須記錄在本次會議的會議紀要裏。
2.召集函
召集函是將要召開的最近一次會議的書麵通知。召集函包括的內容有：會議的時間、地點、將要處理的議題等信息。通常章程要規定召集函的發放形式，及發放提前的天數。例如：
第3條 任何會議的召集函應於會議召開前至少15天以書麵形式發送至每位會員。
臨時會議的“召集函”要列出會議將要討論的具體事務。沒有在“召集函”中列出的事務不允許在該次會議討論。如果某項事務因事發突然沒有在“召集函”列出，但非常緊急，必須馬上討論並采取行動，那麼必須在下一次例行會議上對該討論結果進行“追認”方才有效。
④“事先告知”必須記錄在本次會議的會議紀要裏。
2.召集函
召集函是將要召開的最近一次會議的書麵通知。召集函包括的內容有：會議的時間、地點、將要處理的議題等信息。通常章程要規定召集函的發放形式，及發放提前的天數。例如：
第3條 任何會議的召集函應於會議召開前至少15天以書麵形式發送至每位會員。
臨時會議的“召集函”要列出會議將要討論的具體事務。沒有在“召集函”中列出的事務不允許在該次會議討論。如果某項事務因事發突然沒有在“召集函”列出，但非常緊急，必須馬上討論並采取行動，那麼必須在下一次例行會議上對該討論結果進行“追認”方才有效。