第六章有效利用時間，提高辦事效率 集中精力於少數關鍵的領域
任何工作都有輕重緩急之分。隻有分清哪些是最重要的並把它做好，領導的工作才會變得井井有條，卓有成效。凡取得卓越成績的領導，辦事的效率都非常高。這是因為他們能夠利用有限的時間，高效率地完成至關重要的工作。任何工作都有主次之分，如果不分主次地平均使力，在時間上就是一種浪費。所以，領導要集中精力於少數關鍵的領域，在主要工作上花精力，才能將工作做到最好。
德國詩人歌德曾說過：“重要之事絕不可受芝麻綠豆小事的牽絆。”要集中精力於緊急的要務，就要排除次要事務的牽絆。如果不斷地被一些次要事務所幹擾，那麼就會阻礙向目標前進的腳步。
效率專家艾維·李曾給出過一套思維方法，告訴大家怎樣才能在短短的時間裏完成更多的工作。艾維·李建議領導把明天必須要做的最重要的工作記下來，按重要程度編上號碼，最重要的排在第一位，依此類推。早上一上班，立即從第一項工作做起，一直做到完成為止。然後用同樣的方法對待第二項工作、第三項工作……直到下班為止。即使有人花了一整天的時間隻完成了第一項工作，也不要緊，因為它是最重要的工作。這樣堅持下去，每天都從最重要的事開始，假以時日就會發現不知不覺中領導已把所有迫切需要幹完的事情都做完了。
很多人都做過這樣一個測試：有一些石塊、沙子和水，要把它們都裝進一個體積剛好能容納它們的杯子中，要怎麼做呢？先裝什麼？先裝沙子和水的人會發現，裝完這些後杯子的空間就會不夠裝下石頭了。要想把這些全部裝入木桶，正確的順序是先裝大石頭，再裝沙子，最後倒入水，在裝入過程中要輕搖杯子讓沙子均勻分布。
作為一位領導，不管做什麼，也要像做這個測試一樣，從全局的角度來進行規劃，將事情分出輕重緩急，將大目標分成若幹個小目標，並堅持“要事第一”的做事原則，久而久之就會培養起自己的“先做最重要的事”的好習慣。
著名管理學家史蒂芬·科維提出了一個時間管理理論，叫“四象限法則”。所謂“四象限法則”，是由把工作按照重要和緊急兩方麵的不同程度進行劃分，基本上可以分為四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。“四象限法則”可以幫助領導判斷事情的輕重緩急，並告訴他如何做出有針對性的處理。
第一象限：重要而且緊急。這類事情是最重要的事情，而且是當務之急，必須馬上去做，否則後果將會非常嚴重。它們一般是對未來有一定影響、時間上不能拖延、處於事務層的事件。如處理某媒體對組織內部事件的負麵報道，某地發生車禍或人命案。它們比其他任何一件事情都值得優先去做。隻有它們都得到合理高效地解決，才有可能順利地進行別的工作。這類事件應該是被動地接受占主要部分，如果領導能提前按部就班地把事務安排好，就不會出現這種情況。
第二象限：重要但不緊急。例如：編寫下一季度組織的工作計劃、製定組織年預算策略、在職人員培訓等。這類事情雖然看起來不緊急，但是領導卻不能置之不理，而應該發揮更多的主動性、積極性和自覺性。從一個人對這類事情處理的好壞，可以看出這個領導對事業目標和進程的判斷能力。就像大多數人對待鍛煉身體的態度一樣，它們不重要嗎？重要；它們不緊急嗎？好像確實不那麼急，因此無限期地拖下去直到病痛來臨大家才後悔當初為什麼一直沒有重視它。所以，處理這類事件，領導必須具有預見性，要求計劃性很強，時刻防止這類事件轉化為火燒眉毛的第一象限事件。