第九章 會議禮儀——會前會後的基本禮儀常識 Ⅰ會議前的準備工作
會議是黨政機關、企事業單位和群眾團體處理重大事務，商討問題做出決策、交流信息、總 結經驗、協調關係的重要工作形式。
在商務活動中，據統計數據顯示，一般的工作人員平均每周要花4小時開會。這樣，一個人 一生中大約有整整一年時間花在開會上，中層管理人員有35%的工作時間在開會。對於高層 來說，據統計，他工作時間約32%是在與別人的單獨會議上，34%是在與一群人的會議上，而 有的大公司的總經理每天的預定會議就占去了59%的工作時間。
會議對於政府部門貫徹執行政策，集思廣益，統一思想，有效地推動工作很有意義。對於企 業和公司來說，會議對於發展業務同樣必需，英國英特爾計算機公司總裁安德魯·格羅夫說 ：“會議是管理工作得以貫徹實施的中介手段。”
許多會議常常因為沒有計劃好或毫無準備而搞得一團糟。不充分考慮出席對象、會議議程以 及會議宗旨是不符合禮儀規範的，因此，開好一個會議，準備與籌劃十分重要。
根據3M公司會議管理研究所的看法，在籌劃一個正式會議或準備一次非正式會議時應遵循如 下幾個步驟：
①確定會議宗旨——確認這些宗旨都能在指定的時間內實現。
②選擇出席對象——根據既定會議宗旨確定。
③設備安排——確認能提供所必需的設備。
④準備會議議程——按邏輯順序排列，每個議程都標上名稱和時間。
⑤製定基本準則——以保持行為規範。
⑥發出邀請——讓他們有時間做好準備。
⑦與非出席者聯係——使他們也能獲得有關信息。
會議能否成功地舉行，除了主持人及會議進行的技巧控製以外，會前的計劃和準備非常重要 。成功的會議，需要做到五個明確和具備三個必要條件。
五個明確：
①主題明確。也就是會議公開打出的題目或公開提出的“旗幟”要明確鮮明，避免造成任何 歧義或誤解。
②與會者明確。明確自己在會議中的角色。
③目的明確。包括兩個方麵，一是會議本身的目的，二是與會者的目的。
④時間明確。包括何時召開，會議將持續多長時間。
⑤地點明確。包括大致地理位置、具體的會議地址。
另外，要成功地舉辦一次會議，還應具備三個必要條件：
①所有與會者，包括會議舉辦者與參加者，應有某種共同目標。
②具備與會議規模相適應的經濟、物質條件。
③製訂完善、周密的會議計劃。
(一)確定會議宗旨
公務和商務會議的召開，都有明確的目標和任務，這就是會議的宗旨。因此，會議計劃的第 一項任務是這次會議是否必要。要考慮對於政府部門和企業的日常工作有無意義和作用，意 義和作用到底有多大，是否一定要通過會議這種形式。
明確理解會議的宗旨有助於確定會議是否必要，希望通過會議得到什麼結果，以及 開會是不是獲得這種結果的惟一途徑。
作為會議組織者，還要考慮會議的類型。在商務中，主要的會議種類包括旨在解決問題的會 議，調查問題的會議，小組會議，培訓會議，工作回顧或展示會議、以及為鼓勵員工而召 開的 動員會議等等。
(二)成立會務組
為了保證會議的順利進行，可以挑選工作人員成立會務組。會務組可以再分為會務小組和接 待小組，前者側重負責布置會場、會議文件的準備、分發，後者主要負責與會人員的迎送、 食宿、購買等事宜。
一般說來，大型會議設秘書處來負責會議的組織和協調工作。
秘書處下設：
①秘書組，負責會議的日程和人員安排、文件、簡報、檔案等文字性工作。
②總務組，負責會場、接待、食宿、交通、衛生、文娛和其他後勤工作。
③保衛組，負責大會的安全保衛工作。
(三)確定會議議程
議程是必須做的事，會議議程就是“在會議上要考慮的事務”。
(1)議程的作用
在會議舉行之前，會議議程必須製定出來。因為議程表就像一張地圖，當我們明確了方向， 知道自己要到哪兒去，我們就能走得更遠。美國通用汽車公司前總裁托馬斯·默菲是一位成 功的公司領導人，他說：“會議的議程必須事先準備妥當，並分發給與會者，這樣可以使他 們心中有數，做好傾聽、發言的準備。必要時還可以向有關的部門收集信息，以便 會上提出準確的數據和資料。”會議議程起著重要作用，有利於達到會議目的，提高會議效 率。
(2)議程的內容
一般說來，會議議程應包括：