①會議時間和地點。
②會議目的。
③會議議題的順序。
會議議題的順序對會議順利進行舉足輕重，主席在製定會議議程時必須記住：
①某些議題將使會議團結一致，而另外一些可能會分裂會議。
②任何會議初期應比結束前更有創造性。此時，與會者精神飽滿，因此，把需要創造性和投 入大量精力的議題放在會議議程的前半部分。
③整個會議持續時間不應超過兩個小時(以60～90分鍾為宜)，如果會議開上兩個小時之 後，就很難討論出個有意義的結果來，通常隻有一個半小時就足夠把所有的議案理出一個頭 緒了。
④會議議程議題清楚明確，使成員有機會在會前集中其思想和信息，這樣會使正式會議信息 充足，效果更佳。
⑤會議的議題所需的支撐材料往往會影響會議議程與實際開會的間隔時間。例如，若支撐材 料龐大，內容複雜，那麼一周的間隔也就夠了；材料不多或沒有那麼多議程，開會前三兩天 發出即可。當然，會議議程發放過早對保證出席會議並不必要，因為有的成員會丟失或忘記 有會議議程這回事。
(3)商務會議議程的確定
在確定會議議程之前，應先征求會議成員的意見，詢問他們希望討論哪些內容。可以采用意 見谘詢表的形式向與會者提問一些問題，如：
①你在會議上發言的論題是什麼?
②你的發言需要多長時間?
③你希望討論什麼樣的問題或事情?
一旦明確會議有哪些議程，就能確定會議所需的時間。在選擇會議日期和時間時，應考慮到 其他人的日程安排。一般來說，星期五下午和星期一上午不適合開會。
每個會議都要有10%～15%的時間用於開場白。這段時間一般用於致歡迎詞、作介紹、聲明會 議目的、讓參加者“接受”這個目的、確立基本準則、分配各自的工作、處理日常事務以及 評論議程表等等。
應該按照討論的順序列出議程表的項目，一定要列出誰負責某個特定的議程項目。確定每個 議題時間分配是整個會議周密組織的關鍵一步。
下麵是會議議程表的樣本，這是一個最基本的格式，你可以參考它。
2∶05～2∶10開場白(歡迎詞、介紹會議目標、宣布基本準則)。
2∶10～2∶25目前的銷售額數據。伊麗莎白·斯特拉頓將提供最近一個月的 數據，並討論本年度截止目前的數據。
2∶25～3∶00營銷預算。我們要對提議的營銷預算進行評議，並提出修改方 案(該預算與議程表一起分發，而且在會議前要做好背景材料和政策方麵的工作)。
3∶00～3∶25管理培訓計劃。人事部門要求我們挑選兩位高級職員向受訓者 闡述公司的營銷計劃(如果你是出席者並想承擔這份工作，這將是你在會前爭取支持的信號 )。
3∶25～3∶30結束語(論述已圓滿完成的項目，回顧一下會議程序，感謝各 位的光臨)。
(四)確定與會人員
會議並不是參加的人越多越好。出席會議的人數越多，這個會就越複雜，時間也越長，費用 就越高。有研究表明，當4個人的會議增加到5個人時，其複雜的程度將增加127%。
3M公司會議管理研究所在賓夕法尼亞大學沃頓商學院和明尼蘇達大學進行的研究表明，不同 類型會議的理想出席人數：
解決問題型少於5人
調查問題型少於10人
工作回顧或展示型小於30人
動員型越多越好
在政府部門召開的會議上，確定與會人員可采取以下辦法：
①查找有關文件、檔案資料。
②請人事部門提供。
③征求各部門意見。
④請示領導。
(五)擬發會議通知
與會人員確定後，即可向與會人發出通知，以便他們做好參加會議的準備工作。有時準備工 作量比較大，而距離開會時間還遠，可以先發一個關於準備參加會議的通知。在開會前，再 發出 開會通知。
通知一般用書麵形式。內容包括：會議名稱、開會的目的、內容，與會人應準備、攜帶什麼 ，開會日程、期限、地點、報到的日期、地點、路線等。必要時，還應寫明會費和差旅 費報銷等事宜。會議通知印好後，應蓋上舉辦單位章再發出去。
(六)會場布置
(1)會場選擇
與會人員確定並且發出通知以後，就要選擇、布置會場。選擇會場時，要根據參加會議的人 數和會議的內容來考慮。可以先思考下麵七個問題：
①會議室是否足以容納所有的出席者和必要的設備?
②會議室是否有充足的通風和照明設備?
③會議室是否受室外活動的幹擾?