第九章 會議禮儀——會前會後的基本禮儀常識 Ⅱ會議進行過程中的工作
(一)商務會議過程
(1)確定會議規則
會議的基本規則有助於會議的順利舉行。在會議一開始前就應宣布這些規則，可以在進入正 題之前強調規則的重要性。
談到會場規則時，語氣非常重要。要以一種友善、老練的方式表述，這樣人們才願意遵守。
會議規則可參考如下：
①開誠布公。
②尋找運用信息的方法。
③不作人身攻擊或貶低他人(包括使用形體語言)。
④不可誇誇其談。
⑤休息結束時準時返回會場，如果需要去休息室或取咖啡可直接離席。
⑥會上提到的內容均屬保密，不得外傳。
⑦可以在任何時候提問。
⑧積極參與。
⑨把私事置之門外。
(2)會議主持人如何主持會議
◎ 遵守會議的時間規定
準時開會是會議的一條規則。應鼓勵人們準時到會，甚至可采取措施懲罰遲到者。
時間一到，不管所有人是否到齊，應在5分鍾內開始會議。不要為遲到者重複已經講過的內 容。
如果與會者發現自己無法出席或可能會遲到時，應盡早通知主持人。
隻要可能，主持人應按時結束會議，雖然有可能沒有完成某些議程。
◎ 闡述會議宗旨
在會議開始時，將會議宗旨再闡述一遍或把它張貼在牆上，讓參與者時刻記著會議宗旨。 必要時，可對它們的重要性再強調一下，防止偏離該宗旨的話題。
◎ 按照主次先後安排會議議程
留意先討論緊急的事項，而把較為次要的議題的討論放在會議的後部進行。這樣可以保證優 先處理緊急事項，而那些次要問題，如果時間不夠的話，則可留在以後再說。同時，還應在 每一次會議上限定討論的事項，要估計到每一個議題討論的時間總要比你預想的長。
◎ 掌握時間
主持人要對每一個議程設定時間限度，這樣能夠掌握整個會議的進度，適時地引導與會者歸 納、總結並作出決議。
製止無緣無故打斷會議的行為以控製整個會議時間。
控製休息時間，不管每個人是否都已回到會場，會議應準時重新開始。
◎ 主持人應鼓勵所有與會者參與議題的討論
會議主持人尤其應該要求那些靦腆的會議成員談談他們對問題的看法，同時，提醒那些發言 過多的人應該把時間讓給別人。主持人要把握、促進討論。自己的發言時間不要超過整個會 議時間的25%。
◎ 對付棘手的與會者
棘手的與會者會破壞會議，使會議不能按會議議程正常進行，因此，主持人要有效地控製他 們。
①主導一切者。要表示承認講話者對論題的了解及他作出的建設性貢獻。當有 人進行個人攻擊時，可部分重複剛才他所講的內容，並向大家或另外某個人詢問對他的話持 什麼樣的看法或反應，同時聲明有必要從其他與會者那裏聽取意見。
②漫無邊際者。趁到了休息時間或此人講話停頓時打斷他。中斷漫無邊際的講 話對他個人來說也許是無禮的，但對大家來說則是禮貌的。
③一旁閑談者。停頓下來並直視說話者。轉向他們並詢問他們是否有什麼問題 。重新說明會議宗旨的重要性，並指出如果每次隻有一個人發言，那麼大家的收獲會更多。
④不發言者。找出他們沉默的原因。通過小組交流使他們加入討論。在休息時 與他們交談以聽取他們的意見。可詢問他們是否有什麼問題，但注意不要為難怕羞的人。
⑤唱反調者。弄清他這種反對情緒究竟涉及多大範圍。讓反對者幫助做些事情 ，如擔任記錄員等。在休息時主動與他交談。
不要偏離議題，使會議各項目討論循序進行。
會議記錄的任務應由與會者輪流承擔。一些會議主席認為自己作記錄更方便，但是不應該 這麼做。輪流記錄以讓所有人不會因抄寫文件而苦惱，並使那些想學習商業寫作的與會者 獲得實踐的機會。
會議主持人應盡量避免讓會議成員進行投票表決。
每個與會者在最後的決議形成以前，都有足夠的機會發表自己的見解。為什麼投票表決是一 種很不好的方法?因為當我們投票表決時，總會有贏者和輸者。輸者通常都具有報複心理， 而且一個存在著贏者和輸者的集體肯定令人心不合，交易注定要失敗。
◎ 作出總結
主持人需要在會議結束時留出適當時間進行總結。內容可以包括：
①會議如何富有成效。
②達到了哪些目的。
③將采取哪些行動步驟。
④誰將為此負責。
(3)與會人員禮儀
◎ 遵守時間
出席會議時，遵守時間是基本的會議禮節之一。隻要承諾出席會議，不論職 位高低，是否預備發言，都應準時到會。遲到者會令人反感，答應出席卻無故不到者更 會招致非議。
◎ 不得“走神”
會議一旦開始，就該全神貫注地聆聽會議主席和其他各位發言人的講話。 不要在別人發言時看報紙，打手機，昏昏欲睡。無故早退通常被理解為一種“無聲的 抗議”，從而引起誤會。在會議進行時如要離開會場，時間較短的，行走時應注意不要影響 其他會議代表。如果時間較長或者需要提前離會，應向有關人員說明原因，並表示歉意，一 般應在征得同意後方可離席。
◎ 避免“噪音”
為了確保會議的順利進行，每個與會者都要避免製造“噪音”。在會議進 行過程中，與會者可鼓掌。但不允許“鼓倒掌”、吹口哨、敲打桌椅、肆意起哄，也不允許 任意打斷發言人的發言，向其提出挑釁性的質疑，或對其進行人身攻擊。不要聽“隨身聽” ，毫無顧忌的大吃大喝，也不要讓自己的尋呼機和手機“叫囂”不停。在會場上，隨時用手 機與會場外保持聯絡，是不適宜的。
◎ 有秩序地就座