第十章 聚會禮儀——聚會中的禮儀指南 Ⅱ集會與禮儀
聚會還有一種形式叫集會，它在各種形式的聚會之中，最正式，規模也是最大的一種。通常 意義上的集會，是指人們集合在一起，有議題、有組織、有步驟、有針對性地探討一些 問題。在現代社會裏，它已成為了人們參與社會活動的主要方式之一。
集會具有下列四個特點：
①集會是有議題的，又稱主題，開會圍繞主題展開，各抒己見、暢所欲 言，而不是雲山霧海地浪費時間。
②集會是有組織的，一人獨處，可稱思考；多人相聚，方能開會。要使多人在一起集會 ，就必須有組織地進行，並為會議的召開處理日常性、事務性的問題。
③集會是有領導的，但凡正式的集會，就必須有專人負責，專人主持。即使是會議的組 織、準備工作，沒人負責整體指揮、協調，也是難免要出亂子的。
④集會必須講究步驟，一個集會是否成功，重要的一條是取決於其內容與程序安排 ，並且要采取必要的措施，確保會議在召開時能夠井然有序地進行。
正是基於集會眾多的特點，其對禮儀規範的要求也很繁多，在集會的各個方麵均有涉及。
考慮到個人表現在集會中的作用，因此在介紹集會禮儀時將擇要而寫，重點介紹個人的行為 規範。這裏包括三個方麵：主持人、發言者和觀眾。下麵，就各人應遵守的禮節規範分別予 以詳細介紹，以幫助讀者在不同的角色中，表現的恰當得體。
(一)主持人
主持人，是集會現場的“總調度師”，他的工作主要有：落實議理、控製時間、掌握會場等 三大方麵，能否把這三條處理好，是衡量主持人是否合格的主要標準。
(1)落實議程
議程，是會議議程的簡稱。它所指的是會議具體進行時所應遵循的既定的先後順序。凡屬 較為正式的集會，其議程大都在事先進行過認真的討論和擬定。
作為會議的現場指揮者和掌握者，主持人要使既定的會議議程得以落實，重點是要做好以下 兩件事情。
◎ 熟悉議程
要使議程得以落實，主持人首先就必須熟悉議程。因為熟能生巧，隻有熟悉了會議議程，才 能在會議進行時熟練地駕馭會議，並且沉著妥善地應付一切難以想像的突發性問題。
一般較為正式的會議，其議程大都包括下列各項：
①主持人宣布正式開會。必要時，須全體起立，奏國歌。
②由專人作主旨報告。
③對主旨報告進行分組討論，或者進行大會發言、討論。
④進行總結，達成共識，或者通過相應的會議決議，宣布散會。
在以上主要議程之中，基本框架難以變動。但在具體環節上，卻是可以隨機調整的。要做好 這一點，就看主持人的經驗和應變能力了。
◎ 執行議程
在一般情況下，會議的主持人作為會議的工作人員，是無權變更會議的議程的，尤其是其中 的主要議程。不論遇到了什麼情況，主持者都必須想方設法履行自己的職責，以確保會議按 照既定方針辦，兌現各項議程，完成預期的任務。執行會議議程，本是主持人的天職。
未經會議主席團授權，主持人無權對會議的議程進行全麵的調整，或是對其自行增減。倘若 遇到了特殊的情況，比如，發言人缺席，發言時間不夠用，聽眾意見較大，等等，而主持人 認為確有必要對議程進行重要的臨時調整時，最好及時征求會議主席團或主要負責人的意見 ，不到萬不得已，不要搞“先斬後奏”，自作主張。
(2)控製時間
一次會議的成功與否，往往與其何時舉行、舉行多久關係甚大。這些問題，是需要會議的組 織者進行認真考慮的。對主持者而言，在控製會議時間方麵要做的主要工作，一是要把握起 止時間，二是要限製發言時間，三是要留有休息時間。對於這三點稍有疏忽，都會使會議的 進行受到不良的影響。
◎ 把握起止時間
任何一次會議，都有自己公開宣布的起止時間。這一時間一經確定，便應得到全部與會者， 特別是會議工作人員的遵守。任何人，不論他是什麼身份，若是對會議時間不加遵守，就 表明他不重視這次會議，而且不尊重其他的與會者。
因此，主持人在主持會議時，應該什麼時候開會，就要在什麼時候宣布開會；應該什麼時候 散會，就要在什麼時候宣布散會。沒有非常重要的特殊情況，主持人是不宜隨便拖延開會時 間的。嚴守會議的起止時間，是主持人必作的“例行公事”。
◎ 限製發言時間
不僅會議的起止時間要認真遵守，發言的具體時間也要有明確的限製。從一定意義上講，限 製發言時間是防止會議拖延時間的良方之一。
在一般情況下，在擬定會議議程時，即應對每位發言人的發言時間有所限定，並一律通知其 本人。主持人在主持會議時在這方麵要做的工作，一是在發言人發言之前最好再次關照一下 其限定的時間長度，二是可用技術性手段，例如時間一到，鈴響提示，在現場限製時間。
要強調的是，限製發言時間，不可手段粗暴，態度惡劣，不要當眾口頭打斷他人的發言，令 其難於下台。
◎ 留有休息時間
倘若會議舉行時間較長，一定應當在其間安排休息時間，以供與會者略事休息， 活動手腳，處理私事，或是“方便方便”。大體上，一次會議最好控製在3小時之內，並以2 小時左右為佳。在進行會間休息前，須明確休息時間的具體長度，以便與會者能夠準時返回 會場。