伯利恒鋼鐵公司的總裁查理斯?施瓦布曾經交給他的谘詢顧問一項棘手的任務：“怎樣才能更好地利用時間？請幫我找出一個最簡單的方法！隻要能辦好這件事情，報酬由你定！”
谘詢師給出了如下方案：“請你今天就寫下自己明天必須要做的六件最重要的事情，然後用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。明天早晨，你上班後的第一件事情就是把這張紙條拿出來，開始著手完成紙條上的第一項任務。不要看其他的，隻看第一項，直到這件事情徹底完成為止。然後用同樣的方法對待第二件事、第三件事……直到下班。即使一天之內你隻做完第一件事情，那也不要緊。因為，你做的始終是最重要的事情。請你每一天都這樣做，逐漸養成習慣。在你對這種方法的效果深信不疑之後，就可以給我寄支票了——你認為值多少就給我多少。”
幾個星期之後，施瓦布給這位谘詢師寄去了一張25,000美元的支票。
古希臘哲人蘇格拉底曾說：“我向來有興趣的是，看看市場上有多少我不需要的東西。”在你每天為各種事情忙得焦頭爛額的時候，有沒有想過，其中有多少件事你原本無須去做，或者可以交給別人去做？什麼都想要，事必躬親的結果是，那些對你真正重要的是事情，反而被埋沒忽略了。要知道，擁有並不等同於幸福，少，即是多。
既然每個人的時間和精力都是有限的，鎖定最重要的事情，明確做事的先後次序，能幫助我們化繁為簡。經濟學中有一個著名的“帕累托定律”，即20%的人占有80%的財富。這個經典理論在職場上也有著神奇的用途：
20%的客戶帶來80%的業績。
20%的工作產出80%的成果。
20%的談判時間得出80%的統一意見。
20%的人際關係促成80%的合作。
由此可以推導出，我們每天所投入的時間中，僅有20%能夠帶來80%的效益產出，剩下80%的時間都花在了雞毛蒜皮的小事和無關緊要的問題上，後者不能為我們的成功做出任何貢獻，卻平白占據了我們80%的時間和精力。類似這樣的“帕累托任務”包括：
別人期待我們做的事情。
我們可以委托卻沒有委托他人處理的事情。
機械重複的慣性工作。
很容易就能解決的問題。
實際耗費的時間與精力遠遠超出事前預期的工作。
與缺乏辦事能力、不值得信賴的合作夥伴共同負責的項目。
要避免浪費更多的時間，就要拒絕這樣的“帕累托任務”，找出對你來說“最重要的20%的事”，包括那些符合你自身強項的事，能夠使你身心愉悅的事，能夠為別人創造價值的事，將有限的時間盡可能多地投入其中，並持之以恒，這樣，你隻需要付出平日20%的精力，就能取得100%的成功。
從“帕累托定律”中可以提出的另一啟示是，要想把握生活的重心，必須確保我們正在做的事情是正確的。隻有專注於真正重要的事情，始終沿著正確的方向努力，所謂的日程、計劃才有意義。這是因為，做最重要的事往往意味著對高效率的追求，但現實生活中，我們經常會過於專注效率，而忽略了最初的目標，不知不覺偏離了正確的道路。就像那句繞口的名言“一個人可能做對了所有事，卻做錯了最重要的事”所說，朝著錯誤的方向奔跑而不自知，是最無謂的努力，以及對時間的最大浪費。
所謂“真正重要的事”，是對我們實現目標有所幫助的事。而“合理的先後次序”，是以目標為基準，從所有事情中選出那些重要的事，然後明確地安排好處理它們的先後順序。