這是所有的會前準備工作中最容易被忽略的環節。就是要在會前抽出一些時間對與會議主題相關的背景資料進行必要的研究，要弄清楚有關問題的來龍去脈以及影響工作進展的症結所在，要對有關的數據了然於胸。因為你無法保證會議討論的範圍不會超出你準備的內容，而作為會議的主辦部門的人員也應隨時應對與會人員特別是領導的詢問，如不能及時準確地回答這些問題，不僅會影響會議的進度和質量，也會給人留下工作能力不強或對所分管的工作心中無數的印象。
二、會議期間的組織工作
會議期間的組織工作至少應從會議召開前的半小時算起。
(1)再給參會人員提個醒。
如果參會人員不是很多，而會議內容又較為重要，且有主要領導出席的話，應提前給所有參會人員再打一次電話提醒。讀到這裏，你大概會有些不以為然了，反正通知已經發了，即使對方忘了開會的事情，責任也不在你，何必多此一舉呢?其實不然，作為會議的組織者，你有責任保證會議準時順利地進行，因此再次提醒也是必要的。如果對方真是因忙於其他工作而忘記了開會，經你的提醒後，對方自會心存感激。
另一方麵，如果在會議開始後，真的發生多人未能準時到場的情況，出席的領導難免會懷疑這些人遲到的原因到底是對方忘記了，還是會議主辦部門的通知有誤。最可怕的是在這種情況下領導大多隻是心存不滿而並不當麵責問，因而你根本無法找到辯白的機會，如此豈不是很冤枉嗎?
(2)帶齊相關的物品。
在你去會場之前應仔細檢查一下所帶物品是否齊全。一是與會議有關的各種資料和會議簽到表;二是已經下發的會議通知，因為上麵寫有會議的時間、地點、參加人等相關信息，會上很可能會用得著;三是所有參會人員的聯係電話，以備有人未到時催叫;四是記錄用的筆和本。其中筆最好帶兩支，一方麵防止因意外而影響記錄，另一方麵如果參會的人員中有人未帶筆時可以借其使用。如果你用的是鋼筆，則應提前灌足墨水。作為會議當然的記錄人，無論何種原因，會議中鋼筆沒墨水了總是很尷尬甚至是很要命的事情。當然，如果能帶個數碼錄音筆進入會場就更穩妥了。以上物品都收拾停當，就應該趕去會議室了。
(3)第一個進入會場。
作為會議的操辦人，你應比其他參會人更早進入會場，具體的說你至少要提前15分鍾到達會場。其主要原因是:一方麵，作為會議的組織人，你應趕在其他參會人到來之前對會議的有關細節再進行一次檢查，包括會議室的門是否已經打開，照明、音響、會標、空調以及會議用水等是否已經準備就緒。另一方麵，如果參會人員先於你到達會場，卻未發現任何要開會的跡象，則很可能對會議通知或自己的記憶產生懷疑而引起不必要的混亂。特別是當會議召開的時間與通知發出的時間間隔較長，或會議通知曾出現過變動(如曾變更過會議的時間或地點等)的情況下更是如此。
(4)做好會場的組織工作。
當參會人員陸續到達時，你的主要任務是簽到和發放會議材料，必要時還要安排或引導參會人員就座。簽到的主要作用一般有兩個:一是對於某些重要會議，其簽到表將作為會議資料的組成部分歸檔備查;二是作為人員到會情況的統計，對於大多數會議來說，後者的作用大於前者。因此，在簽到過程中應及時統計人員到達情況，對未按時到達的應及時催找，在會議開始前的幾分鍾應向主持人報告人員到會情況，以便主持人作出是否準時開會的決定。
(5)應對意外情況。
對於辦會人員來說，最令人頭痛的大概就是開會時間到了而參會人員卻不能到齊。打電話催人也就成了辦會人員的重要任務，但電話催找的最大問題是你無法確定對方是將開會的事情忘記了，還是正在趕來的路上，或是臨時有了什麼特殊情況。如果催促的電話打得早了，被找的人可能正在路上，明明可以在開會前趕到的，如今被你電話一催就如同真的遲到一般，難免會令對方心生不滿。如果真的等開會時間到了再打電話，則會直接影響到會議的正常召開，又會引起領導對你的不滿。因此說，最好的辦法還是如前麵所說的，在會議開始前半小時到一小時的時候，對所有參會人員再提醒一遍。這種情況下，即使真有人未能按時到達會場，你也可以明確地告訴主持會議的領導對方很快能到，讓主持人心中有數。
會議開始後，辦會人員的主要任務是做好會議記錄以及在必要時向會議提供相應的服務。會後的工作也不少，根據每個會議的內容和領導的具體要求不同，會議的收尾也不盡相同，但一般不外乎會議紀要的撰寫、會議資料的整理歸檔以及會議議定事項的督辦落實等幾個方麵。嚴格說來，這些工作已超出辦會範疇，在此不再詳述。
下次再聊，祝工作順利。