為了使現金日記賬的賬麵記錄完整與準確,使其與有關的賬目、款項相符,出納人員在收、付現金以後,要及時記賬,並且要按照一定的程序進行對賬。
對賬,就是對賬簿記錄的內容進行核對,使賬證、賬賬和賬實相符的過程。現金日記賬的賬證核對,主要是指現金日記賬的記錄與有關的收、付款憑證進行核對;其賬賬核對,則是指現金日記賬與現金總分類賬的期末餘額進行核對;其賬實核對,則是指現金日記賬的餘額與實際庫存數額的核對。
具體操作方法如下:
[1]現金日記賬與現金收付款憑證核對。收、付款憑證是登記現金日記賬的依據,賬目和憑證應該是完全一致的。但是,在記賬過程中,由於工作粗心等原因,往往會發生重記、漏記、記錯方向或記錯數字等情況。賬證核對要按照業務發生的先後順序一筆一筆地進行。檢查的項目主要是:核對憑證編號;複查記賬憑證與原始憑證,看兩者是否完全相符;查對賬證金額與方向的一致性;檢查如發現差錯,要立即按規定方法更正,確保賬證完全一致。
[2]現金日記賬與現金總分類賬的核對。現金日記賬是根據收、付款憑證逐筆登記的,現金總分類賬是根據收、付款憑證彙總登記的,記賬的依據是相同的,記錄的結果應該完全一致。但是,由於兩種賬簿是由不同人員分別記賬,而且總賬一般是彙總登記,在彙總和登記過程中,都有可能發生差錯;日記賬是一筆一筆地記錄的,記錄的次數很多,也難免發生差錯。因此,出納應定期出具“出納報告單”與總賬會計進行核對。平時要經常核對兩賬的餘額,每月終了結賬後,總分類賬各個科目的借方發生額、貸方發生額和餘額都已試算平衡,一定要將總分類賬中現金本月借方發生額、貸方發生額以及月末餘額分別同現金日記賬的本月收入(借方)合計數、本月支出(貸方)合計數和餘額相互核對,查看賬賬之間是否完全相符。如果不符,先應查出差錯出在哪一方,如果借方發生額出現差錯,應查找現金收款憑證、銀行存款付款憑證(提取現金業務)和現金收入一方的賬目;反之則應查找現金付款憑證和現金付出一方的賬目。找出錯誤後應立即按規定的方法加以更正,做到賬賬相符。
[3]現金日記賬與庫存現金的核對。出納人員在每天業務終了以後,應自行清查賬款是否相符。首先結出當天現金日記賬的賬麵餘額,再盤點庫存現金的實有數,看兩者是否完全相符。在實際工作中,凡是有當天來不及登記的現金收、付款憑證的,均應按“庫存現金實有數+未記賬的付款憑證金額-未記賬的收款憑證金額=現金日記賬賬存餘額”的公式進行核對。反複核對仍不相符的,即說明當日記賬或實際現金收、付有誤。在這種情況下,出納人員一方麵應向會計負責人報告,另一方麵應對當天辦理的收、付款業務逐筆回憶,爭取盡快找出差錯的原因。
盤點人(簽章)出納員(簽章)
在日常的會計核算中,發生差錯的現象時有發生。如果發現錯誤:一是要確認錯誤的金額;二是要確認錯在借方還是貸方;三是根據產生差錯的具體情況,分析可能產生差錯的原因,采取相應的查找方法,便於縮短查找差錯的時間,減少查賬工作量。
查找錯誤的方法有很多,現將常用的幾種方法介紹如下:
(1)順查法(亦稱正查法)。
順查法是按照賬務處理的順序,從原始憑證、賬簿、編製會計報表全部過程進行查找的一種方法。即首先檢查記賬憑證是否正確,然後將記賬憑證、原始憑證同有關賬簿記錄一筆一筆地進行核對,最後檢查有關賬戶的發生額和餘額。這種檢查方法,可以發現重記、漏記、錯記科目、錯記金額等。這種方法的優點是查的範圍大,不易遺漏;缺點是工作量大,需要的時間比較長。所以在實際工作中,一般是在采用其他方法查找不到錯誤的情況下采用這種方法。