圖5—5等待—搶修中的“活兒等人做”
在上述圖示中，可以借鑒豐田生產方式確定“浪費”的程度後，找出造成“浪費”的原因。
圖5—6過度加工—頻繁巡視高質量設備
確定“浪費”的原因後，商定改進目標從而可以完成KPI的定義。
持續的績效提升係統
前述以問題為導向的績效改進和改進型KPI的設計方法，主要針對問題比較零散、缺乏規律性、具有偶發性的情況，比較適用於支持部門。而對於典型業務部門和職能部門，其績效目標和問題往往具有規律性，因此可以采用多種管理理論、工具和方法，建立持續係統提升績效的體係(問題或改進方向)，確定KPI。所謂持續的績效提升係統，是指在一定的時間內，不改變KPI，通過不斷提高KPI的目標標準，達到持續係統提升績效的目的。
案例
某大型國有企業的檔案室管理存在一些問題：檔案不齊，往往不能及時提取檔案(經分析，問題出在不能及時歸檔)。由於檔案室比較偏僻，幾個管理人員比較悠閑。工作人員有一定背景，在沒出什麼大問題的情況下，公司出於各方麵考慮，一方麵不便於做得太絕，另一方麵檔案室畢竟是個次要的地方，領導們也沒有精力過問它的管理情況。現在，上級進行檔案管理升級，公司麵臨兩種選擇：一是加強內部管理並給以少量的必要投入，二是按照國家標準進行大的改造，配備專業人員。公司最終通過績效管理體係設立了一條持續係統提升的KPI以及辦公軟件係統的個別模塊調整，在幾乎沒有額外投入的情況下，出乎意料地達到了目的。
這條KPI很簡單：“平均提檔時間”。公司在績效管理項目組的協助下，首先(暗中)測定目前檔案室的平均提檔時間是37分鍾，給檔案室設定這項KPI(六個月內隻有這一項)每個月的目標是降低4分鍾。為了便於數據統計，以防考評中的“放水”，對原來可以自由選擇使用的辦公自動化係統中的“網絡申請提檔模塊”，現在規定為必須使用，並且對其進行了優化，在提交申請的同時，係統自動計時，交接檔案簽字時自動結束計時。這條KPI生效後，檔案室的管理迅速發生了質的變化，在指標的牽引下，幾個管理人員自發地加強了幾個方麵的工作，表現在：強化了檔案催交製度的執行，分部門落實催交責任製，對到期檔案主動實施催交；加強了檔案室的內部5S管理，具體包括清理檔案櫃、檔案袋，清掃衛生，完善標簽，優化查找和行走路線，完善標誌和檢索係統等。在半年時間裏，通過有限的投入(3個人的績效獎)，圓滿完成了檔案管理達標升級的任務，並且大家公認這個效果是穩定的、可持續的，是以往靠投入和運動式的達標升級所不能比擬的。
持續係統的績效提升體係可以大量應用在企業管理中，是企業卓越績效管理係統的主要工具。企業應針對不同的業務和職能模塊，不斷探索和積累，並與以問題為導向的績效改進體係相結合，所確立的指標要能夠做到“牽一發動全身”，通過一條指標帶動整個工作績效的持續提升。這樣就可以構建起績效管理的框架，建立有效的正向激勵機製，優化組織氛圍和管理者的習慣，使企業不斷改進和提升績效。