Excel作為電子表格軟件可廣泛應用於各種“表格”式數據管理的領域，如財務、行政、金融、經濟、統計和審計等眾多方麵。在介紹其他內容之前，本篇先向大家介紹Excel基本操作界麵，使大家更容易了解Excel的工作環境，便於今後在工作中應用。
第一章 Excel簡介
第一節 啟動Excel
Excel可用多種方法啟動，常用的方法有以下三種。
1．1．1單擊“開始”按鈕
最基本的方法是首先單擊電腦屏幕左下角的“開始”按鈕，從初始菜單中選擇“程序”項，再從打開的子菜單中選擇Microsoftoffice→Microsoft Excel，即可進入Excel的操作環境。
操作步驟：“開始”→“程序”→“Microsoftoffice→Microsoft Excel”，如：圖1-1-1所示。
圖1-1-1 啟動EXCEL示意圖一
1．1．2設置快捷方式
如果經常使用Excel，可在桌麵上設置Excel圖標，雙擊該圖標啟動。在桌麵上設置Excel圖標，可先單擊“開始”按鈕打開“程序”選項，進入“Windows資源管理器”。在資源管理器左側列表中依次選擇Program Files、Microsoft Office、Office三級文件夾，再在右側列表中選定Excel程序。然後，打開“文件”菜單，單擊“創建快捷方式”，並按住鼠標左鍵將Excel快捷方式圖標拖至桌麵合適的位置，Excel圖標即呈現在桌麵上。
操作步驟：“開機”→“桌麵”→“Microsoft Excel”，如圖1-1-2所示。
圖1-1-2 啟動EXCEL示意圖二
1．1．3用“Office快捷工具欄’啟動
當Office安裝完畢後重新啟動時，屏幕頂端將出現由一組圖標按鈕組成的“Office快捷工具欄”，單擊其中某一按鈕．即可進入該按鈕所代表的應用程序。用此方法可以相繼打開幾個應用程序，使之協同工作。例如先打開Excel，製成統計圖表後再打開Word窗口（不關閉Excel窗口），就可以利用剪貼板功能將Excel圖表複製到Word文檔中。如果屏幕未顯示Office快捷工具欄，可在資源管理器中依次選擇Program Files、Microsoft Office、Office文件夾，找到Msoffice程序，單擊該程序圖標，係統提示是否在啟動Windows時自動啟動Office快捷工具欄，按下“是”按鈕，該工具欄即可顯示出來。
操作步驟：“開機”→“桌麵快捷欄”→“Microsoft Excel”，如圖1-1-3所示；
圖1-1-3 啟動EXCEL示意圖三
第二節 Excel屏幕介紹
啟動Excel後可看到它的主界麵如下圖1-1-4所示。
圖1-1-4 EXCEL主界麵圖
Excel屏幕的劃分如圖1-1-5、圖1-1-6、圖1-1-7所示。
1．標題欄：標題欄的左邊有一個Excel圖標，單擊此圖標，可列出“恢複”、“最小化”、“關閉”等選項。在圖標後麵顯示出當前處理的文件名，如Microsoft Excel——Book1。標題欄的右端並列著3個按鈕，單擊左邊的按鈕可縮小窗口，單擊中間的按鈕可還原，單擊右邊按鈕可關閉Excel。
2．菜單欄：Excel的菜單欄包括文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數據、窗口和幫助9個選項。單擊任一選項均可彈出一個下拉菜單。每個下拉菜單中又列出若幹操作命令。執行每頁命令都能完成一項特定的操作。
3．工具欄：在工具欄中，Excel一般隻顯示“常用”工具欄和“格式”工具欄兩行。另外，需要指出的是工具欄可以根據自己的習慣定製。
“常用”工具欄從左向右順序排列著“新建”、“打開”、“保存”、“打印”、“保存”、“打印預覽”、“拚寫”、“剪切”、“複製”、“粘貼”、“格式刷”、“撤消”、“恢複”、“插入超級鏈接”、“Web工具欄”、“自動求和”、“粘貼函數”、“升序”、“降序”、“圖標向導”、“地圖”、“繪圖”、“顯示比例”、“Office助手”等9組23個工具按鈕和列表框。
“格式”工具欄從左向右順序排列著“字體”、“字號”、“加粗”、“傾斜”、“下劃線”、“左對齊”、“居中”、“右對齊”、“合並及居中”、“貨幣樣式”、“增加小數位數”、“減少小數位數”、“減少縮進量”“增加縮進量”、“邊框”、“填充色”、“字體顏色”等6組19個工具按鈕和列邊框。
4．公式欄：在單元格中輸入數據或公式後，將在這裏顯示輸入的內容。對於輸入數據或公式的編輯來說，在這裏進行相當方便。
5．列標題：從A到IV的256個字母。每個字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開始到Z，Z之後是AA，AB，AC，依此類推到AZ。AZ之後是BA，BB，BC，依此類推到BZ，最後一列是IV。單擊列標題可以選中整列。
6．活動單元格指示器“黑色邊框”的指示器代表當前活動的單元格，所謂活動，即當前被選中的單元格。
7．行標題：從1到65536的數字，每個數字代表工作表的一行。單擊行標題可選中整行的單元格。同時，由於有256列，則Excel工作表的單元格總數為256×65536＝16777216個，我們用列標題和行標題就可以確定一個單元格，如A4，代表第A列、第4行那個單元格，其餘依次類推。
8．任務窗格：這是2002版本開始出現的新特性，方便快速選擇相關的任務，例如新建工作薄、使用剪貼板等。
9．垂直滾動條：使用該滾動條可以垂直滾動工作表。
10．水平滾動條：使用該滾動條可以水平滾動工作表。
11．工作表標簽：每個標簽代表工作薄中不同的工作表，每個工作表的名稱都顯示在標簽上，選擇單擊標簽即可切換到相應工作表。一個工作薄可以包含任意數量的工作表。但是，為了方便管理，工作表數量最好不要太多。
圖1-1-5 EXCEL屏幕劃分示意圖一
圖1-1-6 EXCEL屏幕劃分示意圖二
圖1-1-7 EXCEL屏幕劃分示意圖三
圖1-1-8 EXCEL屏幕劃分示意圖四
第三節 Excel文件的基本操作
在Excel中，文件通常是指存放和處理數據的工作簿。一個工作簿可以包含多個工作表和圖表（默認值是3個，最多可達255個），工作表和圖表是直接記錄、計算和分析數據的對象。下麵分別講述建立新文件、打開已有文件、保存文件、打印文件和關閉文件的操作方法。
1．3．1新建文件和打開文件
建立新文件和打開已有文件有以下幾種方法。
1．啟動Excel後，窗口的空白操作區就是放置新文件的地方，可直接進入輸入操作，標題欄將自動為新文件命名Book1、Book2……
2．單擊“文件”菜單中的“新建”命令，或者單擊“常用”工具欄左起第1個按鈕，屏幕將彈出“新建”對話框，再單擊“常用”選項卡，從中選擇“工作薄”圖標，即可創建一個新的文件。如圖1-1-9所示。
圖1-1-9 創建新文件示意圖
3．單擊“文件”菜單中的“打開”命令（如圖1-1-10、1-1-11），或者單擊“常用”工具欄左起第2個按鈕，屏幕彈出“打開”對話框，在“查找範圍”框中選定要打開文件所在的驅動器或文件夾，再從中找到要打開的文件。然後，雙擊該文件名（或單擊該文件名，再單擊右側的“打開”按鈕），該文件即被打開。
圖1-1-10 打開文件示意圖一
圖1-1-11 打開文件示意圖二
4.在屏幕左下角單擊“開始”按鈕，從初始菜單中選擇“新建Office文檔”或“打開Office文檔”，可在啟動Excel的同時，創建一個新文件或打開已有的文件。
5.利用快捷鍵也可以新建或打開文件，新建文件用Ctrl+N鍵，打開文件用Ctrl+O鍵。
6.在“文件”菜單的下端列有最近使用過的文件清單，單擊其中要打開的文件，也能打開該文件。
1．3．2保存文件
文件編寫或修改後應及時存盤，以免丟失。保存文件的方法有以下幾種。
1．單擊“文件”菜單中的“保存”命令，或者單擊“常用”工具欄左起第三個按鈕。如果是已有的文件，電腦即自動將編輯修改的內容保存下來；如果是新建的文件，將會彈出“另存為”對話框，可在其“保存位置”框中指定保存文件的驅動器或文件夾，在“文件名”框中輸入文件名稱，在“保存類型”框中選擇“Microsoft Excel”文件（係統將自動擴展名.XLS），回車確認，完成操作。如圖1-1-12，圖1-1-13所示。
圖1-1-12 保存文件示意圖一
圖1-1-13 保存文件示意圖二
2．輸入快捷鍵Ctrl+S，按上述方法操作，也可以得到同樣的效果。
3．文件經修改後，如果想用不同的文件名保存，可從“文件”菜單中單擊“另存為”選項，在彈出的對話框中按上述方法選擇保存位置和保存類型，輸入新的文件名，即可保存為新版本，原有文件作為舊版本並存。如果想保存內容相同的副本，文件名可以不變，加擴展名“.BAK”即可。
1．3．3打印文件
進入“文件”菜單欄，選擇“打印”，即可打印當前的工作簿文件。打印之前，可以選擇“文件”菜單欄的“頁麵設置”和“打印預覽”選項，進行打印前的頁麵設置操作和打印效果的預先瀏覽。如：圖1-1-14、圖1-1-15、圖1-1-16所示。
圖1-1-14 打印文件示意圖一
圖1-1-15 打印文件示意圖二
圖1-1-16 打印文件示意圖三
1．3．4關閉文件
存盤完畢，單擊“文件”菜單中的“關閉選項”，即可關閉文件。如果忘記存盤，單擊“關閉”選項後，程序將提示用戶“是否保存對XXX（文件名）的修改”，可單擊“是”按鈕，即先存盤然後關閉文件。
第四節 Excel的幫助信息
Excel為用戶提供了大量的幫助信息，用戶可通過以下途徑獲得幫助。
1．4．1“Office助手”獲取幫助
“Office助手”具有跟蹤功能，當用戶在操作中遇到問題時，它會提出解決問題的方法。要打開“Office助手”，可在“幫助”菜單中選擇“Microsoft Excel幫助”；或者單擊“常用”工具欄的“？”按鈕；或者在鍵盤上按F1鍵，都會出現一個動畫形象“大眼夾”，同時出現一個黃色的對話框。在對話框中輸入要查詢的問題或關鍵詞然後按它下角的“搜索”按鈕，就會列出與查詢問題有關的幫助主題列表，用戶從中選擇需要幫助的主題，即能用到相應的幫助。例如，輸入“規劃求解”，對話框中就會彈出如下的幫助主題列表（有的Excel版本的對話框沒有輸入查詢問題的白色條框，但可單擊“查看幫助主題的完整列表”選項，從中找到所需要的幫助主題。）
1．4．2從“幫助主題”獲取幫助
在“Office助手”對話框的“選項”卡中清除“使用Office助手”複選框，使前麵的“√”消失，以後再打開“Microsoft Excel幫助”時，就會出現幫助窗口。幫助窗口分兩部分：左邊列出所有幫助主題的“目錄”；右邊提供選定主題的幫助信息。用戶可先找到與自己需要相關的主題目錄，然後雙擊該主題目錄，即可列出若幹子目錄。再雙擊某一子目錄又可列出若幹細目，最後雙擊待查詢的細目，即可獲得所需要的幫助信息。如果要將幫助信息打印下來以備隨時查閱，可選定需要打印的內容，然後單擊頂端的打印機圖標，從彈出的“打印主題”對話框中選擇“打印選定主題”，按下“確定”按鈕，即可在“打印”對話框中設定項目進行打印。
第五節 退出Excel
結束操作後要退出應用程序，有以下3種方法：
1.雙擊標題欄左端的Excel圖標；或者單擊該圖標，在彈出的菜單中選擇“關閉”項；或者用鼠標右鍵單擊標題欄的空白處，在彈出的快捷菜單中選擇“關閉”項，均可退出Excel。
2.單擊標題欄右端的關閉按鈕“X”，可退出Excel。
3.在“文件”菜單中單擊“退出”選項，可退出Excel。如果忘記存盤，係統會提示用戶先存盤然後退出。
4.還可以用快捷鍵Alt＋F4退出Excel。
第二章 製作Excel表格
在Office辦公集成軟件中，Excel、Word、Access都能製表，但它們各有不同的特點和不同的適用範圍。Excel主要適用於包含複雜計算、數據分析、數據檢索、排序和繪製統計圖等的表格。本章舉例簡要說明Excel的製表過程，然後再係統地講述Excel在各個領域中的製表功能。
第一節 工作簿、工作表和單元格
2．1．1工作簿和工作表
1.工作簿的概念：係統剛建立的工作簿隻有3個獨立的工作表組成，用戶可根據需要增加工作表和圖表數目，最多可達255張。工作簿中的各個工作表、圖表之間可以快速切換，同樣也可進行工作表的插入、刪除和更名。
2.工作表是由行和列組成的一個表格，啟動EXCEL時就打開一個空的工作簿和十幾張工作表。
3.工作薄中工作表的選取
工作表標簽區域中，不能全部顯示3張表標簽，在左邊有四個按鈕，其作用是：中間兩個按鈕每次隻向指定方向滾動一個表標簽；外麵兩個按鈕則直接滾動到工作簿的第一個或最後一個表標簽。
⑴單張工作表的選取
單擊表標簽可進行單張表的選取。如單擊未選取的表標簽，可以清除上述表的選取，並且此表被激活。
⑵一次選取幾張表
按Ctrl鍵單擊所要的表標簽，可同時選取幾張非相鄰的工作表。
2．1．2單元格、區域及選取
單元格由行和列命名，例如A3表示第一列第三行。
1．單元格的選取
用鼠標單擊某個單元格，即選中該單元格。選中的單元格是活動單元格，活動單元格周圍有邊框線，同時編輯欄名字框中也顯示活動單元格的名稱。對選中單元格可輸入數據或編輯它含有的數據。
2．區域的選取
區域是由一些相鄰的單元格組成。
選取區域會給數據的輸入、編輯等操作帶來方便。另外，作圖、計算等操作也需要進行對區域的選取操作。
（1）單個區域的選取
相鄰單元格的選取(區域的選取)
操作：選中第一個單元格，按住SHIFT鍵，選最後一個單元格；或單擊左上角單元格，拖曳至右下角單元格。
選整行：單擊行頭（如：１、２、３……）。
選整列：單擊列頭（如：Ａ、Ｂ、Ｃ……）。
（2）多個區域的選取
操作：單擊第一個單元格，按住CTRL鍵，再單擊所要選取的下一個單元格。
（3）清除區域選取
操作：單擊所選區域外空白處。如是選中整張表，則單擊表中任意位置。
3．三維區域的選定
三維區域的選定可以同時在幾張表中選定區域，這樣所選取的區域是三維的。
操作：先選定幾張表，再選所需的區域即可。一次選取幾張表的操作方法如下：按Shift鍵單擊所要的表標簽，可同時選取幾張相鄰的工作表；按Ctrl鍵單擊所要的表標簽，可同時選取幾張非相鄰的工作表。
第二節 數據輸入
2．2．1單元格的數據輸入
1.字符輸入(左對齊)
表格的表頭總是一些標題，這些標題是字符型的。在每個單元格中最多可輸入32000個字符。
操作：選取一個單元格，輸入漢字，回車。如內容長度超出單元格長度就擴展到它後麵的單元格中；如後麵單元格中有內容，則超出部分被截斷。
修改：在按回車前，用退格鍵或ESC鍵；在按回車後，重新輸入或激活編輯欄。
數字按照字符格式輸入：在數字前輸入等號和雙引號，如輸入123＝“123”，回車。單元格中出現123。這123是字符型，不能進行數學運算。
2.數字的輸入(右對齊)
與字符輸入相同，但是右對齊，若長度超出單元格長度就以科學計數法顯示，不會移到後麵單元格中去。無論顯示的數字位數有多少，Excel都將隻保留15位有效數字。如果數字長度超出了15位，Excel將多餘的數字位舍入為“0”
3.日期和時間的輸入
日期和時間的輸入既可以直接鍵入也可以通過函數來輸入。鍵盤輸入日期格式通常為：年/月／日；也可改為其他格式如：“月／日/年”等（通過函數選格式）。日期型數據之間可以相減得到天數，日期型數據與另一數值型數據相加得到另一日期型數據。
鍵盤輸入時間格式通常為“時：分：秒”。也可以指定其他格式（通過函數選格式）
2．2．2向區域輸入數據
在區域中輸入數據，能節省輸入時間。
1.向二維區域輸入數據
操作：選取區域，就可以在區域中一列一列地輸入數據。
次序是在區域的第一列從上至下輸入數據，再在區域的第二列從上至下輸入，直至區域的最後一列。
2.向三維區域輸入數據
操作：先選取工作表，再選定區域，最後在區域中輸入數據。
這樣在所選取的工作的表中相同區域中輸入的數據相同（可以在工作簿中的幾張表中輸入同樣數據）。
例：在SHEET1,SHEET2中輸入同樣內容的數據，其操作如下：
(1)選取SHEET1,SHEET2(CTRL+擊標簽)；
(2)選取SHEET1；
(3)在A2單元格中輸入CHINA ,回車；
(4)選取SHEET2，可見在SHEET2的A2單元格中也有CHINA；
(5)單擊未選中的標簽(如SHEET2)，清除其它表的選取。