（4）登記年檢。
單位每年應按規定參加社會保險登記年檢。年檢審核的主要內容包括：
[1]辦理社會保險登記、變更登記、以前年檢等情況。
[2]參加險種、參保人數及變更情況。
[3]申報繳費工資、繳納社會保險費情況。
[4]社保經（代）辦機構規定的其他內容。
年檢時，單位須填寫《北京市社會保險登記證年檢表》並攜帶以下相關資料：
[1]《登記證》。
[2]營業執照、批準成立證件或其他核準執業證件。
[3]組織機構統一代碼證書。
[4]職工工資名冊。
[5]社保經（代）辦機構規定的其他有關證件和資料。
到所屬社保經（代）辦機構進行社會保險登記年檢。未經年檢，證件自行失效。
社保經（代）辦機構審核通過的，在《登記證》上加蓋核驗印章。
（5）社會保險費的繳納。
[1]社會保險繳費基數采集。
社會保險繳費基數的采集。社保經（代）辦機構每年一季度向參保單位下發《繳費基數采集通知》及《北京市社會保險繳費基數采集表》（以下簡稱《繳費基數采集表》）或繳費基數采集軟件。單位依據繳費基數采集的要求如實將繳費人員本人的上年月平均工資填入《繳費基數采集表》或錄入采集軟件並打傭繳費基數采集表》，由繳費人員簽字確認。單位於每年3月31日前將《繳費基數采集表》和采集數據盤上報所屬社保經（代）辦機構。
社會保險繳費基數的生成。社保經（代）辦機構於每年4月1日按有關規定生成當年繳費人員的繳費基數，並於每年4月20日之前完成繳費基數的核對工作。
[2]繳費人員增減變動。
社保經（代）辦機構每月5～25日辦理繳費人員增加或減少的變動手續。
人員增加。單位新增參保人員時，應填寫《北京市社會保險參保人員增加表》（以下簡稱《參保人員增加表》），並附《北京市社會保險個人信息登記表》或社會保險個人繳費轉移證明及相關材料，社保經（代）辦機構負責辦理參保人員的增加手續。
人員減少。單位辦理參保人員減少時，應填寫《北京市社會保險參保人員減少表》，社保經（代）辦機構根據減少原因打傭北京市社會保險關係轉移證明》（以下簡稱《保險關係轉移證明》）、《北京市社會保險人員轉移情況表》、《北京市養老保險個人賬戶退休清算單》、《北京市社會保險一次性領取清算單》、《北京市退休人員養老保險個人賬戶清算單》，並負責辦理參保人員的減少手續。
[3]月報征繳。
繳費月報的生成。月報原則上實行自動生成方式。社保經（代）辦機構依據單位的人員增減變動情況進行相應業務處理後，於每月28日生成當月月報數據。對於連續全額欠繳社會保險費2個月以上的單位，要求其每月按時進行社會保險費月報申報，到期仍未申報的不予生成當月月報。
月報征收。每月1日前，參保單位必須將應繳社會保險費足額存到繳費專戶。2日社保經（代）辦機構根據生成的月報繳費數據通過繳費專戶進行扣繳。
社保經（代）辦機構業務人員對社會保險費未足額扣繳到位的單位進行催繳，並根據催繳情況重新確定單位當月的還款日期和收款方式，再次進行收繳。
單位由於特殊原因采用現金、支票等方式繳費的，每月28日前將本月應繳款項足額上繳到所屬社保經（代）辦機構。
[4]基金補繳。
辦理社會保險費補繳業務時，單位應填寫《北京市社會保險費補繳明細表》和《北京市社會保險費補繳彙總表》（以下簡稱《補繳彙總表》）一式兩份，並附補繳情況說明（其中需經勞動保障行政部門審批的養老保險補繳還需攜帶相關審批材料）。社保經（代）辦機構業務人員複核後，錄入計算機係統生成補繳彙總信息，與單位填報的《補繳彙總表》核對一致後，單位須以支票、現金方式到財務窗口辦理繳費。
社會保險經（代）辦機構待其補繳基金收繳到賬後對個人繳費信息進行記錄。
[5]欠費處理。
欠繳社會保險費的單位，辦理社會保險基金還款手續時應填報《北京市社會保險費欠繳單位還款表》一式兩份，經社保經（代）辦機構業務核對、錄入後，財務進行收款處理。
欠繳基金收款到位後，係統自動對個人繳費情況進行記錄。社保經（代）辦機構業務人員對欠繳社會保險費的單位進行催繳；對無法落實還欠的單位，交社會保險稽核部門催繳；對逾期仍不繳納社會保險費的單位，交至勞動和社會保障行政部門監察執法。
[6]繳費記錄。
繳費記錄。社保經（代）辦機構負責為參保單位和參保人員建立和保存繳費記錄，其中養老保險應當按規定記錄個人賬戶。
繳費核對。社保經（代）辦機構每年向參保人員提供一次上年《北京市社會保險個人繳費信息對賬單》。參保單位、參保人員可查詢繳費記錄。
單位應當每年初向本單位參保人員公布單位上年社會保險費繳納情況，接受職工監督。
7.住房公積金
7.1住房公積金概述
住房公積金，是指國家機關、國有企業、城鎮集體企業、外商投資企業、城鎮私營企業及其他城鎮企業、事業單位、民辦非企業單位、社會團體（以下統稱單位）及其在職職工繳存的長期住房儲金。
住房公積金製度實際上是一種住房保障製度，是住房分配貨幣化的一種形式。單位為職工繳存的住房公積金是職工工資的組成部分，單位為職工繳存住房公積金是單位的義務，享受住房公積金政策是職工的合法權利。一些單位不給職工建立住房公積金製度的做法侵犯了職工個人應享有的合法權利。
住房公積金是職工按規定存儲起來的專項用於住房消費支出的個人住房儲金，具有兩個特征：一是積累性，即住房公積金雖然是職工工資的組成部分，但不以現金形式發放，並且必須存入住房公積金管理中心在受委托銀行開設的專戶內，實行專戶管理。二是專用性。住房公積金實行專款專用，存儲期間隻能按規定用於購、建、大修自住住房，或交納房租。
單位不辦理住房公積金繳存登記或者不為本單位職工辦理住房公積金賬戶設立手續的，由住房公積金管理中心責令限期辦理；逾期不辦理的，處1萬元以上5萬元以下的罰款。
單位逾期不繳或者少繳住房公積金的，由住房公積金管理中心責令限期繳存；逾期仍不繳存的，可以申請人民法院強製執行。
下列情況下可以提取住房公積金：
（1）在購買、建造、翻建、大修具有所有權的自住住房時。
（2）在離休、退休或到達離休、退休年齡時。
（3）完全喪失勞動能力，並且與所在單位終止勞動關係時。
（4）戶口遷出本市或者出境定居時。
（5）非本市職工調離本市時。
（6）職工償還購房貸款本息時，可以提取住房公積金儲存餘額抵衝。
其中（2）、（3）、（4）、（5）情形，職工提取本人住房公積金應以銷戶形式全額提取，所提取的金額為職工私人所有。
另外，職工死亡或被宣告死亡時，職工的繼承人或受遺贈人可以提取死亡職工的住房公積金賬戶中的儲存餘額，也可轉入繼承人或受遺贈人的住房公積金個人賬戶繼續存儲。職工購買、建造自住住房或者翻建、大修自住住房時，提取本人住房公積金賬戶中存儲餘額尚不足的，其配偶可申請提取其本人住房公積金賬戶內的存儲餘額。
7.2住房公積金的繳納
（1）住房公積金的初始登記。
[1]單位初建住房公積金時，依“填表說明”，填寫一式兩份的“住房公積金登記表”和“住房公積金彙交清冊”報歸集部門，同時提供單位印鑒卡一式兩張完成初始登記。
[2]“住房公積金彙交清冊”的實際張數要與“住房公積金登記表”上附彙交清冊的張數一致。
[3]住房公積金的月交存額原則上每年核定一次。以後每年5月1日至31日，均要向歸集部門編報本單位下年度的“住房公積金登記表”和“住房公積金彙交清冊”。
[4]交存額核定後，在住房公積金年度內可變更一次，單位應重新填報“住房公積金彙交清冊”和“住房公積金登記表”，並在“住房公積金登記表”空白處注明新彙交額起始彙交月份。
[5]單位辦理登記手續應提供的材料：
黨政機關、事業單位或社會團體，需出具單位設立批準文件或法人證書副本原件及複印件；獨立核算企業需出具營業執照副本原件及複印件；國外、外地派出機構代表處或辦事處需出具當地工商行政管理部門核發的《注冊證書》副本及複印件。
國家質量技術監督部門頒發的組織機構代碼證副本原件及複印件。
法定代表人或負責人、單位經辦人的身份證複印件。
（2）住房公積金的彙交。
由單位向所屬管理部提交一式四聯、由單位套寫的“住房公積金彙交書”和根據彙交書開具的轉賬支票一張。
如果彙交當月發生因職工調入、調出、離退休、新增職工等情況引起彙交金額變動時，單位應同時提交一份“住房公積金彙交變更清冊”。
“彙交書”、“變更清冊”及據以填製的轉賬支票配套使用，“彙交書”金額與支票金額一致。
（3）住房公積金的補交。
由單位填寫一式四聯的“住房公積金補交書”和一式二份的“住房公積金補交清冊”，並開具轉賬支票到所屬管理部辦理。
（4）住房公積金的轉移和封存的辦理指南。
[1]住房公積金的轉移。
職工在新調入單位的歸集部門開立公積金賬戶，並提供開戶證明。
由調出單位根據職工住房公積金分戶賬的賬麵餘額，填製一式四聯“住房公積金轉移通知書”，送交歸集部門辦理轉移手續。
填製“住房公積金轉移通知書”應注意填寫完整以下內容：轉入、轉出單位的全稱，單位編號及所屬的歸集部門；調出職工的姓名，編號應與單位彙交清冊填寫的一致；轉移金額為該職工賬戶賬麵餘額；簽章（在歸集部門留的印鑒）。
[2]住房公積金的封存。
由職工所在單位在辦理彙交時填報的“住房公積金彙交變更清冊”即可辦理，恢複交存時也由單位通過填報“變更清冊”予以啟封。
（5）住房公積金的提取和銷戶的辦理指南。
[1]住房公積金的支取程序。
職工向所在單位提出申請，並提供相應材料（證明）。
由單位按規定審核同意後開具一式三聯套寫的“住房公積金支取申請書”，加蓋預留印鑒後到所屬管理辦理支取手續。
[2]住房公積金的銷戶。
職工向所在單位申請並提供相應材料。
由單位在當月彙交時填寫“住房公積金彙交變更清冊”相關欄目，先將賬戶封存後即可辦理銷戶支齲
其他
1.印章、印鑒的保管
2.支票、收據的保管
3.出納檔案管理
4.保險櫃的使用
5.真假鈔的鑒別
6.點鈔技術要領
7.出納工作交接
1.印章、印鑒的保管
1.1印章的保管
出納使用的各類印章（包括部門印章、公司印章、財務印章、合同印章等）都必須妥善保管，嚴格按照規定的用途使用，不得將印章隨意存放或帶出工作單位。印章的保管應做到以下幾點：
（1）所有印章必須指定專職人員保管，不經領導批準不得擅自委托他人代管。
（2）印章的保管必須安全可靠，所有印章都應放置於牢固的加鎖櫃內，以免發生意外。
（3）保管人員對所保管的印章應經常清潔，保持印章的清晰。
（4）印章發生損壞、損毀應及時上報主管上司，申請報廢重新製作。
各種印章的保管應與現金的管理相同，以防違法亂紀人員有機可乘，給國家和單位造成不必要的經濟損失。
1.2印章的使用
印章具有標誌、權威、憑證和法律作用。因此，使用印章是一項嚴肅的工作，為防止任何意外發生、保證公司利益必須嚴守以下製度：
（1）凡需加蓋各類印章，必須經有關領導批準，其權限應分級掌握，原則是使用哪一級的印章，由哪一級領導批準。
（2）一般部門印章、公司印章、合同印章的使用由綜合部經理負責，財務印章由財務部經理負責，蓋章前責任人需對用印的文件的內容、手續、格式及出示證明的用途等進行把關檢查，對不宜用印的，應對批準的領導說明情況，對不符合手續的要予以拒絕。審核時發現問題，要及時請示公司領導。
（3）凡申請使用印章，都應在《公司用印登記表》上進行詳細的登記，注明用章文件的內容、份數、經辦人和審批人。
（4）用印章要端正、清楚，要蓋在落款的日期上。
（5）除有存根的介紹信及合同等有據可查的文件外，凡重要文件用印的，綜合部均需保存一份原件備查，不能留原件的，應在加蓋印章後留存一份複印件備查。
（6）印章限定在辦公室範圍內使用，不得私自動用印章，不得擅自攜帶印章外出。如需攜帶印章外出，須經部門經理或主管領導批準，並填寫《印章領用單》，說明領用印章的用途事項和交回時間，並對印章的使用負全部責任。
1.3印鑒的保管
印鑒的保管應做到以下幾點：
（1）專人保管。各部門負責人或指定專人保管，法人代表印鑒、出納印鑒由財務部分別確定專人保管。如遇特殊情況交他人掌管，應有移交登記手續，以明確責任。
（2）印鑒存放。各級各類印鑒、章戳均存放在保險櫃內，蓋章使用不得離開辦公室。
（3）使用規定。不準擅自將印鑒帶出辦公場所，不準在與本公司無關的他人單位文件、資料上加蓋印鑒；公司法人印鑒需要啟用（除財務部門使用外），必須經公司法人代表本人同意後方可啟用；出納印鑒、負責人印鑒如需帶出辦公場地，均需經本部門負責人同意。不準開具蓋章的空白介紹信和蓋章的空白函件。
（4）印鑒的登記製度。公司及各部門都要建立用印登記製度，印鑒每加蓋一次，都必須按《用印登記表》逐項登記清楚。用印登記表統一由綜合部印發，用完後由部門妥善保管。
（5）應公司經營需要，內部印鑒需銷毀時，綜合部進行登記，由公司監事會監毀。
2.支票、收據的保管
2.1空白支票、收據的保管
（1）空白支票的保管。在銀行存款的額度內，開戶單位均可向開戶銀行領購支票，企業一般都保留一定數量的空白支票以備使用。支票是一種支付憑證，一旦填寫了有關內容，並加蓋在銀行留有印樣的圖章後，即可成為直接從銀行提取現金或其他單位進行結算的憑證。所以，在空白支票使用上必須加強管理，同時要采取必要措施，妥善保管，以免發生非法使用和盜用、遺失等情況，給國家和企業造成不必要的經濟損失。
存有空白支票的企業，必須明確指定專人妥善保管。要貫徹票、印分管的原則，空白支票和印章不得由一人負責保管。這樣，可以明確責任，形成製約機製，防止舞弊行為。
有關部門和人員領用支票一般必須填製專門的“支票領用單”，說明領用支票的用途、日期、金額，由經辦人員簽章，經有關領導批準。
支票由指定的出納員專人簽發。出納員根據經領導批準的“支票領用單”按照規定要求簽發支票，並在支票簽發登記簿上加以登記。
各單位不準攜帶蓋好印鑒的空白支票外出采購。如果采購金額事先難以確定，實際情況又需用空白轉賬支票結算時，經單位領導同意後，出納員可簽發具有下列內容的空白支票：定時（填寫好支票日期）、定點（填寫好收款單位）、定用途（填寫好支票用途）、定金額（在支票的右上角再加注“限額××元”字樣）。各單位簽發空白支票要設置“空白支票簽發登記簿”，實行空白支票領用銷號製度，以嚴格控製空白支票的簽發。“空白支票簽發登記簿”一般應包括以下內容：領用日期、支票號碼、領用人、用途、收款單位、限額、批準人、銷號。
領用人領用支票時要在登記簿“領用人”欄裏簽名或蓋章；領用人將支票的存根或未使用的支票交回時，應在登記簿“銷號”欄銷號並注明銷號日期。
（2）空白收據的保管。空白收據即未填製的收據。空白收據一經填製，並加蓋有關印鑒，即可成為辦理轉賬結算和現金支付的一種書麵證明，它直接關係到資金結算的準確、及時和安全，因此，必須按規定加以保管和使用。
空白收據一般應由主管會計人員保管。要建立“空白收據登記簿”，填寫領用日期、單位、起始號碼，並由領用人簽字，收據使用完後，要及時歸還、核銷。使用單位不得將收據帶出工作單位使用，不得轉借、贈送或買賣，不得弄虛作假、開具實物與票麵不相符的收據，更不能開具存根聯與其他聯不符的收據，作廢的收據要加蓋“作廢”章，各聯要連同存根一起保管，不得撕毀、丟失。
2.2辦理支票掛失
已經簽發的普通支票和現金支票，如因遺失、被盜等原因而喪失的，應立即向銀行申請掛失。
（1）出票人將已經簽發內容齊備的可以直接支取現金的支票遺失或被盜時，應當出具公函或有關證明，填寫兩聯掛失申請書（可以用進賬單代替），加蓋預留銀行的簽名式樣和印鑒，向開戶銀行申請掛失止付。銀行查明該支票確未支付，經收取一定的掛失手續費後受理掛失，在掛失人賬戶中用紅筆注明支票號碼及掛失的日期。
（2）收款人將收受的可以直接支取現金的支票遺失或被盜時，也應當出具公函或有關證明，填寫兩聯掛失止付申請書，經付款人簽章證明後，到收款人開戶銀行申請掛失止付。其他有關手續同上。同時，依據《票據法》第15條第3款規定：“失票人應當在通知掛失止付後3個月內，也可以在票據喪失後，依法向人民法院申請公示催告，或者向人民法院提起訴訟。”即可以背書轉讓的票據的持票人在票據被盜、遺失或滅失時，須以書麵形式向票據支付地（即付款地）的基層人民法院提出公示催告申請。在失票人向人民法院提交的申請書上，應寫明票據類別、票麵金額、出票人、付款人、背書人等票據主要內容，並說明票據喪失的情形，同時提出有關證據，以證明自己確屬喪失的票據的持票人，有權提出申請。
失票人在向付款人掛失止付之前，或失票人在申請公示催告以前，票據已經由付款人善意付款的，失票人不得再提出公示催告的申請，付款銀行也不再承擔付款的責任。由此給支票權利人造成的損失，應當由失票人自行負責。
按照規定，已經簽發的轉賬支票遺失或被盜等，由於這種支票可以直接持票購買商品，銀行不受理掛失，所以，失票人不能向銀行申請掛失止付。但可以請求收款人及其開戶銀行協助防範。如果喪失的支票超過有效期或者掛失之前已經由付款銀行支付票款的，由此所造成的一切損失，均應由失票人自行負責。
3.出納檔案管理
3.1出納歸檔資料的範圍
出納人員在辦理正常的資金收付業務的同時，還應當做好出納檔案的保管及相關工作；在離開出納崗位之前，應認真辦理相應的交接手續，圓滿地結束出納工作；單位為了加強對出納工作的管理，提高工作效率和質量，也應定期或不定期地對出納工作進行有效的考核。
《會計檔案管理辦法》第四條規定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理製度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。而出納檔案是會計檔案的重要組成部分，是記錄出納業務內容，明確相關經濟責任的書麵證明或其他資料，一旦遺失或因保管不善而毀壞，將給出納員本人和單位帶來嚴重的影響。因此，出納員是必須按規定對有關的會計資料進行妥善的保管，保證會計檔案記錄的真實性、完整性、連續性和準確性。
出納檔案歸檔的原則是“有用、真實、有效”，因此，出納員應先對會計資料進行整理。哪些能用，哪些不需用，都要按照有關的規定和本單位的管理要求對會計資料進行挑選整理，做到定期歸集、分類整理、按序排放。
（1）出納檔案的保管範圍。
出納檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，同時也包括相關的重要單據等，具體內容。
出納檔案的內容
會計憑證類
反映資金收付業務的原始單據、記賬憑證、彙總憑證及其他出納憑證。
會計賬簿類
現金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細賬、輔助賬簿及其他備查簿。
財務報告類
包括月度、季度、年度的出納報告、附注及文字說明、銀行存款對賬單及銀行存款餘額調節表，其他出納報告。
其他類
作為收付依據的合同、協議及其他文件；按規定應單獨存放保管的重要票證單據，如作廢的支票、發票存根聯及作廢發票、收據存根聯及作廢收據；出納盤點表和出納考核報告等。
檔案管理類
出納檔案移交清冊、出納檔案保管清冊、出納檔案銷毀清冊。
（2）出納檔案的整理程序。
出納人員對檔案進行整理時，一般分為分類、裝訂和成冊三個步驟。具體整理程序。
出納檔案的整理程序
分類
出納檔案應按經濟業務的性質和本單位的財務管理要求進行分類。一般應與本單位的會計分類相一致，兼顧檔案裝訂和使用的需要。在對檔案分類時，應當對一些無效或不需用的單據進行剔除裝訂。
由於原始單證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類後應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便於使用為宜；使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂並編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝防止散落；對於采用財務軟件記賬的單位，其打印出的紙質會計檔案必須裝訂編號；對於具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，並報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒內。
成冊
對於裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封麵或扉頁，用以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期、其計號數及頁數、經辦人員等詳細內容，並加蓋單位公章和經辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
（3）出納檔案的保管責任。
按照《會計檔案管理辦法》第六條的規定，出納檔案的保管責任。
出納檔案的保管責任
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
3.2出納歸檔資料的整理和保管
（1）出納檔案的保存要求。
出納檔案的保存是一個長期過程，為了保證檔案在保存期限內的安全和有效，各單位必須加強檔案的保管工作，出納檔案保管的具體要求。
出納檔案的保存要求
出納檔案保管要求
[1]檔案記錄必須真實、完整、準確、連續，不得擅自篡改、塗抹或歪曲檔案記錄。
[2]檔案整理、裝訂成冊按規定辦理，做到不易散失、便於查閱。
[3]檔案記錄必須按照規定的保存年限進行保管。
[4]檔案的使用、移交和銷毀必須按照嚴格的程序辦理。
[5]檔案不得外借、撕毀、遺失。
[6]檔案的存放地應當安全、防火、防盜、防潮、防蟲。
[7]檔案資料，應能積極地為本單位所利用。
（2）出納歸檔資料的保管期限。
各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久和定期兩類。年度會計報表和某些涉外的會計憑證、會計賬簿屬於永久保管，其他屬於定期保管。定期保管期限有3年、5年、10年、15年、25年五種。會計檔案中出納歸檔資料的保管期限應嚴格按照《會計檔案管理辦法》的有關規定執行。各種檔案資料的保管期限，從會計年度終了後的第1天算起。
（3）出納檔案的銷毀。
出納檔案在保存期滿後，對確無保留必要的資料，經本單位主要領導審查並報經上級主管部門批準後，方可辦理銷毀手續；保管期滿但未結算的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未定事項完結為止，單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀注冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。在銷毀檔案資料時，應由檔案部門和財務部門共同派人監銷，如有特殊要求的，應由本單位主要領導或上級主管部門派人監銷；監銷時監銷人應對檔案逐一清點核對，確認其確實無保留必要；銷毀後，監銷人員應在銷毀清冊上簽名蓋章並將銷毀情況報告本單位領導，其銷毀清冊由檔案部門另行保存。
3.3出納歸檔資料的移交與調閱
出納部門形成的歸檔資料，是會計檔案的重要組成部分，應由財務部門統一安排，按照歸檔的要求整理立卷或裝訂成冊。按《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了以後，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿以後，原則上應由財務會計部門編造成冊移交本單位的檔案部門保管”。會計年度終了以後再由財務會計部門保管一年，主要是因為新舊年度之間的許多會計業務是有關聯的，上年度的核算資料放在財務會計部門，方便財會人員查找。同樣基於這一考慮，在這一年內出納歸檔資料的保管一般仍應由出納部門負責。
出納保存的核算資料，應積極為本單位提供應用。原則上不得外借，如遇特殊需要，必須報經上級主管單位批準，並應登記、簽字，限期歸還，而且不得拆散原卷冊。
4.保險櫃的使用