幾個人走之後，許宏濤對張瑞說：“這裏什麼都沒有搞好，一切都得從頭開始，所以你會非常辛苦。我剛才說過了，你和小蒙就先住在這裏。另外，我剛才說這裏以後獨立核算，年終再把兩邊的賬目彙總一下。是想以後你辦什麼事都方便些。我的意思你明白的。”
張瑞說：“你的好意我明白，從內心來說，我感謝你對我的特殊照顧。一切啟動後，我會盡力做好每一件事，讓你少操心，但新品的開發，還得咱們商量。當然，我會拿出方案的。”
在張瑞的提議下，許宏濤安排小王建了一個QQ群，群主是小王，許宏濤、張瑞、徐廠長、王廠長、楊梅、柳中強，還有許宏濤臨時任命負責管理40多個縣全體業務員的劉明輝。這些群成員每天早上都在群裏發布工作動態。
小王被稱之為王主任，給他配了助手。他要求每個部門負責人建群，自己為群主，他和許宏濤為管理員，群成員為群主手下的所有工作人員。群成員每天報告自己的工作狀態和工作情況。這樣一來，許宏濤和辦公室王主任每天都能知道廠裏每個部門的情況。
許宏濤更多的是和各個部門的負責人打電話溝通交流。一個星期後，酒廠的職能部門職責設計圖出來了，當然，這個東西是王主任設計，許宏濤和張瑞交換過意見的。
第一個是辦公室，負責文件的起草發布、產品價格的公布等一係列業務。上對廠長負責，下對任何一個部門負責。負責人：王建。
第二個是產品開發部，設定產品開發方向，負責開發新產品。負責人：張瑞。
第三個是生產部，負責基酒生產、調配、灌裝等環節。負責人：徐昌明。
第四個是財務部，負責收支等一切與財務有關的事務。負責人：楊梅。
第五個是人力資源部，負責招聘人員。負責人：張瑞。
第六個是市場發展部，負責開拓市場、銷售。負責人：劉明輝。
第七個是團購部，負責所有代理商之外的銷售事宜。負責人：張瑞。
第八個是陝西銷售部，負責拓展陝西市場，負責人：柳中強。
第九個是質檢部，負責原料的購進、廢料的處理、產品質量的檢測。負責人：王宏興。
除這些部門外，許宏濤覺得還需要成立兩個部門：企業發展部，負責企業遠景規劃，市場拓展方向等。許宏濤覺得，目前情況下，這個部門的工作，他和張瑞商量著就搞定了。許宏濤和張瑞雖然沒有任何過份親昵的行為，甚至握手都很少，但他卻感到隻有和張瑞才能達到心靈相通。近兩年，他覺得和楊梅都沒有這種默契了。暫時屬於辦公室的廣告部主要是設計承印一些大型噴繪和門頭廣告，以及戶外的燈箱、酒店大廳安放的廣告實物等。
這些機構設計出來之後，許宏濤決定十多天之後的中秋節，在廠裏召開一次全體職工大會，他讓辦公室發出通知，名部門的所有人員都盡量參加。對許宏濤來說，這是第一次在這麼多的職工麵前正式亮相，他決心從這次會議後，讓企業走上正規的發展之路，而他，要謀劃更長遠的宏圖景願。
召開會議的日期馬上到了，許宏濤對各個環節進行了充分推敲，也進行了充分的準備。會議如期舉行，由於人員比較多，廠裏沒有能夠容納下這麼多人的會議室，許宏濤借用了鎮政府的會議室。
許宏濤及各部門負責人坐在主席台上，張瑞也帶著小蒙從市裏來了，這是她第一次和酒廠的員工們正式見麵。盡管領導層的許多人和她已經見過。第一次見麵，她優雅的風度、漂亮的外表，還是吸引了眾多員工的目光。
許宏濤主持會議，對各部門的設置和職責進行了宣布，並對負責人作了介紹。坐在主席台上的各部門負責人起立，向下麵的員工鞠躬打招呼，員工鼓掌表示祝賀。之後各部門負責人進行了表態發言。
介紹張瑞時，許宏濤講了張瑞的父親是酒廠的股東，是酒廠的主人之一。並對張瑞作了恰到好處的介紹。張瑞表態發言時，聲音甜美，語言得體，說自己是在商業環境中長大的，耳濡目染，喜歡這種具有挑戰性的工作，希望以後的工作中，得到各位的支持與幫助。她的講話，無疑是最完美和得體的，吸引了全場的目光，博得了長久的掌聲。
最後，許宏濤進行了總結講話，對各部門提出了要求。
會議後，全體員工去鎮上最大的香滿樓酒店聚餐，大家互相敬酒，氣氛特別熱鬧。之後，許宏濤安排願去的都去縣上新開的豪門KTV唱歌跳舞，他們要了最大的包廂，一直玩到淩晨一點多。
許宏濤第一次組織這樣的活動，他生怕出現什麼差錯，因而和員工碰杯時，雖然每杯都喝得很幹，但他叮囑之後，他的酒杯中倒得並不是很滿。他內心關注的是張瑞，雖然她帶著助手小蒙，但畢竟都是特別年輕的女子，對她們的安全，許宏濤得操心到底。