對出納賬簿等會計檔案的交接,除了將當年檔案移交外,如有以前年度尚未銷毀的會計檔案也應全部移交。對需移交的遺留問題,應寫出書麵材料,或在移交說明書上詳細說明。
320.出納交接的方法有哪些?
出納交接一般分三個階段進行:
(1)做好交接前的準備工作。
[1]移交人員交接前的準備工作。
將出納賬登記完畢,並在最後一筆餘額後加蓋名章。
出納賬與現金、銀行存款總賬核對相符,現金賬麵餘額與實際庫存現金核對一致,銀行存款賬麵餘額與銀行對賬單核對無誤。
在出納賬啟用表上填寫移交日期,並加蓋名章。
整理應移交的各種資料,對未了事項要寫出書麵說明。
編製“移交清冊”,填明移交的賬簿、憑證、現金、有價證券、支票簿、文件資料、印鑒和其他物品的具體名稱和數量。
“移交清冊”包括移交表和交接說明書兩部分。移交表有“庫存現金移交表”、“銀行存款移交表”、“有價證券、貴重物品移交表”、“核算資料移交表”、“物品移交表”。
因為有的單位可能在幾家銀行開戶,銀行存款也有定期存款和活期存款之分,因此,“銀行存款移交表”應根據開戶銀行、幣種、期限、賬麵數、實有數分別填列。
有價證券、貴重物品在單位裏歸出納保管,出納工作移交時在對其進行清理核對後,按名稱……購入日期、數量、金額等填入“有價證券、貴重物品移交表”。
“交接說明書”是把移交表中無法列入或尚未列入的內容作具體說明的文件。該說明書應包括:交接日期、交接雙方及監交人員的職務和姓名、移交清冊頁數、需要說明的問題和意見。
[2]接交人交接前的準備工作。
接交人員在交接前應做好接替準備,尤其是做好存款印鑒更換準備工作,便於接任後可以立即開始工作。
(2)出納工作交接。
《會計基礎工作規範》規定,會計人員辦理交接手續,必須由監交人員負責監交。一般會計人員交接,由單位會計機構負責人、會計主管人員負責監交;會計機構負責人、會計主管人員交接,由單位領導人負責監交,必要時可由上級主管部門派人會同監交。
出納工作交接一般在單位會計機構負責人、會計主管人員監督下進行。出納員的離職交接,必須在規定的期限內,向接交人員移交清楚。移交人員在辦理交接時應根據移交清冊內容逐項移交,移交時必須做到:交好工作、交好思想、交好作風、交好經驗;接交人員應認真按移交清冊當麵點收,接交時要做到:認真仔細、積極聽取移交人員的建議、虛心學習移交人員好的思想、作風和經驗。具體操作如下:
[1]現金、有價證券、貴重物品要根據會計賬簿有關記錄由移交人向接交人逐一點交,庫存現金、有價證券、貴重物品必須與會計賬簿記錄保持一致,如有不符,移交人員必須在限期內查清。
[2]銀行存款賬戶餘額要與銀行對賬單核對,在核對時如發現疑問,移交人和接交人應一起到開戶銀行當場複核核對,並編製銀行存款餘額調節表。
[3]在銀行存款賬戶餘額與銀行對賬單餘額核對相符的前提下,移交有關票據、票證及印章,同時由接交人更換預留在銀行的印鑒章。
[4]出納賬簿移交時,接交人應核對賬賬、賬實是否相符:即現金日記賬、銀行存款日記賬、有價證券明細賬與現金、銀行存款和有價證券總賬的賬賬相符;實行會計電算化的單位,應先將賬頁打印出來,裝訂成冊後,再進行交接。
[5]出納憑證、出納賬簿和其他會計核算資料必須完整無缺,如有短缺,必須查清原因,並在移交清冊中注明,由移交人員負責。
[6]工作計劃移交時,為了方便接交人開展工作,移交人應向接交人介紹工作計劃執行情況以及今後在執行過程中應注意的問題。
[7]移交人應將保險櫃密碼、鑰匙、辦公桌和辦公室鑰匙一一移交給接交人,接交人在接交完畢後,應立即更換保險櫃密碼及有關鎖具。
[8]接交人辦理接收後,應在出納賬簿啟用表上填寫接收時間,並簽名蓋章。
(3)交接結束。
交接結束後,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名或蓋章。“移交清冊”一般一式三份,其中交接雙方各持一份,另一份作為會計檔案在交接結束後歸檔保管。