習慣十五 快樂工作 3.養成高效工作習慣
為了高效工作，必須建立一個較佳的工作秩序。隻有這樣，才能減少忙亂，增加快樂，提高單位時間的功效。這樣做既有益於工作，也有利於健康。
為了提高工作效率，我們不妨從以下幾個方麵做起：
（1）讓條理化的工作節省你的時間和精力
美國管理學博士在其《有效的經營》一書中寫道：“我讚美徹底和有條理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，就可減少重複，開啟了更大和更佳工作任務之門。”
工作無序，沒有條理，必然浪費時間。試想，如果一個搞文字工作的手裏資料亂放，本來一天就能寫好的材料，找資料就找了半天，豈不費事?
西方“支配時間專家”運用電子計算機作了各種測定後，為人們支配時間提出了許多合理化建議，其中有一條就是“整齊就是效率”。他們比喻說：木工師傅的箱子裏，各種工具排列有序，不同長度的釘子分別擺放，使用起來隨手可得。每次收工時把工具放回固定的位置同把工具胡亂丟進箱子裏所費時間相差無幾，而效果卻大不一樣。
工作有條理，既是最容易的事情，也是最困難的事情。一位管理人員歎息說： “我最大的問題之一是不能把事情組織得有條有理。”我們經常看見一些青年學生的書包裏，甚至高級管理人員的公文包裏，簡直像一個廢物箱：啃了一半的麵包、掉了皮的雜誌、卷了角的書、幾塊遝糖、一疊廢紙，等等。
辦公桌麵是否整潔，是工作條理化的一個重要方麵。一位西方的老牌管理者在解釋辦公桌上的東西是如何堆積起來時說：“這是因為我們不想忘記所有的東西。我們把想記住的東西放到辦公桌上一堆資料的頂部，這樣就可以看到它們。”問題是東西堆得越來越高，當不能記起下麵放的是什麼東西時，就開始在資料堆裏尋找。這樣，時間就浪費到查找丟失的東西上。據統計，有95％以上的管理者都為辦公桌上堆滿東西而苦惱。
成功者使辦公桌整潔而不亂的辦法是：
① 把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理幹淨。你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。
② 在你準備好辦理其他事情之前，不要把與此無關的東西放到辦公桌上。這就意味著，所有的工作項目都應該在檔案中或抽屜裏占有一定的位置，並把有關的東西放到相應的位置上。
③ 要力戒由於幹擾或因你厭煩了手頭上的工作，而放下正在做的事情去幹其他不相幹的工作。一定要力求你在結束手頭這項工作之前，為它采取了所有應該采取的處理措施。
④按規則把已經處理完畢的東西放到適當的地方去。再核對一下剩下的重點工作，然後再去開始進行第二項最重要的工作。
從辦公桌上拿開目前不需要的書籍、文件後，可以按其重要性和先後順序，分為“應立即處理的”，如緊急信件和其他必須馬上處理、做決定的事，“暫時靠後處理的”，即大致看一下文件內容，按內容分類放入檔案夾中，在采取適當的行動之前，一直放在那裏；“以後處理的”，即不是當前的重要工作，還有待研究、需要進一步在時間等方麵作較充分安排的事項；“留作資料保存的”，包括上司的指示、決定以及有保留價值的資料、文件等等。根據自己所好“分類保存”，用完以後放回原處。手稿、資料、書籍等，什麼東西放在哪裏，都要有一定的“規矩”。每次用完，隨手放回原處。對與你有聯係的報紙、出版社、文藝界、科學界朋友的姓名、地址和電話號碼，也分門別類登記，可隨手查到。養成“有首尾”的好習慣，把資料手稿整理得井井有條，辦公桌就像“管理交通”一樣管得有條不紊，這樣就避免了混亂，時間就不會在找這找那中溜過去。
（2）把自己的工作任務清楚地寫出來
工作的有序控，體現在對時間的支配上，首先要有明確的目的性。很多時間管理權威都指出：如果能把自己的工作內容清楚地寫出來的話，便是很好地進行了自我管理，就會使工作條理化，因而使個人的能力獲得很大的提高。
隻有明確自己的工作是什麼，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷於雜亂的事務中。隻有明確辦事的目的，才能正確掂量個別工作之間的不同比重，弄清工作的主要目標在哪裏，防止眉毛胡子一把抓，既虛耗了時間，又辦不好事情。隻有明確自己的責任與權限範圍，才能擺脫自己的工作和下級的工作、同事的工作及上級的工作中的互相扯皮和打亂仗的現象。
填寫自己應幹工作的清單是使自己工作明確化的最簡單的方法之一。其方法是在一張紙上首先試著毫不遺漏地寫出你正在做的工作。凡是自己必須幹的工作，且不管它的重要性和順序怎樣，一項也不落地逐項排列起來，然後按這些工作的重要程度重新列表。重新列表時，要試問自己，“如果我隻能幹此表當中的一項工作，首先應該幹哪一件呢?”然後再問自己：“接著，我該幹什麼呢?”用這種方式一直問到最後就行了。這樣，自然就按著重要性的順序列出了自己的工作一覽表。其後，對你所要做的每一項工作，寫上該怎樣做，並根據以往的經驗，在每項工作上注上你認為是最合理最有效的辦法。