【實訓與練習】
一、案例分析題
鵬程公司的上級主管部門催報年度工作總結。為此，經理辦公室的丁秘書被指名負責起草公司年度工作總結。
丁秘書認為，工作總結不僅材料要有說服力，而且語言要生動感人。於是，他按照擬定的提綱開始專心寫作。當寫到黨員老王同誌兢兢業業工作、節約基建資金2萬多元時，何秘書的文學激情油然而生，便對老王的形象著力進行了描寫。為了使老王的事跡催人淚下，丁秘書又虛構出一段老王不銜私情處理侄兒的情節。同時還想當然地將節約資金2萬多元改為3萬多元。僅老王這一個典型人物，總計用了2400多字，占了總結全文的四分之一。
在審稿的那天，各個部門的領導一致認為工作總結要大改。請你分析一下丁秘書究竟錯在哪裏了？
二、實訓題
目的：了解文書處理的過程，掌握文書管理的方法。
任務：熟悉發文處理的工作程序。
具體任務：製發一份《天地公司關於與海防大學合作培訓員工的函》。
三、校對練習材料
按照文件校對要求，使用國家標準的校對符號對以下文件進行校對。
一、原文
第二十五條草擬公文應當做到：
（一）符合國家的法律、法規和方針、政策以及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，並加以說明。
（二）情況確定，觀點明確，條理清楚，文字簡練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
（三）人名、地點、數字、引文準確。引用公文應當先引用標題，後引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。
（四）結構層次序數，第一層是“一、”，第二層是“（一）”，第三層是“1”，第四層是“（1）”。
（五）必須使用國家規定計量單位。
（六）用詞用字準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，並注明簡稱。
二、校樣
第二十五條草擬公文應當做到：
（一）符合國家的法律、法規和政策、方針及有關定規。若提出新的政策規定，要切實可行，並加以說明：
（二）情況確定，觀點明確，條理清楚，文字精練，書寫公正，標點準確，篇幅力求簡短。
（三）人名、地點、數字、引文準確。引用公文應先引標題，後引發文字號。
日期應當寫具體的年、月、日。
（四）結構層次序數，第一層是“一”、第二層是“（一）”，第三層是“1、”，第四層是“（1）”。
（五）必須使用國家規定計量單位：
（六）用詞用字正確、規範。文件內使用的簡稱，一般應先後全稱，並注明簡稱。
任務4按照收文處理程序進行收文
【知識目標】
掌握文書處理的規範
掌握文書收文程序的含義及要求
【能力目標】
能夠按處理製度進行收文處理
【任務引入】
揚帆商貿公司收到揚帆集團的一份《關於各子公司財務負責人向集團總公司述職的通知》。作為揚帆商貿公司的秘書高山將按照收文處理程序進行收文。
【任務分析】
秘書高山要完成收文的任務，首先要了解關於文書處理的一些規範，並對文書收文程序的各個環節的要求有所掌握。
【相關知識】
收文處理是指對外單位發給本單位的所有文書進行收進處理的一係列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦和歸檔等環節。
收文處理流程
一、簽收
簽收就是單位文秘人員收到文件材料後，在對方的傳遞文書單或送文登記簿上簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。
送文登記簿
簽收的具體操作步驟如下：
（1）清點。
清點就是檢查、核對所收公文的件數是否與傳遞文書單或送文登記簿登記的件數相符。
（2）檢查。
檢查就是核對所收公文封套上注明的收文機關、收件人是否確與本機關相符，核對封套編號是否與傳遞文書單或送文登記簿的登記相符，檢查公文包裝是否有破損、開封等問題。如有錯誤，要及時退回，如有包裝破損、開封等現象要及時查明原因。
（3）簽字。
簽字就是經清點、檢查無誤後，在傳遞文書單或送文登記簿上簽署收件人姓名和收到日期。應該簽寫收件人的全名，並寫上收到的時間，普通件注上收到的年、月、日即可，急件則要注上收到的年、月、日、時、分，以備事後查考。簽字一定要清晰、工整。
二、登記
登記就是對收進的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便於對收文數量進行統計以及今後的查考利用。登記是文書工作中的一項重要環節和程序。
收文登記簿
1收文登記的方法
根據具體情況采用總登記或分類登記的方法。總登記適用於收文數量較少的單位，即把所有收到的文件按年度、按收文時間先後編流水號登記；分類登記適用於文件量多的單位，即對所有收到的文件先分類別，可以按文件的來源分，也可以按文件的內容分，然後在各類別內再編流水號登記。
2收文登記的具體要求
收文登記是一項十分繁瑣而細致的工作，在登記中，文書人員應認真負責，一絲不苟。要做到以下幾點：
（1）登記時不能漏項，能在登記時完成的項目，應當立即填上，需要後補的，應及時補上；
（2）在填寫收文號時不要空號、重號；
（3）登記項目不可任意刪減；
（4）書寫時，字跡要工整、規範，不得隨意塗抹，要用鋼筆和簽字筆；
（5）分清輕重緩急。如果收文較多，那麼先登記急件和重要件，一般件稍後處理。
三、審核
審核即在收到下級機關上報的需要辦理的公文時，由文書部門對公文的內容、行文規則、文種的使用等項進行的審查核對工作，看其是否規範。這一環節是針對下級來文所設置的，目的是把好上行文的質量關。
（1）是否應由本機關辦理；
（2）是否符合行文規則；
（3）內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；
（4）涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規範。
四、分送
分送也稱分發或分辦，是指文秘人員在文件登記後，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收文分送有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。
（1）已有明確業務分工的文件，根據本單位的主管工作範圍分送到有關的領導人和主管部門。
（2）來文單位答複本單位詢問的文件，如收到的批複、複函或情況報告、報表等，要按本單位原發文的承辦部門或主管人分送，即原來是哪個部門請示、詢問或要求下級報送的，複文就送哪個部門辦理。