企業文件管理製度
一、總則
第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特製訂本製度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
二、收文的管理
第四條公文的簽收
（1）凡來廠公啟文件（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
（2）對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
（1）兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
（2）本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
（1）凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
（2）一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯係後再分轉處理。
（3）為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦
（1）傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
（2）閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”“擬辦意見”兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
（3）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
（4）文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
（5）兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並征得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
（6）按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
三、發文的管理
第八條發文的規定
（1）全廠上報下發正式文件的權力分別集中在黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
（2）各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，並將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。
（3）對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其餘文件均由分管廠領導批準簽發。
第九條發文的範圍
1凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2黨委、廠部下發文件主要用於：
（1）公布全廠規章製度；
（2）轉發上級文件或根據上級文件精神製訂的工廠文件；
（3）公布工廠體製機構變動或幹部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發布有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3黨委、廠部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯係有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關製度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業務科室書麵或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。
5凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6各業務科室與外單位發生的一般業務聯係，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義發文。
四、發文程序與要求
第十條發文程序規定
（1）各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
（2）黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
（3）草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
（4）文稿擬就後，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
（5）兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神、有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
（6）經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
（7）對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新謄寫清楚；
（8）需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
（9）文稿審核會簽後，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；
（10）經領導批準簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印；
（11）文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
（12）文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。
五、文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同誌負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔範圍
1凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批複；