4檔案交接文據的填寫方法
41第一部分的填寫方法
411確認交接單位或個人的法定身份一欄應由交、接雙方分別填寫。
a單位名稱欄應填寫全稱或規範化通用簡稱。禁填曾用名稱。
b領導人欄應由單位現任的具有法人資格的領導人或由能承擔責任的單位內的部門負責人簽名。
c經辦人欄應由對檔案交接負有直接責任的人員簽名。
d移出和收進日期應當相同。
e上述各欄填寫完畢後，應加蓋單位印章。
f屬個人所有檔案的擁有者，應在移出單位欄內簽名。
412交接性質欄由交接雙方共同填寫。
413交接性質分為移交、寄存、征購或收購、捐贈四種。
a移交：機關、團體、企事業單位和其他組織與檔案館之間、檔案館與檔案館之間及本單位內部的檔案交接屬移交。
b寄存：集體所有和個人所有的檔案交檔案館（室）保管，保管期間其所有權仍歸移交者屬寄存。
c征購或收購：國家依法收買屬集體所有的和個人所有的檔案，交接後其檔案為國家所有。
d捐贈：無償向國家獻出集體所有的或個人所有的檔案，交接後其檔案為國家所有。
414檔案所屬年度欄應由檔案移出單位填寫。應據實填入所交各類檔案形成的最早和最晚時間。
42第二部分的填寫方法
421第二部分的各欄應由移出單位填寫，接收單位核實。
422檔案類別欄應按檔案的不同門類、不同載體及檔案與資料區分類別。一類一款順序填入。
423檔案的數量一般應以卷為計量單位。零散文件可用長度米為計量單位。聲像檔案可用張、盤為計量單位。
424檢索及參考工具種類欄應填入按規定隨檔案一同移交的有關材料。一般應隨檔案移交案卷目錄、資料目錄、全宗指南和著錄卡片等材料。
425檢索及參考工具的數量單位為冊（套）。
43第三部分的填寫方法
431移出說明欄應由移出單位填寫。
432移出說明欄應填入有關檔案交接或需要說明的事項。
a檔案有無損壞、蟲蛀鼠咬、紙張變質、字跡模糊等情況。
b檔案內容中有無涉及國家機密，在檔案被利用時需限製使用或禁止使用的範圍、內容。
c有無在檔案交接中產生的其他文件。
d其他需要說明的事項。
433接收意見欄應由收進單位填寫。
434接收意見欄應填入交接過程及驗收意見。
a交接過程中有無需要記錄的事項。
b由移出方填寫的各欄是否屬實。
c依據《檔案法》及檔案行政管理機關的有關規定，對所接檔案做出評價。
435第三部分各欄如書寫不下，可另紙書寫。附在本文據之後，並注明相應欄目。
附錄15
歸檔文件整理規則
（DA\\\/T22—2000）
1範圍
本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用於各級機關、團體和其他社會組織。
2定義
本標準采用下列定義。
21歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
22歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
23件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與複製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與複文可為一件。
3整理原則
遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯係，區分不同價值，便於保管和利用。
4質量要求
41歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予複製。
42整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5整理方法
51裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與複文作為一件時，複文在前，來文在後。
52分類
歸檔文件可以采用“年度—機構（問題）—保管期限”或“保管期限—年度—機構（問題）”等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
521按年度分類
將文件按其形成年度分類。
522按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
523按機構（問題）分類
將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）。
53排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
54編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項（見圖A1。圖中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
541全宗號：檔案館給立檔單位編製的代號。
542年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
543保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
544件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編製。室編件與的編製方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號按進館要求標注。
545機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規範化簡稱。
55編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編製歸檔文件目錄。
551歸檔文件應逐件編目。來文與複文作為一件時，隻對複文進行編目。歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目（見圖A2）。
5511件號：填寫室編件號。
5512責任者：製發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5513文號：文件的發文字號。
5514題名：文件標題。沒有標題或標題不規範的，可自擬標題，外加“〔〕”號。
5515日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5516頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁麵為一頁。
5517備注：注釋文件需說明的情況。
552歸檔文件目錄用紙幅麵尺寸采用國際標準A4型（長×寬：297mm×210mm）。
553歸檔文件目錄應裝訂成冊並編製封麵。歸檔文件目錄封麵可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。
56裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封麵、盒脊及備考表項目。
561檔案盒
5611檔案盒封麵應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。
5612檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編製。
5613檔案盒應采用無酸紙製作。
562備考表
備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
5621盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5622整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5623檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5624日期：歸檔文件整理完畢的日期。
（2003-10-10中華人民共和國檔案行業標準）
1範圍
本標準規定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。
本標準適用於各類檔案的著錄。對於某些內容和形式極其特殊的檔案，可遵照本標準製定細則。
本標準不包括以全宗和類別為對象的著錄，也不包括目錄組織的方法。
2引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
GB／T37921—1983文獻著錄總則；
GB／T7156—1987文獻保密等級代碼；
GB／T9704—1988國家機關公文格式；
GB／T15418—1994檔案分類標引規則；
GB／T3860—1995文獻敘詞標引規則；
DA／T1—1992檔案工作基本術語；
DA／T19—1999檔案主題標引規則。
3定義
本標準采用下列定義。
31著錄
在編製檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
32著錄項目
揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。包括題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注與提要項、排檢與編號項。
33條目
又稱款目，檔案著錄的結果，是反映文件或案卷內容和形式特征的著錄項目的組合。