3.1初識Word2010是辦公套裝軟件中的最重要的組成部分,用戶可以用它來撰寫項目報WordOffice告、合同、協議、法律文書、會議紀要、公文、傳單海報、商務報表等。
與舊版相比,在功能、易用性和兼容性能等方麵都有了明顯提升。
Word20103.1.1Word2010的啟動和退出的啟動1.Word2010的啟動的方法很多,下麵介紹幾種常用的方法:Word2010()從“開始”菜單啟動1
安裝後,安裝向導會自動在“開始”菜單中創建該應用程序的“程序Office2010組”———文件夾。執行“開始”“所有程序”“”MicrosoftOffice→→MicrosoftOffice→“”命令,即可啟動應用程序。
MicrosoftWord2010Word2010··39()通過雙擊文檔來啟動2Word打開“資源管理器”,雙擊某一文檔(文件後綴名為),即可自動啟動Word.docxWord,並打開該文檔。
2010Word()通過快捷菜單啟動3
單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“新建”“文檔”。
→MicrosoftWord()通過桌麵快捷圖標啟動4
如果桌麵上有的快捷圖標,可雙擊它啟動程序。
Word2010的退出2.Word2010的退出的方法主要有以下幾種:單擊標題欄最右側的關閉按鈕,可以關Word2010閉應用程序;單擊標題欄最左側的圖標,在打開的控製菜單選擇“關Word2010Word閉”選項即可退出應用程序;選擇“文件”菜單中的“關閉”菜單項;按“Word2010Alt+”組合鍵直接關閉程序;雙擊程序窗口標題欄最左側的圖標。
F4WordWord3.1.2Word2010的窗口界麵界麵構成1.
與等舊版軟件有很多差異。的界麵主要包括快Office2010Office2003Word2010速訪問工具欄、標題欄、功能區、文檔編輯區、狀態欄等,如圖所示。
3-1圖的界麵3-1Word2010()標題欄1
標題欄位於窗口最上方的位置,包含文檔的名稱、最大化、最小化和關閉按鈕。
()快速訪問工具欄2
快速訪問工具欄位於窗口左上角,在該工具欄裏放置了一些常用的命令,例如保存、撤銷。用戶可以根據需要自定義快速訪問工具欄。
··40()功能區3
功能區是位於窗口上方的長方形分組,用於放置常用的功能按鈕及下拉菜單等工具。功能區包含多個選項卡,單擊不同的選項卡即可顯示相應的工具集合。
()文檔編輯區4
文檔編輯區是窗口的主題部分,用於顯示文檔的內容供用戶進行編輯,它占據了界麵的絕大部分空間。
Word()任務窗格5
任務窗格是用於提供常用命令的窗口,用戶可以把它看成是一種特別的對話框,它可以拖到任何位置,甚至在窗口之上,用戶可以一邊使用這些命令,一邊處理文檔。
Word()狀態欄6
狀態欄位於窗口的底部,這裏可以顯示多項的狀態信息。在狀態欄上單擊20Word右鍵會顯示狀態的配置選項。
自定義功能區2.
自定義功能區功能,以滿足不同用戶的需要。下麵演示如何在“開始”選項卡Word中新增一個組,並把命令添加到其中。具體操作步驟如下:第一步,在功能區空白處單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“自定義功能區”選項,打開“選項”對話框,如圖所示。
Word3-2圖新建組3-2··41第二步,單擊“新建組”按鈕,創建一個新組。單擊“重命名”按鈕,在彈出的對話框中為新建組設置名稱。
第三步,從左側列表中選擇要添加的命令,然後單擊“添加”按鈕將其添加到右側的列表。
第四步,設置完畢後,單擊“確定”按鈕,在“開始”選項卡中就可以看到新添加的組及相應的命令了。
啟用\/禁用浮動工具欄3.
當用戶選擇文字時,在所選文字旁邊會顯示一個浮動工具欄。如果用戶不喜歡,可以禁用它,具體操作如下:單擊“文件”選項卡,單擊“選項”命令,打開“選項”對話框。在“選項”對WordWord話框中,取消勾選“選擇時顯示浮動工具欄”的複選框,如圖所示。
3-3圖取消顯示浮動工具欄3-3視圖模式4.
提供了種視圖模式:頁麵視圖、閱讀版式視圖、版式視圖、大綱視圖以及Word5Web草稿視圖。
()頁麵視圖1
頁麵視圖是常用的視圖模式,它可以顯示文檔的打印結果外觀,WordWord2010主要包括頁眉、頁腳、圖形對象、分欄設置、頁邊距等元素。在此模式下文檔的總體效果一目了然。
··42單擊“視圖”選項卡,在“文檔視圖”分組單擊“頁麵視圖”按鈕即可啟動頁麵視圖。也可以單擊窗口右下角的按鈕來打開頁麵視圖。
Word()閱讀版式視圖2
閱讀版式視圖以圖書的分欄樣式顯示文檔,它主要用來供用戶閱讀文Word2010檔,所以“文件”按鈕、功能區等窗口元素被隱藏起來。在該視圖模式中,用戶還可以通過單擊“工具”按鈕選擇各種閱讀工具。
()版式視圖3Web版式視圖就是以網頁的樣式顯示文檔,主要適用於發送電子郵件和WebWord2010創建網頁。
()大綱視圖4
大綱視圖主要用於整體文檔的設置和顯示層級結構,並可以方便地折疊Word2010和展開各種層級的文檔。大綱視圖廣泛用於長文檔的快速瀏覽和設置。
Word2010()草稿視圖5
草稿視圖隱藏了頁麵邊距、分欄、頁眉頁腳和圖片等元素,僅顯示標題和正文,是最節省計算機係統硬件資源的視圖方式。
3.2文檔的基本操作3.2.1新建空白文檔當用戶啟動應用程序後,係統將自動創建一個基於模板的空白Word2010Normal文檔,並在標題欄上顯示“文檔”字樣。用戶可以直接在該文檔中輸1-MicrosoftWord入並編輯內容。
如果用戶已經打開了一個或多個文檔,需要再創建一個新的文檔,可以采用以Word下方法新建文檔:第一種:單擊“文件”選項卡,選擇“新建”命令,再選擇“空白文檔”,如圖所示。
3-4單擊右側的“創建”,即可創建空白文檔。
第二種:用戶可以按“”組合鍵新建一個空白文檔。
Ctrl+N··43圖新建空白文檔3-43.2.2打開文檔打開已經保存的文檔,也就是將該文檔的內容調入內存,並在編輯窗口中顯示出來。
在中可以打開不同位置的文檔。例如,可打開本機硬盤上或與本機映射的網Word2010絡驅動器上的文檔。由於篇幅所限,下麵隻介紹如何打開本地電腦硬盤上的文檔。
直接打開已存在文檔的具體操作:啟動應用程序,單擊“文件”選項卡,選Word2010擇“打開”選項,這時將彈出“打開”對話框。在左側的列表框中選擇包含該文件的磁盤驅動器和文件夾,然後選中要打開的文檔,如圖所示。雙擊該文檔或者選中文檔圖標3-5後單擊“打開”按鈕,即可在中打開這個文檔。
Word2010圖打開文檔3-5··44用戶也可以按“”組合鍵進入“打開”對話框。
Ctrl+O3.2.3保存文檔在處理文檔的過程中,最重要的一步就是保存文檔。用戶應該養成及時保存文檔的好習慣。在中,保存文檔有以下幾種方法:Word2010手動保存文檔1.
手動保存文檔可分為保存新建文檔和保存已有文檔種方法。在新文檔中輸入一2
些內容後,可以按以下方法命名並保存新文檔:單擊“快速啟動工具欄”中的保存按鈕,彈出“另存為”對話框;要將文檔保存在某個磁盤的文件夾中,可以在對話框左側列表框中選擇磁盤,然後選擇相應的文件夾,單擊“打開”按鈕,進入該文件夾;用戶可以重新設置文件名,單擊“保存”,即可將文檔保存到該文件夾中。
如果是對已經保存過的文檔做了修改,可以按以下方法把修改後的文檔保存起來:單擊快速啟動工具欄中的保存按鈕;單擊“文件”選項卡中的“保存”命令;按“”組Ctrl+S合鍵。
另存文檔2.
執行了上述任意一種操作後,修改後的文檔內容都會被保存下來,但原文檔的內容就被覆蓋了。如果想保存修改後的文檔,又不想覆蓋原文檔的內容,可以把修改後的文檔當作一個副本保存,同時還可以另存為其他格式的文檔。為文檔保存一個副本,就是把文檔以另外一個名稱保存,而原來的文檔仍然以之前的名稱存在。
具體操作步驟為:選擇“文件”選項卡,選擇“另存為”選項,這時將彈出“另存為”對話框。從該對話框中選擇新文檔所在的文件夾,然後為該文檔輸入個新的文件名,還可以打開“保存類型”下拉列表框,從中選擇將文檔另存為其他格式。設置完畢後,單擊“保存”按鈕或按“”鍵,即可完成另存操作。這樣,就會把當前的文檔以另外EnterWord2010一個名稱保存,而原來的那個文檔仍然保存在原來的位置且沒有被修改。
自動保存文檔3.
除了上述的手動保存文檔功能外,還具有很重要的自動保存功能,即每Word2010隔一段時間會自動對文檔進行一次保存。這項功能可以有效地避免因停電、死機等意外事件而造成的文件丟失。
自動保存功能的保存時間間隔可以由用戶任意設置,其具體操作步驟為:選擇“文件”選項卡,選擇“選項”選項,這時將打開“選項”對話框,如圖所示。在左側Word3-6列表中選擇“保存”選項,在“保存文檔”選項區中選中“保存自動恢複信息時間間隔”複選框,並在其右側的文本框中輸入一個時間間隔(以“分鍾”為單位)。例如,在該數值框中輸入“”,即表示設置係統每隔分鍾自動保存一次文檔。選中“如果我沒保存就關1010閉,請保留上次自動保留的版本”複選框,可在沒有保存就關閉文檔的情況下讓電腦自動保留對文檔的編輯。設置完畢後單擊“確定”按鈕,保存設置並關閉對話框。
··45圖自動保存設置3-63.2.4關閉文檔當用戶在文檔中完成了所做的工作後,就可以將已經保存過的文檔直接關閉了。關閉文檔與關閉應用程序窗口一樣有多種方法,其中常用的方法有以下幾種:方法一:單擊當前文件標題欄右側的關閉按鈕。
方法二:單擊快速啟動工具欄中的控製圖標,在彈出的下拉菜單中選擇“關閉”選項。
方法三:按“”組合鍵。在打開多個文檔時,若要一次性關閉所有文檔,可以Alt+F4單擊“文件”選項卡中的“退出”按鈕。
關閉文檔或退出程序時,若文檔經Word修改後尚未保存過,將會自動彈出Word2010提示信息框提示用戶是否要保存此文檔,如圖3
所示。單擊“保存”按鈕,表示保存文檔;單-7圖提示是否保存擊“不保存”按鈕,表示不保存文檔;單擊“取消”3-7按鈕,表示取消關閉文檔的操作,返回正常的文檔編輯狀態。
··463.2.5保護文檔保護文檔的目的是拒絕他人隨意打開或修改文檔。如果與其他用戶共享文件或電腦,則需要設置文檔保護。用戶可通過以隻讀方式或副本方式打開文檔、為文檔設置密碼或通過“保護文檔”命令來對文檔進行保護。下麵將詳細介紹這幾種保護文檔的方法。
以隻讀方式或副本方式打開文檔1.
默認情況下,是以讀寫的方式打開文檔的,為了保護文檔不被修改,用戶還可Word以用隻讀方式或副本方式打開文檔。以隻讀方式打開文檔時,可以保護原文檔不被修改,即使用戶修改了文檔,也不允許以原來的名稱保存。以副本方式打開文檔,是Word指在原文檔所在的文件夾中創建並打開一個副本文檔,因此用戶必須對該文檔所在的文件夾具有讀寫權。對副本的任何修改都不會影響到原文檔,所以以副本方式打開,同樣可以起到保護原文檔的作用。
以隻讀或副本方式打開文檔的具體操作方法:啟動,選擇“文件”選項卡,Word2010選擇“打開”選項,這時將彈出“打開”對話框,單擊“打開”按鈕右側的下拉按鈕,彈出如圖所示的下拉菜單。從中選擇“以隻讀方式打開”選項,此時文檔會以隻讀的方式打3-8開;若想以副本方式打開,則在下拉菜單中選擇“以副本方式打開”選項即可。選擇“以隻讀方式打開”選項後,即可以隻讀方式打開文檔。此時可以看到標題欄中顯示文檔處於“隻讀”狀態,不能對其進行修改和編輯。
圖以隻讀或副本方式打開文檔3-8··47為文檔設置密碼2.
設置密碼,可以控製其他人對文檔的訪問,防止未經授權的人查閱和修改文檔。密碼分為打開文檔時的密碼和修改文檔時的密碼。
()設置密碼1
為文檔設置密碼的具體操作方法如下:打開需要設置密碼的文檔,選擇“文件”選項卡,選擇“另存為”選項,彈出“另存為”①
對話框。
單擊對話框左下角“工具”按鈕右側的下拉按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“常規②
選項”選項,彈出“常規選項”對話框。在“打開文件時的密碼”文本框中輸入密碼,密碼的形式以號顯示,如圖所示。在“修改文件時的密碼”文本框中輸入密碼,用於修改*3-9文檔時使用,單擊“確定”按鈕。
圖設置文檔密碼3-9彈出“確認密碼”對話框,在文本框中再次輸入打開文檔時的密碼,單擊“確定”按③
鈕。彈出“確認密碼”對話框,在文本框中再次輸入修改文檔時密碼,單擊“確定”按鈕。
如圖所示。
3-10圖“確認密碼”對話框3-10返回“另存為”對話框,不對文件名和文件類型做任何修改,直接單擊“保存”按鈕④
即可。
··48()刪除密碼2
如果不再需要為文檔設置密碼,可以將其刪除。具體操作方法:打開設有密碼的文檔,按上麵介紹的方法打開“常規選項”對話框,選中“打開文件時的密碼”以及“修改文件時的密碼”文本框中的內容,按“”鍵將其刪除,單擊“確定”按鈕。返回“另存為”對Delete話框,直接單擊“保存”按鈕。再次打開該文檔時,則不會再彈出要求輸入密碼的對話框。
3.3編輯文檔3.3.1選擇文本在中,常常要對文檔的某一部分進行編輯,如某個段落、某些句子等,這Word2010時就必須先選取要進行操作的部分,也就是告訴電腦要對哪些文字進行操作。被選取的文字以黑底白字的高亮形式顯示在屏幕上,這樣就很容易與未被選取的部分區分開來。
選取文本之後,用戶所做的任何操作都隻作用於選定的文本。
用鼠標選取是最基本、最常用的選取方式。通過鼠標操作,用戶可以根據自己的需要選取任意數量的文字。對於小段文字或整篇文檔,使用這種方法十分有效。如果選定的文檔內容比較多,可以將鼠標和滾動條結合使用。下麵將詳細介紹用鼠標選取文本的方法。
認識選定欄1.
選定欄是在文檔編輯窗口的左邊界和工作區左邊界之間的一個空白區域。當將鼠標指針移至選定欄時,鼠標指針會變成形狀。
選擇一行文本2.
將鼠標指針移至要選定一行文本的選定欄處,當鼠標指針呈形狀時,單擊即可選中這一行文本。
選擇段落文本3.
將鼠標指針移至段落左側的選定欄處,當指針呈形狀時,雙擊即可選中整段。
選擇整篇文檔4.
將鼠標指針移至選定欄處,連續單擊次,即可選擇整篇文檔。也可以按組合鍵3
“”。
Ctrl+A選擇連續文本5.
將光標定位到要選擇文本的起始處,在按住“”鍵的同時拖動滾動條,找到文本Shift結束位置,單擊該位置即可。
選擇不連續文本6.
如果要對文檔中不連續的文本進行編輯,首先需要選中不連續文本中要選擇的第一··49處文本,在按住“”鍵的同時拖動鼠標依次選中其他文本即可。
Ctrl選擇詞語7.
如果要選擇文本中的詞語,可以將光標插入到詞語後雙擊,即可將該詞語選中。使用這樣的操作比用鼠標拖動簡單靈活一些。
3.3.2複製\/移動文本移動文本1.
選中要移動的文本,然後按住鼠標左鍵,將文本拖動至合適的位置,再鬆開鼠標,即可將文本移至該位置。
另外,還可以通過“常用”工具欄中的“剪切”和“粘貼”按鈕來實現,具體操作步驟為:選中要移動的文本,單擊“開始”工具欄中的“剪切”按鈕,文本被剪切到係統設置的剪貼板中。在要放置剪切文本的目標位置單擊,確定光標位置。單擊“剪貼板”組中的“粘貼”按鈕,這時可以發現文本出現在目標位置。
執行移動文本的操作時,還可以通過按“”組合鍵來剪切文本,然後按“Ctrl+XCtrl+”組合鍵來粘貼文本。
V複製文本2.
在文檔窗口中選中要複製的文本,單擊“開始”選項卡下“剪貼板”組中的“複製”按鈕或按組合鍵“”。在要複製文本的目標位置單擊,確定光標位置。單擊“剪貼板”組Ctrl+C中的“粘貼”按鈕或按組合鍵“”,這時複製的文本即出現在目標位置。
Ctrl+V進行粘貼操作時,單擊下拉按鈕打開下拉菜單,可以選擇其他粘貼操作。
除了單擊工具按鈕外,還可以通過右鍵快捷菜單來執行“複製”操作。另外,還可以利用鼠標拖曳的方法來複製文本,該操作與用鼠標拖曳來移動文本相似,隻是需要同時按住“”鍵。
Ctrl3.3.3查找和替換文本查找1.
單擊“開始”選項卡,在“編輯”分組中單擊“查找”按鈕,默認在文檔窗口左邊的“導航”窗格出現一個“搜索”欄。輸入要查找的內容的關鍵字,隨後將列出文檔中包含Word該關鍵字的段落。單擊窗格中要查看的段落,將自動切換到相應的位置,而文檔正Word文中該關鍵字也將以黃色高亮顯示。查找文檔中“奧委會”的顯示界麵如圖所示。
3-11··50圖查找文檔內容3-11查找指定格式的文本2.
第一步,打開“開始”選項卡,在“編輯”分組單擊“查找”右側下拉按鈕,在其下拉菜單中選擇“高級查找”,如圖所示。
3-12圖高級查找3-12第二步,打開“查找和替換”對話框,如圖所示。在“查找內容”處輸入查找的3-13關鍵字。
第三步,單擊“更多”按鈕,接著單擊“格式”按鈕,在其菜單中選擇一種格式。
第四步,單擊“查找下一處”按鈕。
··51圖設置查找的格式3-13小提示:在查找的過程,可以使用通配符,“?”代表某個字符,“”代表多個字符。此*
外,在“查找和替換”對話框中需將“使用通配符”前的複選框選中。
替換功能3.
一般進行查找都是以修改為目的,因此在“查找和替換”對話框中單擊“替換”選項卡,在“替換為”文本框中輸入新的文字內容,單擊“替換”或“全部替換”按鈕。如將“奧委會”替換為“奧林匹克委員會”,如圖所示。
3-14圖替換文本3-143.3.4撤銷和恢複在編輯文檔的過程中經常會誤刪除某些文字,這時可以使用提供的撤銷Word2010和恢複功能來完成。撤銷操作就是將當前文檔恢複到上一步的操作狀態。
··52撤銷1.
如果要撤銷刪除操作,則單擊快速訪問工具欄中的按鈕,或按組合鍵“Ctrl+”,文檔即可恢複到刪除前的狀態。
Z連續單擊按鈕,可撤銷多步連續的操作。或單擊該按鈕右側的下拉按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇要撤銷的操作。
恢複2.
單擊快速工具欄中的恢複按鈕,或按組合鍵“”,可以恢複刪除文本的操Ctrl+Y作。連續單擊按鈕,可恢複多步連續的操作。執行恢複操作之後,恢複按鈕改為重複鍵入按鈕。
3.4格式化文檔3.4.1設置字符格式設置字符格式,必須遵循“先選定、後操作”的原則,即首先選擇需要更改格式的字符,然後再設置所需要的格式。
有關字體的格式設置都在“開始”選項卡的“字體”分組,如圖所示。
3-15圖字體3-15在“字體”分組中,單擊相應的按鈕,可以改變字體、字號、加粗、傾斜、下劃線、字體顏色、熒光筆顯示效果等。這些操作都是選定文本,再單擊相應的按鈕即可。
下麵再介紹較複雜的有關字符的格式設置。
Word2010設置字符間距1.
選擇“開始”選項卡,單擊“字體”分組的擴展按鈕,打開“字體”對話框,如圖所3-16示。選擇“高級”選項卡,在“間距”下拉列表框中可以選擇“加寬”或“緊縮”,並可在其後的磅值框中輸入要加寬或緊縮的磅值;在“位置”下拉列表框中可以選擇“提升”或“降低”,並可在其後的磅值框中輸入要提升或降低的磅值。設置完成後單擊“確定”按鈕。
··53圖“字體”對話框3-16帶圈的文字2.
單擊“字體”分組按鈕,在樣式列表中選擇一種樣式,如縮小文字(讓文字帶圈後保持原始大小)或增大圈號(讓文字保持原始大小)。在“圈號”列表中選擇一種圈的樣式,完成設置後單擊“確定”按鈕,如圖所示。
3-17圖帶圈的文字3-17··54為文字添加特效3.
提供有文本字體美化功能,可以為字體添加輪廓、陰影、映像、發光等特Word2010效。需要注意的是,此功能無法在兼容模式下使用,即無法在文檔中編輯倒映DOC字體。
選擇要設置的文本,單擊“開始”選項卡,在“字體”分組中單擊按鈕,在其下拉菜單中選擇需要的效果。例如,要添加陰影特效,則選擇“陰影”選項,並在其子菜單選擇陰影顏色。如圖所示。
3-18圖文本特效3-18為文字注音4.
在許多小學課本或少兒讀物中,經常需要為文本標注拚音,這時我們可以使用Word提供的“拚音指南”來完成此項工作。具體的操作如下:2010選擇要加注拚音的文本,然後單擊“字體”組中的“拚音指南”按鈕,打開“拚音指南”對話框,如圖所示。默認情況下,係統會自動為選中的文本添加拚音,我們隻3-19··55需要在“對齊方式”下拉列表框中選擇拚音針對文本的對齊方式,在“偏移量”編輯框中輸入拚音距文本的距離,在“字體”“字號”下拉列表中選擇拚音字體字號,然後單擊“確定”按鈕即可。
圖拚音指南3-193.4.2設置段落格式一篇好的文檔首先需要有一個好的段落格式。在中,段落是指一個或多Word2010個連續主題的句子。當將一個段落作為排版對象進行處理時,段落又可看成是兩個回車符之間的內容。在使用排版時,通過設置段落對齊方式、段落縮進和段落間Word2010距等格式,可以使整篇文檔條理清晰、錯落有致,同時又富有個性。
段落對齊方式1.
中提供的段落對齊方式主要包括左對齊、右對齊、居中對齊、兩端對齊和Word2010分散對齊種方式。其中,兩端對齊則是為了調整文字的水平間距,使其均勻分布在左5
右頁邊距之間,從而使兩側文字具有整齊的邊緣的一種對齊方式,而其他幾種對齊方式按字麵意思理解即可。在中文文檔中,左對齊方式與兩端對齊方式區別不明顯,隻有在英文文檔中,用戶才能很明顯地看出兩者的不同。
這些對齊方式都可以通過“開始”選項卡中的“段落”組進行設置,也可以使用快捷鍵來實現。各種對齊方式的工具按鈕圖標及其快捷鍵如下:左對齊:快捷鍵為“”。
?Ctrl+L右對齊:快捷鍵為“”。
?Ctrl+R居中對齊:快捷鍵為“”。
?Ctrl+E分散對齊:快捷鍵為“”。
?Ctrl+Shift+J兩端對齊:快捷鍵為“”。
?Ctrl+J··56設置段落對齊方式,除了可以在“開始”選項卡的“段落”組中進行,還可以打開“段落”對話框設置。
段落縮進2.
在文檔編輯操作中,經常需要讓某段落相對於別的段落縮進一些,以顯示不同的層次。在中文文檔中,通常都習慣在每一段的首行縮進個字符,這些設置都需要用到段2
落縮進設置。段落的縮進是指段落兩側與頁邊的距離,設置段落縮進可以使文檔中的段落更加整齊,使文檔條理更加清晰,層次更加分明,方便讀者閱讀。
段落縮進包括以下幾種類型:左右縮進:整個段落中所有行的左、右縮進。左縮進和右縮進結合使用可產生嵌?
套段落,通常用於引用的文字。
首行縮進:將一個段落的首行向右縮進,使該段落區別於前麵的段落。
?
懸掛縮進:將整個段落中除了首行外所有行的左邊界向右縮進。
?
設置段落縮進方式,除了可以在“開始”選項卡的“段落”組中進行,還可以打開“段落”對話框設置。
段間距和行間距3.
段間距指的是兩個相鄰段落之間的距離,而行間距指的是段落中行與行之間的距離。段間距決定段落前後空白距離的大小,按“”鍵另起一段時,光標會Enter跨過段間距直接到下一段的位置。用戶可以為每個段落更改間距設置。行間距決定段落中各行文本間的垂直距離,在中,其默認值是單倍行距。
Word2010在編輯文檔的實際應用中,需要改變段落之間的間距,有時甚至需要改變整個文檔的行間距,為此提供了Word2010精確的設置方法。
選中需要設置段落間距的文本,單擊“段落”組右下角的擴展按鈕,彈出“段落”對話框。在“間距”選項區中設置“段前”“段後”的值,單擊“行距”下拉按鈕選擇所需的選項,單擊“確定”按鈕即可。如圖3
所示。圖段落間距設置-203-20設置行間距時,可以“行”為單位,也可以“磅值”為單位。
··573.4.3設置首字下沉將光標移動到需要設置首字下沉的段落前,單擊“插入”選項卡下“文本”組中的“首字下沉”按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“下沉”選項。
若想詳細設置下沉格式,則需要在“首字下沉”對話框中完成。單擊“首字下沉”按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“首字下沉選項”選項,彈出“首字下沉”對話框,如圖3-21所示。選擇“下沉”選項,在“字體”下拉列表框中選擇字體樣式,在“下沉行數”文本框中輸入或選擇首字下沉的行數,單擊“確定”按鈕。
圖首字下沉3-213.4.4添加邊框和底紋為了突出顯示某個段落,美化文檔,可以給文本、圖形、段落、表格、藝術字的四周或某一側加上邊框和底紋進行修飾。
添加灰色底紋1.
選擇要設置的文本,單擊“開始”選項卡,在“字體”分組中單擊按鈕,即可為所選的文字設置灰色的底紋。
自定義底紋2.
如果要設置自己喜歡的底紋,其操作步驟如下:第一步,選擇要設置的文本,單擊“開始”選項卡,在“段落”分組中單擊按鈕右側的小三角按鈕,在其下拉菜單中選擇“邊框和底紋”選項。
第二步,單擊“底紋”選項卡,在“填充”下拉菜單中選擇底紋的顏色。
第三步,在“圖案”選項卡,可以選擇填充的樣式和填充樣式的顏色,如圖3-22所示。
··58第四步,選擇應用於“文字”或“段落”,單擊“確定”按鈕。
圖添加底紋3-22添加邊框3.
為選定的文本或段落設置邊框,可使文檔版麵更加美觀,有兩種方法,操作步驟如下:第一種方法步驟:選擇要設置的文本,單擊“開始”選項卡,在“段落”單擊按鈕右側的小三角按鈕,在其下拉菜單中選擇符合自己需要的邊框樣式。
第二種方法步驟:如果沒有滿意的邊框,可以單擊“邊框和底紋”選項,打開“邊框和底紋”對話框。單擊“邊框”選項卡,在“設置”選項中單擊一種邊框,再選定樣式、顏色、寬度、應用範圍等,如圖所示。單擊“確定”按鈕。
3-23··59圖添加邊框3-23為頁麵添加邊框4.
在整個頁麵周圍添加邊框,可以使頁麵外觀更加生動,具體操作步驟如下:第一步,在“邊框和底紋”對話框中,單擊“頁麵邊框”選項卡。
第二步,在“設置”選項中單擊一種邊框,再選定樣式、顏色、寬度、應用範圍等,如圖3
所示。單擊“確定”按鈕。
-24圖添加頁麵邊框3-243.4.5添加項目符號和編號在編排論文、報告等特別長的文檔時,需要將正文劃分成幾個不同的章節、段落或項目,如果借助於項目符號和編號,可使文檔自動排序係統化、條理化,使讀者理更容易抓住要點。
選擇默認的項目符號1.
選擇要設置的多個段落,單擊“段落”分組中的按鈕,或單擊鼠標右鍵,選擇“項目符號”選項,然後在其子菜單中選擇一種符號即可。
自定義項目符號2.
如果對提供的這些項目符號的類型、對齊方式、字體等不滿意,可以在“項目符Word號”的子菜單中選擇“定義新項目符號”選項,然後在打開的對話框中自定義其他符號,如圖所示。
3-25··60圖自定義項目符號3-25小提示:在“定義新項目符號”對話框中,單擊“符號”按鈕,可在打開的對話框選擇其他符號類型;單擊“圖片”按鈕,可在打開的對話框中導入磁盤中的圖片作為符號。
設置編號及自定義編號3.
編輯文檔時,對於具有一定條理關係的內容,通常都會加下編號,例如、、……讓123文檔看起來更加清晰、明朗。
選擇要進行編號的段落,單擊“段落”分組中的按鈕,或單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“編號”選項,然後在其子菜單中選擇編號格式,如圖所示。
3-26圖自定義編號3-26小提示:如果想讓新設置的編號從某個值開始,可以在新列出的編號上單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“設置編號值”選項,打開“起始編號”對話框後,選擇“開始新列表”單選按鈕,然後在“值設置為”文本框中輸入當前列表中想要顯示的第一編號的··61值,單擊“確定”按鈕。
3.4.6分欄排版的分欄技術可以實現報紙雜誌的分欄排版效果,但必須在頁麵視圖和打印預Word覽窗口才能看到實際的分欄效果。
建立分欄1.
建立分欄的具體操作如下:第一步,選中要分欄的段落,單擊“頁麵布局”選項卡,在“頁麵設置”分組中,單擊“分欄”下麵的小三角按鈕,在其下拉菜單中選擇某種分欄方式。也可以單擊“更多分欄”,打開“分欄”對話框,如圖所示。
3-27圖設置分欄3-27第二步,選擇欄數。在欄數超過欄時,可在“欄數”框中輸入要分的欄數;選中“分3
隔線”複選框,即可在各欄間加分隔線;如果要建立不同的欄寬,應該先取消選中“欄寬相等”複選框,再在“寬度和間距”框內分別設置欄的寬度和欄間距,單擊“確定”。
小提示:在設置分欄時,如果所選的段落裏有首字下沉設置,應該選擇除首字以外的區域;或者在進行設置時,先進行分欄的操作,然後再做首字下沉。如果要進行分欄的段落是文檔的最後一段,那麼在選中段落時不要選中該段的段落符。分欄隻適合文檔中的正文,不能對頁眉、頁腳、批注或文本框進行分欄。
如果要取消分欄,隻需將插入點定位在要取消分欄的節中,打開“分欄”對話框,選擇“一欄”即可。
··623.5插圖處理在編輯文檔時,因為排版的需要,經常要向文檔中插入一些圖片,這樣不僅可以美化版麵,還可以更好地表達文檔中的內容,做到圖文並茂。在文檔中插入圖片,常用的方法是插入電腦中的圖片或從自帶的剪輯管理器中插入剪貼畫。
Word3.5.1插入圖片用戶可以直接將保存在電腦中的圖片插入到文檔中,也可以插入從掃描儀或Word其他圖形軟件獲取的圖片。
插入圖片1.
將光標移動到要插入圖片的位置,選擇“插入”選項卡,單擊“插圖”組中的“圖片”按鈕,彈出“插入圖片”對話框。找到需要插入的圖片,單擊“插入”按鈕即可。
編輯圖片2.
()調整圖片大小1
圖片插入後,可以對其大小進行調整。將鼠標指針移動到圖片的對角控製點,按住鼠標左鍵並拖動,即可調整其大小。
若要精確調整大小,則選擇“圖片工具”下的“格式”選項卡,在“大小”組中調整數值框中的數值。
()設置圖片位置2
單擊“格式”選項卡下“排列”組中的“位置”下拉按鈕,在彈出的下拉麵板中選擇所需設置的位置及文字環繞方式。
用戶也可以直接按住鼠標左鍵將圖片拖動到合適的位置。
()設置文字環繞3
單擊“格式”選項卡下“排列”組中的“自動換行”下拉按鈕,在彈出的下拉列表中選擇所需設置的文字環繞方式。
()設置圖片樣式4
選中圖片,單擊“格式”選項卡下“圖片樣式”組右下角的擴展按鈕,在展開的下拉麵板中選擇要設置的圖片樣式,如圖所示。
3-28··63圖設置圖片樣式3-283.5.2插入剪貼畫附帶了豐富Word2010多彩的剪貼圖庫,用戶可以直接將其中的剪貼畫插入到文檔中。用戶還可以設置剪貼畫的效果,其方法與設置圖片效果方法相同。
將光標定位到插入剪貼畫的位置,選擇“插入”選項卡,單擊“插圖”組中的“剪貼畫”按鈕,彈出“剪貼畫”窗格。在“搜索文字”文本框中輸入要搜索的圖片關鍵字,單擊“搜索”按鈕,如圖3-29所示。選中“包括Office.
內容”的複選框,可以搜com索網站上提供的剪貼畫。搜索完畢後顯示出符合條件的剪貼畫,單擊需要插入的剪圖插入剪貼畫3-29貼畫即可將剪貼畫插入到文檔中。
··643.5.3插入藝術字藝術字是一種具有特殊效果的文字,與普通文字不同,藝術字其實是一種圖形對象。
使用中的“插入藝術字”功能,可以在文檔中插入一些具有藝術效果的Word2010Word裝飾性文字,如帶陰影的、扭曲的、旋轉的和拉伸的文字,使文檔內容更豐富多彩,達到吸引讀者的目的。
插入藝術字1.
用戶可以插入輸入的藝術字,也可以直接更改已有的文字為藝術字。相比以前的版本,中有很大程度的改進,藝術字樣式更加靈活。在以前版本的中,插Word2010Word入藝術字後係統會將藝術字作為圖片來看待,中藝術字將作為文本框插入,Word2010用戶可以任意編輯文字。
選擇“插入”選項卡,單擊“文本”組中的“藝術字”按鈕,在展開的下拉麵板中選擇需要的藝術字樣式,如圖所示。再輸入需要設置藝術字的文字即可插入藝術字。
3-30圖插入藝術字3-30編輯藝術字2.
如果對插入的藝術字效果不滿意,用戶還可以繼續設置藝術字的形狀和陰影等效果。
··65()更改藝術字形狀1
選中藝術字,選擇“格式”選項卡,在“藝術字樣式”組中單擊“快速樣式”按鈕,在展開的下拉麵板中重新選擇需要的樣式即可。
()更改文本填充顏色2
在應用了預設的樣式後,用戶還可以單擊“文本填充”按鈕,在展開的下拉麵板中重新選擇文字的顏色。
()設置輪廓顏色3
單擊“文本輪廓”按鈕,在展開的下拉麵板中選擇文字外邊輪廓的顏色。
()設置文字效果4
單擊“文字效果”按鈕,彈出下拉菜單,用戶可以設置文字的“陰影”“發光”等多種效果。
3.5.4插入形狀在處理文檔的實際工作中,用戶常常需要在文檔中繪製一些直線或箭頭來分隔區域、指示位置。利用“插入”選項卡下“插圖”組中的“形狀”工具,用戶可輕鬆、Word2010快速地繪製出各種外觀專業、效果生動的圖形。對繪製出來的圖形可以重新調整其大小,進行旋轉、翻轉、添加顏色等修改,還可以將繪製的圖形與其他圖形組合,製作出更複雜的圖形。
繪製形狀1.
單擊“插入”選項卡下“插圖”組中的“形狀”下拉按鈕,將彈出如圖所示的“形3-31狀”下拉麵板,從中選擇需要繪製的圖形選項。當鼠標指針呈“十”字形狀時,在需要插入形狀的位置拖動鼠標繪製。繪製的形狀將應用係統預設的形狀樣式,包括填充色、邊框線條粗細和顏色等。
編輯形狀2.
()設置填充色1
選中要設置填充色的形狀,單擊“格式”選項卡下“形狀樣式”組中“形狀填充”按鈕右側的下拉按鈕,在彈出的下拉麵板中選擇所需設置的顏色。
()選擇形狀樣式2
選中形狀,單擊“形狀樣式”組中形狀列表右側的下拉按鈕,在彈出的下拉麵板中選擇所需設置的樣式。
()刪除形狀輪廓3
選中形狀,單擊“格式”選項卡下“形狀樣式”組中“形狀輪廓”按鈕右側的下拉按鈕,在彈出的調色板中選擇“無輪廓”選項。
()設置三維樣式4
單擊“形狀效果”下拉按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“預設”子菜單中的一種樣式。
··66圖繪製形狀3-31添加文字3.
用戶可以為封閉的形狀添加文字,並設置文字格式。
選中形狀並單擊右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“添加文字”選項。此時該形狀中出現光標,輸入文本即可,如圖所示。選中該文本,選擇“開始”選項卡,在“字體”組3-32中可設置其字體格式。
組合圖形4.
當在文檔中某個頁麵上插入了多個圖形時,為了統一調整其位置、尺寸、線條和填充效果,或避免在調整好位置後不小心移動某個圖形,可將其組合為一個圖形單元進行編輯操作。
在文檔中選中所有要組合的圖形,選擇繪圖工具“格式”選項卡,單擊“排列”組中的“組合”下拉按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“組合”選項,即可將多個圖形組合為一個整體。
··67圖為形狀添加文字3-323.5.5插入SmartArt圖形圖形用來表明對象之間的從屬關係、層次關係等,在實際工作中經常用到。
SmartArt圖形共分為種類別:列表、流程、循環、層次結構、關係、矩陣和棱錐圖。
SmartArt7用戶可以根據自己的需要創建不同的圖形。
下麵以製作一個報社組織層次結構的圖形為例,詳細介紹圖形的創建SmartArt方法。
創建圖形1.SmartArt新建一個文檔,選擇“插入”選項卡,單擊“插圖”組中的按鈕,彈出WordSmartArt“選擇圖形”對話框。選擇“層次結構”選項區中的“水平層次結構”選項,單擊SmartArt“確定”按鈕,如圖所示。在文本框或左側的提示窗口中輸入層級項的文本內容即3-33可,如圖所示。
3-34··68圖選擇圖形3-33SmartArt圖水平層次結構圖3-34更改布局2.
創建的圖形都是默認的布局結構,在編輯和使用過程中可以方便地進行SmartArt修改和調整,如添加形狀、項目的升降級、更改布局樣式等。
()添加形狀1
若需要在“發行部”項目後添加一個形狀,則選中“發行部”項目,在“工具”SmartArt的“設計”選項卡下單擊“創建圖形”組中的“添加形狀”按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“在後麵添加形狀”選項。此時,即可看到在“發行部”項目後添加了一個同級空白項,可在文本框中輸入文字,如“財務處”。
()為項目降級2
若需要調整項目級別,則在提示框中右鍵單擊該項目,在彈出的快捷菜單中選擇“降··69級”選項。此時,層級變化將會立刻在圖形中顯示出來。
SmartArt()更改布局3
若要更改整個圖形的布局,則選中該圖形,在“設計”選項卡下單擊“布局”SmartArt組中的下拉按鈕,在彈出的下拉麵板中選擇新的布局樣式。選擇新樣式後返回文檔,即可看到原圖形布局樣式已經完全改變。
SmartArt3.6表格處理在日常工作中常常會用到表格,如個人簡曆、各種報表等,特別是在預算報告、財務分析等文檔中,表格具有很強的說服力。
3.6.1創建表格表格由水平的行和垂直的列組成,行與列交叉形成的方框稱為單元格。
Word2010提供了多種創建表格的方法,用戶可以從一組預先設置好格式的表格中選擇,或通過設置需要的行數和列數來插入表格,還可以拖動鼠標繪製表格。
使用網格創建表格1.
單擊“插入”選項卡下“表格”組中的“表格”下拉按鈕,在彈出的下拉麵板的網格中移動鼠標選擇所需的行和列。選擇好網格後,單擊鼠標左鍵,確定網格的選擇操作,表格就插入到文檔中。
使用“插入表格”對話框創建表格2.
將光標定位到要插入表格的位置,單擊“插入”選項卡下“表格”組中的“表格”下拉按鈕,在彈出的下拉麵板中選擇“插入表格”選項,這時將彈出“插入表格”對話框,如圖所示。在“列數”和“行數”數值框中分別輸入需要的值,單擊“確定”即可將表格插3-35入到文檔中。
圖插入表格3-35··70繪製表格3.
單擊“插入”選項卡下“表格”組中的“表格”下拉按鈕,在彈出的下拉麵板中選擇“繪製表格”選項,此時鼠標指針呈!形狀。在文檔空白處按住鼠標左鍵,向右下方拖動鼠標繪製表格的外邊框,鬆開鼠標,虛線即可變成實線。
移動鼠標指針到表格的左邊框,按住鼠標左鍵,向右拖動鼠標,當屏幕上出現水平虛線時鬆開鼠標,即可繪製表格的內部框線。采用同樣的方法將表格繪製完成。
如果發現內部框線畫錯了,這時可以單擊“設計”選項卡下“繪製邊框”組中的“擦除”按鈕,這時鼠標指針呈形狀。將指針置於要擦除的內框線上單擊,即可將該框線擦除。
插入快速表格4.
單擊“插入”選項卡下“表格”組中的“表格”下拉按鈕,在彈出的下拉麵板中選擇“快速表格”選項下的子選項,此時所選表格已經添加到文檔中,用戶可以根據自己的需要進行進一步調整。
3.6.2編輯表格在實際工作中,有時需要設計一些比較複雜的表格,這時可以通過對文檔中的表格進行進一步的編輯,如插入行、列或單元格,合並及拆分單元格,刪除行、列或單元格,調整行高和列寬等,從而製作出符合要求的表格。
選取表格中的對象1.
選定一個單元格:將光標指向要選定的單元格邊框,當指針呈形狀時單擊,即可選定該單元格。
選定行:將光標指向需要選定行的邊框,當指針呈形狀時單擊,即可選中整行。
選定列:將光標指向需要選定列的邊框,當指針呈形狀時單擊,即可選中整列。
選定整個表格:單擊表格左上方的圖標,即可選定整個表格。
選擇連續單元格:將光標定位到要選擇單元格區域的起始單元格中,然後按住鼠標左鍵向右下方拖動鼠標,即可選擇鼠標經過的單元格區域。
選擇不連續的單元格:選中要選擇的第一個單元格,在按住“”鍵的同時選擇其他Ctrl單元格。
選擇不連續的單元格區域:在按住“”鍵的同時拖動鼠標,還可以選擇不連續的單Ctrl元格區域。
插入表格對象2.
在編輯表格的過程中,用戶有時會發現已創建的表格中缺少了某些數據內容,需要插入新的行、列或單元格等。
··71()插入行、列1
將插入點移動到表格中需要插入行的位置,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,在“行和列”分組中選擇“在上方插入”或“在下方插入”或“在左側插入”或“在右側插入”按鈕。如圖所示。
3-36圖行和列3-36另外,也可在選中的行\/列的位置上單擊右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇具體的插入位置,如圖所示。
3-37圖“插入”快捷菜單3-37()插入單元格2
與插入行\/列的方法相似,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,在“行和列”分組中單擊右側的對話框啟動按鈕,打開“插入單元格”窗口,選擇適合的方式插入即可,如圖所示。
3-38()插入表格3
允許在表格中加入新的表格,稱為嵌套Word2010表格。圖插入單元格3-38將光標定位在要插入表格的單元格位置,按插入表格的常規方法插入即可。也可以製作好兩個表格,然後將其中一個表格複製或移動到另一個表格中。
··72刪除操作3.
刪除行、列和單元格,也與插入行、列和單元格的操作類似。
將插入點移動到需要刪除的行、列或單元格內,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,在“行和列”分組中單擊“刪除”按鈕,在其下拉菜單中選擇具體的刪除方式即可。
合並單元格4.
在繪製複雜的表格時,需要將若幹個單元格合並成一個單元格。操作方法:選定兩個或多個水平方向或垂直方向上要合並的單元格,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,在“合並”分組中單擊“合並單元格”按鈕。
拆分單元格5.
將插入點移至單元格,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,在“合並”分組中單擊“拆分單元格”按鈕。再在“拆分單元格”對話框的“列數”和“行數”中輸入要拆分的行數和列數,最後單擊“確定”。
拆分表格6.
將插入點移動到要拆分的行內,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,在“合並”分組中單擊“拆分表格”按鈕。
小提示:如果要合並剛才拆分的表格,隻要將插入點移動到兩個表格之間,按“”鍵刪除表格之間的段落標記即可。
Delete調整行高與列寬7.
()手動調節行高與列寬1
將鼠標指針指向表格的橫線或豎線上,當鼠標指針變成雙箭頭時,拖動鼠標即可改變行高或列寬。
()讓表格根據內容自動調整大小2
選取要設置的表格,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“自動調整”選項下的“根據內容調整表格”。
()精確設定列寬與行高3
選取要設置的表格區域,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,在“單元格大小”分組中分別輸入列寬和行高的數值(默認單位:厘米)。
()固定表格的列寬4
選取要設置的表格,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“自動調整”“固定→
列寬”。
()均勻分布各行、各列5
選取要均勻分布的行或列,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,單擊“單元格大小”分組的“分布行”或“分布列”按鈕。
··733.6.3格式化表格表格創建好後,還需要對表格進行美化,例如調整表格中字符的對齊方式、表格的樣式等,讓表格閱讀性更強。
表格內容對齊1.
提供了種表格內容對齊方式,它們分別是:靠上居中對齊、水平居中、靠下居Word9中對齊、靠上右對齊、中部右對齊、靠下右對齊、靠上兩端對齊、中部兩端對齊、靠下兩端對齊。設置方法:選擇要對齊的表格內容,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,單擊“對齊方式”分組中的種對齊按鈕中所需要的一種,如圖所示。
93-39圖對齊方式3-39調整表格中文字的方向2.
選擇調整文字方向的單元格,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,單擊“對齊方式”分組的“文字方向”按鈕,可以將橫線的文字變為縱向分布。
表格套用3.
選擇要設置的表格,在“表格工具”選項卡下的“設計”選項卡,單擊“表格樣式”分組的按鈕,在展開的菜單中選擇一種樣式即可,如圖所示。
3-40圖表格樣式3-40··74設置表格邊框與底紋4.
()設置底紋1
選擇表格,單擊“表格工具”選項卡下的“設計”選項卡,單擊“表格樣式”分組的“底紋”按鈕,在其下拉菜單中選擇一種顏色即可。
()設置邊框2
選擇表格,單擊“表格工具”選項卡下的“設計”選項卡,單擊“表格樣式”分組的“邊框”按鈕,在其下拉菜單中選擇適合的邊框樣式,或者選擇“邊框和底紋”按鈕,在打開的“邊框和底紋”對話框中進行設置。
製作斜線表頭5.
製作斜線表頭的具體操作步驟如下:第一步,將光標定位至需要插入斜線表頭的單元格。
第二步,單擊“插入”選項卡,在“插圖”分組中單擊“形狀”按鈕,在其下拉菜單的“線條”分組中選擇所需要的斜線格式,鼠標變成“十”字形狀。
第三步,單擊“繪製斜線”按鈕,在單元格中繪製斜線。
第四步,添加文本框,在文本框上單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“設置形狀格式”選項。在打開的“設置形狀格式”對話框裏,設置“線條顏色”。
第五步,輸入表頭標題。
3.6.4Word表格的計算與排序對於表格中的數據,如果是簡單求和、求平均值等,可以直接由提供的計Word2010算公式來完成。
在表格中使用公式和函數計算數據時,大都需要引用單元格的名稱。
WordWord表格中單元格的命名與單元格的命名方式相同,都是由單元格所在的行和列組合Excel而成的,其中:列號在前,用字母順序、、等(不區分大小寫)表示;行號在後,用阿拉ABC伯數字、、等表示。
123表示單元格區域的方法是“該區域左上角的單元格:右下角單元格”。例如,同一列中、、用:表示。在計算某個單元格上方所用單元格的數據時,除了引用A1A2A3A1A3單元格名稱外,還可以用、、、來表示。
abovebelowrightleft計算表格中的數據時,公式的輸入方式和相同,可以用“函數名稱(數WordExcel=據引用範圍)”來表示,也可以在“”後麵直接加數據公式。
=表格計算1.Word下麵以求和為例介紹表格的計算功能。
Word第一步,將光標定位至單元格,單擊“表格工具”下的“布局”選項卡,然後在“數據”d2分組中單擊“公式”按鈕。
第二步,在“公式”對話框的“公式”文本框中輸入“”,然後在“粘貼函數”中選擇=
··75“”選項,“公式”文本框中將出現函數(),在括號內輸入計算對象的單元格分組SUMSUM:。接著在“編號格式”下拉菜單中選擇計算結果的格式,這裏隻保留整數就選擇b2c2“”。如圖所示。
03-41第三步,單擊“確定”。
圖表格計算3-41Word表格的排序2.Word提供了排序功能,它可以對表格中指定單元格分組按照字母、數字、筆畫Word2010和日期進行排序。
第一步,選定要排序的單元格分組,單擊“表格工具”選項卡下的“布局”選項卡,在“數據”分組單擊“排序”按鈕。
第二步,在“排序”對話框的“主要關鍵字”中選擇要排序的行或列。
第三步,在“類型”下拉菜單中選擇排序的依據,本例選擇“數字”。
第四步,在右側選擇“升序”或“降序”單選按鈕,單擊“確定”按鈕。如圖所示。
3-42圖排序設置3-42··763.7Word2010的高級應用3.7.1樣式的應用樣式規定了文檔中標題、題注以及正文等各個文本元素的形式,使用樣式可以使文本格式統一。通過簡單的操作即可將樣式應用於整個文檔或段落,從而極大地提高工作效率。
快速應用樣式1.
用戶可以通過“快速樣式”下拉麵板或“樣式”任務窗格來設置需要的樣式,具體操作方法如下:方法一:在“快速樣式”下拉麵板中設置選中標題文本,單擊“樣式”組中的“快速樣式”按鈕,彈出如圖所示的下拉麵3-43板,選擇“標題”樣式。此時,選中的標題文本已經被設置為“標題”格式。
圖快速樣式3-43方法二:通過“樣式”任務窗格設置選中要設置的文本,單擊“樣式”組右下角的擴展按鈕,彈出“樣式”任務窗格,選擇“標題”選項。設置完畢後關閉任務窗格,可以看到選中的文本已經被設置為“標題”11格式。
更改樣式2.
如果對“樣式”任務窗格中的樣式不滿意,用戶也可以根據自己的喜好對其進行修改。
··77具體操作方法:在“樣式”任務窗格中單擊“標題”下拉按鈕,在彈出的下拉菜單中選1
擇“修改”選項,如圖所示。彈出“修改樣式”對話框,設置需要的字體格式,在顏色3-44下拉麵板中設置顏色,如圖所示。設置完畢後,單擊“確定”按鈕。
3-45圖修改樣式3-44圖修改樣式設置3-45··78新建樣式3.
除了可以使用係統中的自帶樣式外,用戶還可以自己定義新樣式。
具體操作方法:選中需要設置的文本,單擊“樣式”組右下角的擴展按鈕,打開“樣式”任務窗格。單擊“新建樣式”,彈出“根據格式設置創建新樣式”對話框,在“名稱”文本框中輸入內容,在字體下拉列表框中選擇所需設置的字體等,單擊“確定”按鈕,如圖3-46所示。此後,若還需要設置這個樣式,則可以直接單擊“快速樣式”按鈕,在下拉麵板中直接選擇該樣式。
圖根據格式設置創建新樣式3-46清除樣式4.
在自定義樣式中,如果有操作錯誤,可以清除樣式。當有些樣式不再需要時,可以將其刪除。
具體操作方法:選中需要清除格式的文本,單擊“快速樣式”按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“清除格式”選項,此時,選中的文本已經被清除了格式。若想刪除樣式,則單擊“樣式”組右下角的擴展按鈕,打開“樣式”任務窗格,右鍵單擊想要刪除的樣式,如“內容”選項。在彈出的快捷菜單中選擇“刪除‘內容’”選項,彈出提示信息框,單擊“是”按鈕確認刪除操作。操作完畢後,“內容”樣式已從“樣式”任務窗格中被刪除,所有應用了“內容”樣式的文本也被清除了樣式。
··793.7.2插入頁碼用戶可在文檔中插入頁碼,以方便讀者閱讀。
Word插入頁碼1.
()選擇頁碼位置和樣式1
單擊“插入”選項卡,在“頁眉和頁腳”分組中單擊“頁碼”按鈕,在其下拉菜單中選擇插入的位置,例如在“頁麵底端”,在其下拉菜單中選擇一種頁碼樣式,如圖所示。
3-47圖選擇頁碼位置和樣式3-47()設置頁碼格式2
單擊“頁碼”按鈕,在其下拉菜單中選擇“設置頁碼格式”選項。打開“頁碼格式”對話框後,在“編號格式”中選擇表示頁碼的編號格式。頁碼編號可以是延續前節,也可以自行指定。設置完後單擊“確定”按鈕。如圖所示。
3-483.7.3頁眉和頁腳在編輯文檔時,經常需要在頁麵上方或下方添加頁眉和頁腳,用於說明文檔的版權歸屬、作者、圖書名稱等內容。
圖設置頁碼格式3-48··80()插入頁眉\/頁腳1
頁眉位於頁麵頂端的位置,頁腳位於頁麵底端的位置。
單擊“插入”選項卡,在“頁眉和頁腳”分組單擊“頁眉”按鈕(如插入頁腳則單擊“頁腳”按鈕),在其下拉菜單中選擇一種樣式,如圖所示。
3-49圖插入頁眉3-49()修改頁眉\/頁腳2
在頁眉頁腳處雙擊即可進入頁眉或頁腳狀態,修改即可。
()刪除頁眉\/頁腳3
單擊“插入”選項卡,在“頁眉和頁腳”分組單擊“頁眉”(或“頁腳”)按鈕,在其下拉菜單中選擇“刪除頁眉”(或“刪除頁腳”)選項即可。
奇偶頁應用不同的頁眉\/頁腳?
單擊“插入”選項卡,在“頁眉和頁腳”分組單擊“頁眉”(或“頁腳”)按鈕,在其下拉菜單中選擇一種樣式。將自動切換到“頁眉和頁腳工具”選項卡下的“設計”選項卡,Word在“選項”分組中勾選“奇偶頁不同”複選框,然後分別在奇數頁和偶數頁輸入頁眉或頁腳文字即可。
··813.7.4插入腳注和尾注一些文章常常要用到腳注和尾注。一般情況下,腳注出現在頁的底部或者一段文字的下方,尾注則是出現在文檔的結尾或者文檔中小結的結尾。
插入腳注\/尾注1.
將插入點移到要進行注釋的詞組後麵,單擊“引用”選項卡下“腳注”分組的“插入腳注”(插入“尾注”)按鈕,光標定位在頁麵最下方,即可輸入注釋的文字內容。
刪除腳注\/尾注2.
選擇它在文檔中的標記或數字,按下“”鍵或“”鍵,將自BackspaceDeleteWord2010動從注釋區刪除注釋,並重新編排注釋編號。
3.7.5製作目錄添加手動目錄1.
為使用者提供了一定的目錄格式,用戶可以套用這些格式手動添加目錄。
Word2010將光標定位於要插入目錄的位置,選擇“引用”選項卡,單擊“目錄”組中的“目錄”按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“手動目錄”選項,如圖所示。此時頁麵中出現目錄3-50的基本格式,用戶隻需將章節標題填寫完整即可。
圖插入手動目錄3-50··82自動生成目錄2.
用戶可以通過操作使文檔自動生成目錄,如果文檔內容發生改變,用戶隻需更Word新目錄即可。
()準備插入目錄1
將各級標題設置為標題樣式,將光標定位於需要插入目錄的位置,選擇“引用”選項卡,單擊“目錄”組中的“目錄”按鈕,在彈出的下拉列表中選擇“插入目錄”選項。
()設置目錄樣式2
打開“目錄”對話框,默認情況下,在打印預覽中將顯示各級標題對應的頁碼,並將頁碼右對齊顯示。在“製表符前導符”下拉菜單中可以選擇標題和頁碼之間的連接符號,在“顯示級別”下拉菜單中可選擇要在目錄中顯示的標題級別,默認為“”,即顯示三級標3
題。設置完畢後單擊“確定”按鈕。
()自動更新目錄3
當文檔中的章節標題文字或者編號發生變化時,無須重新插入目錄,隻要單擊“引用”選項卡,在“目錄”分組中單擊“更新目錄”按鈕即可。
3.8頁麵設置與打印3.8.1頁麵設置設置頁邊距1.
頁邊距是指頁麵內容和頁麵邊緣之間的區域。通常可在頁邊距內部的可打印區域插入文字和圖形,也可以將某些項目放置在頁邊距區域中,如頁眉、頁腳和頁碼等。
具體操作方法:選擇“頁麵布局”選項卡,單擊“頁邊距”下拉按鈕,在彈出的下拉列表中列出了預定的多種頁邊距設置,選擇需要的一種即可。如果沒有合適的頁邊距,用戶可以單擊“自定義頁邊距”選項,彈出“頁麵設置”對話框,如圖所示。在“頁邊距”選項區的個數3-514值框中分別設置個方向的頁邊距,設置完成4
後單擊“確定”按鈕即可。
圖“頁麵設置”對話框設置紙張3-512.
默認情況下,中的紙型標準是Word2010··83紙,即寬度是厘米,高度是厘米。在“頁麵設置”對話框中,用戶可以根據需要A42129.7更改紙張的類型和大小,以及設置打印文檔時使用的紙盒。
()設置紙張方向1
選擇“頁麵布局”選項卡,單擊“頁麵設置”分組中的“紙張方向”按鈕,在下拉列表中選擇“縱向”或“橫向”選項即可。還可以打開“頁麵設置”對話框,在“頁邊距”選項卡中進行設置。
()設置紙張大小2
選擇“頁麵布局”選項卡,單擊“頁麵設置”分組中的“紙張大小”下拉按鈕,在彈出的下拉列表中選擇需要的選項即可。還可以單擊“其他頁麵大小”選項,進行自定義紙張大小。
3.8.2打印預覽在“打印預覽”方式下,可以打印的實際效果顯示文檔中所有的編輯信息,包括圖表、圖形等。同時,還可以對文檔進行編輯修改,使文檔在打印之前的編排中達到更加完善的效果。
選擇“文件”選項卡的“打印”選項,進入打印設置窗口。在打印設置窗口中的右側顯示文檔的打印預覽。拖動下方的滾動條,可以調整當前文檔的顯示比例。單擊下方滾動條右端的“縮放到頁麵”按鈕,文檔將以當前的顯示比例來顯示。如果文檔有多頁,在預覽框左下方可以單擊“下一頁”按鈕切換到其他頁。
3.8.3打印文檔文檔編輯完畢後,就可以將文檔打印出來。
選擇“文件”選項卡的“打印”選項,進入打印設置窗口。在該窗口中可設置打印份數,設置打印哪些文檔頁、單麵打印還是手動雙麵打印。如果多份打印時,需設置打印輸出的次序、縱向還是橫向打印、紙張大小、頁邊距、每頁打印多少頁文檔。如連接多台打印機時,還需選擇打印機。
3.9本章小結是一個功能強大的文字處理軟件,是目前使用最為普遍的中文文字處理Word2010程序。用戶使用可以輕鬆地處理文字、圖表、表格,創建出圖文並茂的文檔,Word2010使用文檔的創建、共享和閱讀變得更加容易。本章詳細介紹了的各種功能,Word2010如文檔的創建與編輯、文檔的保護與打印、表格與圖形的使用、樣式的創建與應用、目錄的創建及一些常用功能等。
··84第4章電子表格Excel2010學習目標通過對本章的學習,理解工作簿、工作表、單元格的基本概念,掌握數據和文本的輸入方法,工作表和單元格的格式化,以及排序、篩選、彙總、合並等數據統計的方法。重點要掌握公式和函數的使用,相對引用和絕對引用的概念,掌握各種圖表的製作以及透視表的運用,等等。
本章要點理解工作簿、工作表、單元格及活動單元格的概念?
掌握各種數據的輸入方法、單元格格式的設置和條件格式設置?
理解單元格引用(相對引用、絕對引用、混合引用)的概念?
掌握公式、函數的使用方法?
掌握圖表的創建方法以及格式的設置?
掌握數據的統計方法,如排序、彙總、篩選、合並等?
4.1電子表格Excel2010概述是的主要應用程序之一,是微軟公司推出的一個功能強大的Excel2010Office2010電子表格應用軟件。它具有強大的數據計算與分析處理功能,可以把數據用表格及各種圖表的形式表現出來,使製作出來的表格圖文並茂,信息表達更清晰。可以用於個Excel人、辦公等有關的日常事務處理,廣泛應用於金融、經濟、財會、審計和統計等領域。
4.1.1Excel2010功能方便的表格製作:能夠快捷地建立工作簿和工作表,並對其進行數據錄入、編輯操作和多種格式化設置。
強大的計算能力:提供公式輸入功能和多種內置函數,便於用戶進行複雜的計算。
豐富的圖表表現:能夠根據工作表數據生成多種類型的統計圖表,並對圖表外觀進··85行修飾。
快速的數據庫操作:能夠對工作表中的數據實施多種數據庫操作,包括排序、篩選和分類彙總等。
數據共享:可實現多個用戶共享同一個工作簿文件,即與超鏈接功能結合,實現遠程或本地多人協同對工作表的編輯和修飾。
4.1.2啟動與退出Excel的啟動1.Excel2010方法一:執行“開始”“所有程序”“”“”命→→MicrosoftOffice→MicrosoftExcel2010令,啟動。
Excel2010方法二:雙擊電腦桌麵上的圖標來啟動。
ExcelExcel的退出2.Excel2010方法一:單擊“文件”按鈕,選擇“關閉”。
方法二:使用“”組合鍵關閉窗口。
Alt+F4Excel2010方法三:在右上角控製按鈕處選擇關閉按鈕關閉窗口。
Excel方法四:雙擊標題欄最左邊的圖標關閉窗口。
Excel2010Excel20104.2Excel2010窗口界麵及工作環境4.2.1Excel2010窗口界麵啟動後,可以看到如圖界麵,其采用選項卡的形式,每個選項卡又分若幹Excel4-1功能區。窗口界麵主要有選項卡、功能區、快速訪問工具欄、編輯欄、名稱框、工作表區、工作表標簽等等。
認識選項卡1.
中所有的功能操作分門別類為文件、開始、插入、頁麵布局、公式、數據、審閱和Excel視圖等選項卡。各選項卡中收錄相關的功能群組,方便使用者切換、選用。例如“開始”選項卡就是基本的操作功能,像字體字形、對齊方式等設定,隻要切換到該功能選項卡即可看到其中包含的內容,如圖所示。
4-2··86圖窗口界麵4-1Excel2010圖“開始”選項卡4-2認識功能區2.
工作界麵上半部的麵板稱為功能區,放置了編輯工作表時需要使用的工具按鈕。開啟時會顯示“開始”選項卡下的工具按鈕,當按下其他的功能選項卡,便會改變顯示Excel該選項卡所包含的按鈕,如圖所示。
4-3圖“開始”功能選項卡下的“字體”功能區4-3當用戶要進行某一項工作時,就先點選功能區上方的功能選項卡,再從中選擇所需的工具鈕。例如,用戶想在工作表中插入張圖片,便可按下“插入”選項卡,再按下“圖1
··87例”區中的“圖片”鈕,即可選取要插入的圖片,如圖所示。
4-4圖功能區運用4-4顯示比例工具3.
工作界麵右下角是“顯示比例”區,顯示目前工作表的顯示比例,按下可放大工作表的顯示比例,每按一次放大,例如、、等;反之,按下會縮小10%90%100%110%顯示比例,每按一次則會縮小,例如、、等。用戶也可以直接拉動中10%110%100%90%間的滑動杆調整,如圖所示。
4-5圖顯示比例4-5快速訪問工具欄4.
該工具欄位於工作界麵的左上角,包含一組用戶使用頻率較高的工具,如“保存”、“撤銷”和“恢複”。用戶可單擊“快速訪問工具欄”右側的倒三角按鈕,在展開的列表中選擇要在其中顯示或隱藏的工具按鈕。
編輯欄5.
編輯欄主要用於輸入和修改活動單元格中的數據。當在工作表的某個單元格中輸入數據時,編輯欄會同步顯示輸入的內容。
工作表編輯區6.
用於顯示或編輯工作表中的數據。
··88工作表標簽7.
位於工作簿窗口的左下角,默認名稱為、、等,單擊不同的工作Sheet1Sheet2Sheet3表標簽可在工作表間進行切換。
4.2.2Excel2010工作環境工作簿、工作表和單元格1.
()工作簿1
工作簿是一個文件(其擴展名為)。工作簿是使用的文件架Excel2010.xlsxExcel構,可以將它想象成是一個工作夾,在這個工作夾裏麵有許多工作紙,這些工作紙就是工作表。工作簿最多可以含有個工作表。啟動後,默認有個工作表:255Excel20103、和。
Sheet1Sheet2Sheet3()工作表2
工作表是一個表格,可以含有多行多列單元格。每個工作表有一個標簽,工作表標簽是工作表的名字,單擊工作表標簽,則其就成為當前工作表,即可對其進行編輯操作。
()單元格3
單元格是表格數據的基本存儲單位,每個單元格都有一個地址,由“行號”和“列標”組成。行號用數字標記,列標用字母標記。例如,“”單元格表示第行第列的單元G88G格。一個工作表最多有行、列。行號範圍:。列標範圍:;655362561~65536A~ZAA~……AZ水平方向的單元格最多為個,垂直方向的單元格最多為Excel201016384個。
1048576()當前單元格4
當前單元格是指正在進行編輯操作的單元格。單元格指針移到某單元格,則該單元格就成為當前單元格。當前單元格的地址顯示在名稱框中,而當前單元格的內容同時顯示在當前單元格和數據編輯區中。
用鼠標單擊一個單元格,該單元格被選定成為當前(活動)單元格,此時,當前單元格的框線變為粗黑線,粗黑框線稱為單元格指針。
在工作表的上麵有每一欄的列標題、、等,左邊則有各列的行標題、、等。
ABC123將列標題和行標題組合起來,就是單元格的“地址”。例如:工作表最左上角的單元格位於第列第行,其地址便是;同理,欄的第行單元格,其位址是。如圖A1A1E3E34-6所示。
··89圖單元格地址4-6名稱框與編輯欄2.
名稱框顯示活動單元格的地址或單元格區域名稱,也可以給單元格區域命名。
編輯欄顯示活動單元格中的內容。向活動單元格輸入數據、公式或函數時,輸入的內容會在單元格和編輯欄中同時出現,如圖所示。
4-7圖名稱框與編輯欄4-7取消按鈕3.
單擊該按鈕,可取消此次對單元格的輸入或修改操作,相當於按“”鍵。
Esc輸入按鈕4.
單擊該按鈕,可確認此次鍵入或修改的內容,相當於按“”鍵。
Enter插入函數按鈕5.
調出“插入函數”對話框,以便於在單元格中輸入或修改函數。
4.3Excel2010基本操作4.3.1建立與保存工作簿建立新的工作簿1.
建立新工作簿的常用方法主要有以下幾種:方法一:啟動係統自動新建空白工作簿,用戶可以在保存工作簿時重新命名。
Excel方法二:單擊“文件”選項卡下的“新建”命令,在“可用模板”下雙擊“空白工作簿”。
方法三:按“”組合鍵,可快速新建空白工作簿。
Ctrl+N保存工作簿2.
可選擇以下方法保存工作簿:方法一:單擊“文件”選項卡下的“保存”或“另存為”命令,可以重新命名工作簿及選··90擇存放文件夾。
方法二:單擊功能區的“保存”按鈕。
4.3.2保護和隱藏功能對於一些工作表和工作簿,用戶不希望將工作表的某個部分進行修改,通過鎖定和保護可以實現工作表的部分或者整個工作簿的保護。
保護工作簿1.
操作步驟:第一步,執行“文件”“另存為”。
→第二步,單擊“工具”按鈕,彈出下拉菜單,選擇“常規選項”命令,彈出“常規選項”對話框。
第三步,在“打開權限密碼”和“修改權限密碼”文本框中輸入密碼。
第四步,單擊“確定”按鈕,彈出兩次“確認密碼”對話框。
第五步,按要求重新輸入密碼,單擊“確定”按鈕,單擊“保存”按鈕。
對工作表的保護2.
如果不允許對工作簿中工作表進行移動、刪除、插入、隱藏、取消隱藏、重命名,或禁止對工作簿窗口進行移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關閉,執行以下操作步驟:第一步,執行“審閱”“保護工作表”。
→第二步,如果勾選複選框,工作表將不能移動、刪除、插入等。如圖所示。
4-8第三步,鍵入密碼確認。若要取消這種保護,可以選擇“審閱”“撤消工作簿保護”。
→4.3.3輸入和編輯工作表數據圖保護工作表4-8輸入數據1.
工作表可以輸入的數據類型包括文本、數值、日期、時間、邏輯值等。
Excel數據輸入和編輯前,需先選定某單元格使其成為當前單元格。輸入和編輯數Excel據時可在當前單元格中進行,也可以在數據編輯區進行。
()輸入文本1
每個單元格最多包含個字符。文本包含任何字母、中文字符、數字和鍵盤符32000號組合。當數字作為文本輸入時,應在輸入數字前輸入英文單引號“”,表示輸入的數字''''
作為文本處理。例如“”。
''''1234()輸入數字2
正數:直接輸入。(注:數字的對齊方式默認是右對齊)··91負數:帶括號或使用“”號,如“”或“()”均表示負數。
--1515輸純分數:應在分數前加“”和一個空格,以避免把輸入的數字當作日期。例如:0
“\/”。
034輸百分數:數字“”。例如:“”。
+%50%小提示:當要輸入並顯示多於位的數字時,係統自動以科學記數法(如1.117.89E+)表示,而編輯欄中仍將顯示輸入的內容。無論顯示的數字的位數如何,單元格08Excel中隻保留位數字精度。若超過位的數字,則多餘數字位將轉換為(低位)。
15150當輸入一個超過列寬的較長數字時,會自動采用科學記數法記數,如果單元2.Excel格中給出“”標記,說明列寬已不足以顯示數據(擴大列寬後數據會重新完整地####顯示),但係統“記憶”了該單元格的全部內容,當選中該單元格後,在編輯欄中會顯示完整內容。
()輸入日期和時間3
日期和時間視為數字處理,默認是右對齊。輸入時,必須嚴格按照規則,當輸入的不是合法的日期時係統自動認為是文本,被當作字符串來處理,就左對齊了。如:“2011.3.
”。
4輸入日期:使用分隔符“\/”或“”。如:\/\/,,,\/-19961011996-10-101-OCT-961\/。輸入\/或,則會顯示“月日”。
OCT96343-434輸入時間:格式為“::”。
hhmmss:,:,時分,下午時分1915715PM1915715默認是小時製,如果要使用小時製,就在時間後加上“”或“”。或2412AMPMPMP表示下午,或表示上午。如:“:”。
AMA820PM刪除或修改單元格內容2.
()刪除單元格內容1
當單元格的內容出現錯誤需要刪除或修改時,其刪除單元格內容的操作步驟如下:選定要刪除內容的單元格。
①按住“”鍵拖動鼠標選取要刪除內容的單元格區域。
②Ctrl單擊行或列的標題選取要刪除內容的整行或整。
③按“”鍵即可刪除單元格內容。
④Delete小提示:使用“”鍵刪除單元格內容時,隻有數據從單元格中被刪除,單元格的Delete其他屬性如格式等仍然保留。
()修改單元格內容2
修改單元格內容的操作方法如下:單擊單元格,輸入數據後按“”鍵即可完成單元格內容的修改。
①Enter單擊單元格,然後單擊數據編輯區,在編輯區內修改或編輯內容。
②··92移動或複製單元格內容3.
移動、複製單元格內容的操作方法主要有種:3
()使用菜單命令移動或複製單元格內容1
操作步驟如下:選定需要被複製或移動的單元格區域。
①單擊“開始”“剪貼板”命令組中的“複製”或“剪切”按鈕,或單擊鼠標右鍵,執行②→“複製”或“剪切”命令。
單擊目標位置,單擊剪貼板命令組的“粘貼”按鈕,或單擊右鍵選擇“粘貼選項”下③
的相應按鈕。
反複執行,可複製多次。
④③()使用鼠標拖動移動或複製單元格內容2
操作步驟如下:選定需要被複製或移動的單元格區域,將鼠標指針指向選定區域的邊框上。
①當指針變成形狀時,按住鼠標左鍵拖動鼠標到目標位置,可移動單元格內②
容和格式等。
在拖動鼠標的同時按住“”鍵,到目標位置,先鬆開鼠標,後鬆開“”鍵,可複③CtrlCtrl製單元格內容和格式等。
()複製單元格中特定內容3
操作步驟如下:選定需要被複製的單元格區域,單擊“開始”“剪貼板”“複製”命令。
①→→選擇“剪貼板”命令組的“粘貼”命令,或單擊右鍵,可出現“選擇性粘貼”選項。
②利用“選擇性粘貼”對話框,如圖所示,可複製單元格中特定內容。
③4-9圖選擇性粘貼4-9自動填充單元格數據序列4.
在中,利用數據的填充可以將大量數據迅速地輸入到工作表中去。對於有一Excel··93定規律的數據和公式,提供快速序列填充,主要包括等比序列、等差序列、日期序Excel列、自定義序列等。對於不同的序列,填充方法稍有不同。
()利用填充柄填充數據序列1
當在工作表中選擇一個單元格或單元格區域後,在右下角會出現一個控製柄,當光標移動至控製柄時會出現“”形狀填充柄,拖動填充柄可以實現快速自動填充。
+利用填充柄不僅可以填充相同的數據,還可以填充有規律的數據。
()利用對話框填充數據序列2
方式一:利用“開始”選項卡“編輯”命令組內的“填充”命令填充數據序列時,可進行已定義序列的自動填充,包括數值、日期和文本等類型。
首先在需填充數據序列的單元格區域開始處第一個單元格輸入序列的第一個數值(等比或等差數列)或文字(文本序列),然後選定這個單元格或單元格區域,再執行“填充”命令下“係列”選項對應的“序列”對話框。
方式二:利用“自定義序列”對話框填充數據序列,可自己定義要填充的序列。
選擇“文件”選項卡下的“選項”命令,打開“選項”對話框,單擊左側的“高級”選Excel項,在“常規”欄目下點擊並打開“編輯自定義序列”對話框中。選擇“自定義序列”標簽所對應的選項卡,在右側“輸入序列”下輸入用戶自定義的數據序列,單擊“添加”和“確定”按鈕即可。或利用右下方的折疊按鈕,選中工作表中已定義的數據序列,按“導入”按鈕即可。
例如建立等差數列。首先要說明數列的類型,以便清楚知道哪些數列可由的Excel功能來自動建立。可建立的數列類型有種:Excel4等差級數:數列中相鄰兩數字的差相等。例如:、、、……1357等比級數:數列中相鄰兩數字的比值相等。例如:、、、……24816日期:相鄰的年月日。例如:\/\/、\/\/、\/\/……201212520121262012127自動填入:自動填入數列是屬於不可計算的文字數據。例如:一月、二月、三月等,星期一、星期二、星期三等。已將這類型文字數據建成數據庫,讓我們使用自動填入Excel數列時,就像使用一般數列一樣。
用戶要在:單元格中,建立、、、、的等差數列,可進行如下操作:A2A612345在、單元格分別輸入、,並選取:範圍作為來源單元格。也就是要有A2A312A2A32個初始值(如、),這樣才能判斷等差數列的間距值是多少。如圖所示。
12Excel4-10將指針移到填充柄控點上,按住鼠標左鍵不放,向下拉至單元格。
A6參考指針旁的數字,當建立到所要的數字後放開鼠標左鍵,等差數列就建立好了。
如圖所示。
4-11··94圖設定初始等差數列圖填充後的等差數列4-104-114.3.4使用工作表和單元格使用工作表1.
()選定工作表1
選定一個工作表:單擊工作表的標簽,選定該工作表,該工作表成為當前活動工作①
表(放棄在此之前選定的工作表)。
選定相鄰的多個工作表:單擊第一個工作表的標簽,按“”鍵的同時單擊最後②Shift一個工作表的標簽。
選定不相鄰的多個工作表:按“”鍵的同時單擊要選定的工作表標簽。
③Ctrl選定全部工作表:鼠標右鍵單擊工作表標簽,選擇“選定全部工作表”。
④小提示:如果同時選定了多個工作表,則對當前工作表的編輯操作會作用到其他被選定的工作表。例如,在當前工作表的某個單元格輸入了數據,或者進行了格式設置操作,相當於對所有選定工作表同樣位置的單元格做同樣的操作。
()插入新工作表2
允許一次插入一個或多個工作表,操作步驟為:選定一個或多個工作表標簽。
①單擊鼠標右鍵,在彈出的菜單中選擇“插入”命令,即可插入與所選定數量相同的②
新工作表。
默認在選定的工作表左側插入新的工作表。
Excel()刪除工作表3
刪除一個或多個工作表的操作步驟為:選定一個或多個要刪除的工作表。
①執行“開始”“單元格”“刪除”“刪除工作表”命令,或鼠標右鍵單擊選定的工②→→→作表標簽,在彈出的菜單中選擇“刪除”命令。
()重命名工作表4
雙擊工作表標簽,輸入新的名字即可。或者鼠標右鍵單擊要重新命名的工作表標簽,在彈出的菜單中選擇“重命名”命令,輸入新的名字即可。
··95()移動或複製工作表5
利用鼠標在工作簿內移動工作表的操作是:選定要移動的一個或多個工作表標簽。
①鼠標指針指向要移動的工作表標簽,按住鼠標左鍵,沿標簽向左或右拖動工作表②
標簽時會出現黑色小箭頭,當黑色小箭頭指向要移動到的目標位置時放開鼠標按鍵,完成移動工作表。
利用鼠標在工作簿內複製工作表的操作是:選定要移動的一個或多個工作表標簽。
①鼠標指針指向要移動的工作表標簽,同時按住“”鍵和鼠標左鍵,沿標簽向左或②Ctrl右拖動工作表標簽時會出現黑色小箭頭,當黑色小箭頭指向要移動到的目標位置時放開鼠標按鍵,完成複製工作表。
利用“移動或複製工作表”對話框,可以實現一個工作簿內工作表的移動或複製,也可以實現不同的工作簿之間工作表的移動或複製。具體操作是:在一個應用程序窗口下,分別打開源工作簿和目標工作簿,並使源工作簿成①Excel為當前工作簿。
在當前工作簿中選定要複製或移動的一個或多個“工作表標簽”。
②單擊鼠標右鍵,在彈出的菜單中選擇“移動或複製工作表”命令,彈出“移動或複製③
工作表”對話框。如圖所示。
4-12在“工作簿”下拉列表框中選擇要複製或移動到的目標工作簿。
④在“下列選定工作表之前”下拉列表框中選擇要插入的位置。
⑤如果移動工作表,不選中“建立副本”選項;如果複製工作表,選中“建立副本”⑥
選項。
單擊“確定”按鈕,即可完成工作表移動或複製到目標工作簿。
⑦圖移動或複製工作表4-12()拆分和凍結工作表窗口6
拆分窗口?
個工作表窗口可以拆分為個窗口或個窗口,分隔條將窗格拆分為個窗格。
1244··96窗口拆分後,可同時瀏覽一個較大工作表的不同部分,如圖所示。
4-13圖拆分窗口4-13拆分窗口的具體操作是:方法一:鼠標指針指向水平(或垂直)滾動條上的拆分條,當鼠標指針變成雙箭頭()時,沿箭頭方向拖動鼠標到適當的位置,放開鼠標即可。拖動分隔條,可以調整分隔後窗格的大小。
方法二:鼠標單擊要拆分的行或列的位置,單擊“視圖”選項卡內“窗口”命令組的“拆分”命令,個窗口被拆分為個窗格。
12將拆分條拖回到原點位置,或單擊“視圖”選項卡內“窗口”命令組的“拆分”命令,即可取消拆分窗口。
凍結窗口?
凍結前n行的方法:選定第n行。
①+1選擇“視圖”選項卡的“窗口”命令組,單擊“凍結窗口”命令下的“凍結拆分窗口”。
②凍結前n列的方法:選定第n列。
①+1選擇“視圖”選項卡的“窗口”命令組,單擊“凍結窗口”命令下的“凍結拆分窗口”。
②單擊“視圖”“窗口”“取消凍結”命令可取消凍結。
→→()設置工作表標簽顏色7
設置工作表標簽顏色的操作步驟如下:選定工作表。
①單擊鼠標右鍵,在彈出的菜單中選擇“工作表標簽顏色”,即可設置工作表標簽②
顏色。
使用單元格2.
()選定單元格1
方法一:鼠標指針移至需選定的單元格上,單擊鼠標左鍵,該單元格即被選定為當前··97單元格。
方法二:在單元格名稱欄輸入單元格地址,單元格指針可直接定位到該單元格,如:。
D56()選定一個單元格區域2
方法一:鼠標左鍵單擊要選定單元格區域左上角的單元格,按住鼠標左鍵並拖動鼠標到區域的右下角單元格,然後放開鼠標左鍵即選中單元格區域。
方法二:鼠標左鍵單擊要選定單元格區域左上角的單元格,按住“”鍵的同時單Shift擊右下角的單元格即選中單元格區域。
()選定不相鄰的單元格區域3
選定不相鄰的單元格的操作步驟為:單擊並拖動鼠標選定第一個單元格區域之後按住“”鍵,再使用鼠標選定其他單元格區域即可。
Ctrl另外,單擊工作表行號可以選中整行;單擊工作表列標可以選中整列;單擊工作表左上角行號和列標處(即全選按鈕)可以選中整個工作表。按住“”鍵,再單擊工作表其Ctrl他行號或列標,可以選中不相鄰的行或列。
()插入行、列與單元格4
插入行、列與單元格的操作步驟為:單擊“開始”選項卡“單元格”命令組的“插入”命令,選擇其下的“單元格”“行”“列”可進行行、列與單元格的插入,選擇的行數或列→→數即是插入的行數或列數。
()刪除行、列與單元格5
刪除行、列與單元格的操作步驟為:選定要刪除的行、列或單元格。
①執行“開始”“單元格”“刪除”命令,即可完成行、列或單元格的刪除。此時,②→→單元格的內容和單元格將一起從工作表中消失,其位置由周圍的單元格補充。
小提示:若選定行、列或單元格後,按“”鍵,將僅刪除行、列或單元格的內容,空Delete白行、列或單元格仍保留在工作表中。
()命名單元格6
為了使工作表的結構更加清晰,可為單元格命名。具體操作為:選定要命名的單元格。
①在名稱框中(位於“數據編輯區”左側)鍵入需命名的名稱即可。
②()批注7
為了使工作表的結構更加清晰,可為單元格命名。具體操作為:選定要添加批注的單元格。
①選擇“審閱”“批注”命令,或單擊鼠標右鍵選擇“插入批注”命令。
②→在彈出的批注框中輸入批注文字。
③··984.4Excel2010格式化工作表單元格的數字格式1.
利用“設置單元格格式”對話框中“數字”標簽下的選項卡,可以改變數字(包括日期)在單元格中的顯示形式,如圖所示。但是這不會改變在編輯區的顯示形式。數字4-14格式的分類主要有:常規、數值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數、科學記數、文本、特殊和自定義等。
圖單元格數字格式設置4-14設置對齊和字體方式2.
利用“設置單元格格式”對話框中“對齊”標簽下的選項卡,可以設置單元格中內容的水平對齊、垂直對齊和文本方向,還可以完成與相鄰單元格的合並,合並後隻有選定區域左上角的內容放到合並後的單元格中。
如果要取消合並單元格,則選定已合並的單元格,取消選擇“對齊”標簽選項卡下的“合並單元格”複選框即可。利用“設置單元格格式”對話框中“字體”標簽下的選項卡,可以設置單元格內容的字體、顏色、下劃線和特殊效果等。
例如:設定文字的方向。單元格內的文字預設是橫式走向,若字符較多,單元格寬度較窄,也可以設為豎式文字。更特別的是還可以將文字旋轉角度,將文字斜著放。要改變字體的方向,可先選中單元格,切換到開始菜單,在對齊方式區下選擇按鈕。也可以通過“設置單元格格式”對話框裏的對齊方式進行設定,如圖所示。
4-15··99圖設定文字方向4-15設置單元格邊框和底紋3.
利用“設置單元格格式”對話框中“邊框”標簽下的選項卡,可在“預置”選項組為單元格或單元格區域設置“外邊框”和“邊框”;在“邊框”選項組可為單元格設置上邊框、下邊框、左邊框、右邊框和斜線等。另外還可以設置邊框的線條樣式和顏色,如圖所4-16示。如果要取消已設置的邊框,選擇“預置”選項組中的“無”即可。
圖單元格邊框4-16設置單元格顏色4.
利用“設置單元格格式”對話框中“填充”標簽下的選項卡,可以設置突出顯示某些單元格或單元格區域,為這些單元格設置背景色和圖案。
··100圖設置單元格背景色和圖案4-17選擇“開始”選項卡的“對齊方式”命令組和“數字”命令組內的命令可快速完成某些單元格格式化工作。
使用條件格式5.
條件格式可以使數據在滿足不同的條件時顯示不同的格式,非常實用。
單擊“開始”選項卡“樣式”命令組中的“條件格式”按鈕,在下拉菜單中選擇對應的命令。
比如,對工作表設置條件格式:將基本工資大於的單元格設置成淺紅填充色深1000紅色文本效果,基本工資小於的單元格設置成藍色、加雙下劃線。如圖所示。
5004-18圖使用條件格式4-18設置列寬和行高6.
()設置列寬1
使用鼠標粗略設置列寬:將鼠標指針指向要改變列寬的列標之間的分隔線上,鼠標指針變成水平雙向箭頭形狀,按住鼠標左鍵並拖動鼠標,直至將列寬調整到合適寬度,放開鼠標即可。
使用“列寬”命令精確設置列寬:選定需要調整列寬的區域,選擇“開始”選項卡內的“單元格”命令組的“格式”命令,選擇“列寬”對話框,可精確設置列寬。
··101()設置行高2
使用鼠標粗略設置行高:將鼠標指針指向要改變行高的行號之間的分隔線上,鼠標指針變成垂直雙向箭頭形狀,按住鼠標左鍵並拖動鼠標,直至將行高調整到合適高度,放開鼠標即可。
使用“行高”命令精確設置行高:選定需要調整行高的區域,選擇“開始”選項卡內的“單元格”命令組的“格式”命令,選擇“行高”對話框,可精確設置行高。
自動套用格式7.
自動套用格式是把提供的顯示格式自動套用到用戶指定的單元格區域,可以Excel使表格更加美觀,易於瀏覽。主要有簡單、古典、會計序列和三維效果等格式。
自動套用格式是利用“開始”選項卡下“樣式”命令組內的“套用表格格式”命令完成的。
4.5Excel2010公式與函數的主要功能不僅僅在於它能顯示、存儲數據,更重要的是它對數據的計算能Excel力。它允許使用公式和函數對數據進行計算。
4.5.1公式公式是對工作表中的數據進行分析與計算的等式,是由運算對象和運算符組成的一個係列。它以“”開始,通常是由單元格值和運算符組成。選定單元格輸入“”,輸入==包括要計算的單元格相應的運算,按回車鍵或者在編輯欄中“”按鈕即可。
√例如,在單元格中輸入“”,表示將單元格、、、中的數J2=F2+G2+H2+I2F2G2H2I2據相加,結果放在單元格中。當為活動單元格時,編輯欄中顯示公式“J2J2=F2+G2+H2”。
+I24.5.2函數函數是預先定義好的公式,由函數名、括號及括號內的參數組成,多個參數之間用“,”分隔。函數分為財務函數、日期與時間函數、數學與三角函數、統計函數、查找與引用函數、數據庫函數、文本函數、邏輯函數和信息函數等。
運算符1.
運算符有很多種,提供了類基本運算符,即算術運算符、關係運算符、連Excel20104接運算符和引用運算符。
算術運算符,包括“”“”“”“\/”等。如:、、\/、、。
+-*B3^2B4*5A14A1+B3B3-B4關係運算符,包括“”“”“”“”“”“”等。如:、、=><>=<=<>E1=5C2<90C4<、、。
=70C5>=80E2<>4··102連接運算符,包括“”。如:“石家莊”“計算機職業學院”,即“石家莊計算機職業&&學院”。
引用運算符,包括“:”“,”等。如::、$$、$、$、:。
A1F4A1A1A1A1C5參數2.
參數可以是數字、文本、形如或的邏輯值、數組、形如\/的錯誤TRUEFALSE#NA值或單元格引用。給定的參數必須能產生有效的值。參數也可以是常量、公式或其他函數。
常量3.
常量是直接鍵入到單元格或公式中的數字或文本值,或由名稱所代表的數字或文本值。例如,日期“\/\/”、數字“”和文本“”都是常量。公式或由10996210QuarterlyEarnings公式得出的數值都不是常量。
函數的結構4.
如圖所示,函數的結構以函數名稱開始,後麵是左圓括號、以逗號分隔的參數4-19和右圓括號。如果函數以公式的形式出現,請在函數名稱前麵鍵入等號()。
=圖函數結構4-19嵌套函數5.
嵌套函數,就是指在某些情況下可能需要將某函數作為另一函數的參數使用。也就是說一個函數可以是另一個函數的參數。
例如圖中所示的公式,使用了嵌套的函數,並將結果與相比4-20AVERAGE50較。這個公式的含義是:如果單元格到的平均值大於,則求到的和,否F2F550G2G5則顯示數值。
0圖嵌套函數4-20的函數很多,分為若幹類,每一類中又有若幹個。常用的函數類別有常ExcelExcel用函數、統計函數、查找與引用函數、日期與時間函數、數學與三角函數、邏輯類函數等。
4.5.3相對引用與絕對引用根據所要完成的任務,既可以使用相對單元格引用,也可以使用絕對單元格引用。
前者引用的是相對於公式單元格位於某一位置處的單元格;後者引用的是特定位置處的··103單元格。
當使用相對引用生成公式時,對單元格或區域的引用通常基於它們與公式單元格的相對位置。當複製使用相對引用的公式時,被粘貼公式中的引用將被更新,並指向與當前公式位置相對應的其他單元格。
如果不希望在複製公式時,引用發生改變,就需要使用絕對引用。
例如,如果公式將單元格乘以單元格(),將公式複製到另一單元格A5C1=A5*C1中,則公式中的兩個引用都將改變。如果在不希望改變的引用前加一個美元符號($),就可以對單元格進行絕對引用。如果要對單元格進行絕對引用,請在公式中加入C1C1美元符號,如:$$。相對引用與絕對引用也可混合使用,如:$或=A5*C1=C1=$。
C14.5.4常用函數的簡介函數1.MOD功能:返回兩數相除的餘數。
語法:(,)。
MODnumberdivisor其中,為被除數、為除數。
numberdivisor除數為,則返回錯誤值“\/!”。
0#div0函數2.RAND功能:返回一個(,)均勻分布的隨機數。
01語法:()。
RAND括號內無參數。
()函數3SUM功能:返回參數表中所有參數之和。
語法:(,,…)。
SUMnumber1number2注意:如參數為邏輯值,則和分別轉換為和;文本型數字轉換為TRUEFALSE10數值型數字;而引用的單元格中出現空白單元格、邏輯值、文本型數字時,該參數將被忽略。
()函數4AVERAGE功能:返回參數平均值(算術平均)。
語法:(,,…,)。
AVERAGEnumber1number2number30()函數5COUNT功能:返回參數中數值型數據的個數。
語法:(,…,)。
COUNTvalue1value30其中,,…,是包含或引用各種類型數據的參數。提示:隻有數字類型value1value30的數據才被計算。
··104()函數6COUNTIF功能:計算區域中滿足給定條件的單元格的個數。
語法:(,)。
COUNTIFrangecriteria為需要計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區域。
Range為確定哪些單元格將被計算在內的條件。
Criteria例如:(:,),指在:之中,統計等於單元格裏數值COUNTIFA1A100D2A1A100D2的個數;(:,),指在:之中,統計大於的個數。
COUNTIFA1A100\">2\"A1A1002()函數7MID功能:從文本串的某一指定位置開始,返回指定長度的子字符串。
語法:(,_,_)。
MIDtextstartnumnumchars為用於從中提取字符的文本串。
Text_為要從文本串中提取字符的起始位置。
Startnum_為指定要返回字符的個數。
Numchars例如,取字符串“”,(,,)的結果為“”。
A1informationMIDA133for()函數8RANK功能:返回單元格在一個垂直區域中的排位名次,是排位numberrangerank-way的方式。
語法:(,,)RANKnumberrangerank-way例如:求各位同學計算機成績在整個班級中的名次。
()———單條件引用函數9VLOOKUP功能:搜索表區域首列滿足條件的元素,確定待檢索單元格在區域中的行序號,返回選定單元格的值。
語法:(_,_,__,_)。
VLOOKUPlookupvaluetablearraycolindexnumrangelookup_:條件值,是值而非區域。比如,而非:,即使是:,LookupvalueA1A1A100A1A100也隻選擇左上角值。
A1_:搜索的區域\/範圍,是一個多維數組。如:之類。
TablearrayA1D100__:需要返回的值所在列,從搜索範圍的起始列開始算。
Colindexnum_:匹配方式,一般使用精確匹配,即或。
Rangelookup0FALSE例如:(,:,,),根據單元格的值,在:中搜索,並VLOOKUPD2A1C10020D2A1C100返回從列算起,第列(即列)的值;(“”,:,,),根A2BVLOOKUP848K15293A1C10020據“”,在:中搜索,並返回從列算起,第列(即列)的值;848K15293A1C100A2B(,:,,),根據與單元格合並後的值,在:中VLOOKUPD2&E2A1C10020D2E2A1C100搜索,並返回從列算起,第列(即列)的值。
A2B()———另一種查找函數10LOOKUP最常用途:對評分結果進行多級別的分類。在供應商評價、員工評價工作中經常使··105用,較之一般的函數簡潔明了,且效率高。如圖所示。
IF4-21圖函數操作4-21LOOKUP函數運算時,檢驗目標值是否處在的各個範圍,“是”則返回“”,“否”則返回A2X1“”,形成一個數組,如圖所示。
04-22圖結果分析4-22LOOKUP4.5.5公式和函數的綜合實例【例】假設某工廠要依工齡來計算春節發放的獎金,工齡未滿年的員工沒有獎金,11滿年但沒滿年則發放元獎金,滿年以上則發給元獎金。如圖135000380004-23所示。
圖工齡數據圖4-23首先要進行工齡的計算,先選取單元格,在此要使用這個函數來計算D2DATEDIF兩個日期之間的年數、月數或天數,其格式如圖所示。
4-24··106圖計算某員工工齡的操作圖4-24的差距單位參數及返回值:DATEDIF“”:兩日期差距的整年數,亦即“滿幾年”。
Y“”:兩日期差距的整月數,亦即“滿幾個月”。
M“”:兩日期差距的整日數,亦即“滿幾天”。
D“”:兩日期之間的月數差距,忽略日期中的年和日。
YM“”:兩日期之間的天數差距,忽略日期中的年。
YD“”:兩日期之間的天數差距,忽略日期中的年和月。
MD小提示:函數是隱藏函數,在幫助和插入公式裏麵沒有。它返回兩DATEDIFExcel個日期之間的年、月、日間隔數。常使用函數計算兩日期之差。
DATEDIF計算出“蔣文文”的工齡後,請選取單元格,然後用填充柄填滿到單元格,即D2D11可算出所有員工的工齡,如圖所示。
4-25圖計算所有員工工齡的操作圖4-25計算出工齡後,就可以依工齡來計算獎金,我們要用函數來判斷應發放的獎金。
IF(判讀式,條件成立時的作業,條件不成立時的作業),函數可判斷條件是否成立,如IFIF果所傳回的值為時,就執行條件成立時的作業,反之則執行條件不成立時的作業。
TRUE如圖所示。
4-26圖計算員工獎金的操作圖4-26··107算好“蔣文文”的獎金後,用填充柄從單元格填滿到單元格,即可算出所有員E2E11工的獎金,如圖所示。
4-27圖計算所有員工獎金的操作圖4-274.6Excel2010圖表用圖表來描述電子表格中的數據是的主要功能之一。能夠將電子表格ExcelExcel中的數據轉換成各種類型的統計圖表,更直觀地揭示數據之間的關係,反映數據的變化規律和發展趨勢,使用戶能一目了然地進行數據分析。
常用的圖表類型有柱形圖、條形圖、餅圖、折線圖、散點圖等。
Excel2010XY4.6.1圖表類型介紹柱形圖1.
柱形圖是最普遍使用的圖表類型,它很適合用來表現一段期間內數量上的變化,或是比較不同項目之間的差異,各種項目放置於水平坐標軸上,而其值則以垂直的長條顯示。例如,顯示各項產品在第一季每個月的銷售量。如圖所示。
4-28圖直條圖(柱狀圖)4-28折線圖2.
折線圖顯示一段時間內的連續數據,適合用來顯示相等間隔(每月、每季、每年……)的資料趨勢。例如,某公司想查看各分公司每一季的銷售狀況,就可以利用折線圖來顯示。如圖所示。
4-29··108圖折線圖4-29餅圖3.
餅圖隻能有一組數列數據,每個數據項都有唯一的色彩或者圖樣。餅圖適合用來表現各個項目在全體數據中所占的比例。例如,要查看流行時尚雜誌中賣得最好的是哪一本,就可以使用餅圖來表示。如圖所示。
4-30圖餅圖4-30條形圖4.
條形圖可以顯示每個項目之間的比較情形,軸表示類別項目,軸表示值。條形YX圖主要是強調各項目之間的比較,不強調時間。例如,用戶你可以查看各地區的銷售額,或列出各項商品的人氣指數。如圖所示。
4-31圖條形圖4-31··109麵積圖5.
麵積圖強調一段時間的變動程度,可由值看出不同時間或類別的趨勢。可用麵積圖強調某個時間的利潤數據,或是某個地區的銷售成長狀況。例如,以惠州—年20082011來各縣市新生兒人口數為例來繪製麵積圖。如圖所示。
4-32圖麵積圖4-32散點圖6.
散點圖顯示組或是多組資料數值之間的關聯。散點圖若包含組坐標軸,會在水22平軸顯示一組數字數據,在垂直軸顯示另一組數據,圖表會將這些值合並成單一的數據點,並以不均勻間隔顯示這些值。散點圖通常用於科學、統計及工程數據,也可以拿來做產品的比較。例如,冰、熱兩種飲料會隨著氣溫變化而影響銷售量,氣溫愈高,冷飲的銷量愈好。如圖所示。
4-33圖散點圖4-33股票圖7.
股票圖顧名思義就是用在說明股價的波動,可以依序輸入成交量、開盤價、最高價、最低價、收盤價的數據,來當作投資的趨勢分析圖。如圖所示。
4-34··110圖股票圖4-34圓環圖8.
圓環圖與餅圖類似,不過它可以包含多個資料數列,而餅圖隻能包含一組數列。如圖所示,可以看出電器產品年的銷售狀況。
4-364圖圓環圖4-35氣泡圖9.
氣泡圖和散點圖類似,不過泡泡圖是比較組數值,其數據在工作表中是以欄進行3
排列,水平軸的數值(軸)在第一欄中,而對應的垂直軸數值(軸)及氣泡大小值則列XY在相鄰的欄中。如圖所示,軸代表產品的銷售量,軸代表產品的銷售額,而氣4-36XY泡的大小則是廣告費。
··111圖氣泡圖4-36雷達圖10.
可以用來做多個資料數列的比較。如圖所示,我們可以雷達圖來了解每位學4-37生最擅長及最不擅長的科目。
圖雷達圖4-374.6.2創建圖表圖表的構成1.
圖表的構成如圖所示。
4-38圖圖表結構圖4-38··112嵌入式圖表與獨立圖表2.
()嵌入式圖表1
嵌入式圖表指圖表作為一個對象與其相關的工作表數據存放在同一工作表中。
()獨立圖表2
獨立圖表以一個工作表的形式插在工作簿中。在打印輸出時,獨立工作表占一個頁麵。
嵌入式圖表與獨立圖表的創建操作基本相同,主要利用“插入”選項卡下的“圖表”命令組完成。區別在於它們存放的位置不同。
創建圖表的方法3.
創建圖表步驟如下:步驟一:將光標移至單元格上,然後單A3擊它並向下拖動。選定各員工的姓名,並按住鍵盤上的“”鍵,將光標移至單元格上,CtrlD3向下拖動。選定各員工的工資額後,結束拖動並釋放“”鍵。如圖所示。
Ctrl4-39步驟二:單擊菜單欄中的“插入”按鈕,選擇“圖表”選項卡,在彈出的插入圖表選項卡中選擇需要的圖表類型,單擊“確定”按鈕。如圖圖選定數據區域所示。4-394-40圖選擇圖表類型4-40··113步驟三:單擊“確定”按鈕後得到如圖所示的結果。
4-41圖創建圖表結果圖4-41步驟四:創建圖表結果圖之後,可以通過“圖表工具”中的“設計”“布局”“格式”這3
個選項卡對圖表進行修改修飾。如圖、圖、圖所示。
4-424-434-44通過“設計”選項卡可以修改圖表的“類型”“數據”“圖表布局”“圖表樣式”“位置”等內容。通過“布局”選項卡可以修改圖表的“當前所選內容”“插入”“標簽”“坐標軸”“背景”“分析”“屬性”等內容。通過“格式”選項卡可以修改圖表的“當前所選內容”“形狀樣式”“藝術字樣式”“排列”“大小”等內容。
圖“設計”選項卡4-42圖“布局”選項卡4-43圖“格式”選項卡4-444.6.3圖表基本操作更改圖表類型1.
當創建好圖表後,用戶若對當前創建的圖表不滿意時,則可通過以下步驟進行修改:步驟一:單擊選擇需要更改的圖表,單擊“設計”選項卡,然後單擊“更改圖表類型”按鈕。
··114步驟二:在彈出的“更改圖表類型”對話框中選擇更改圖表的大類型,然後選擇更改圖表的子類型,選擇完成後單擊“確定”按鈕。
設置圖表樣式2.
創建圖表後,提供了多種圖表樣式風格。用戶可按以下步驟設置圖表的Excel2010樣式:選擇需要設置的圖表,單擊“設計”選項卡,然後單擊“快速樣式”按鈕,在彈出的樣式列表中選擇一種圖表樣式。
查看圖表數據3.
在圖表的組成中,“圖例”是標識繪圖區各個係列所代表的具體內容。若要查看某一個係列的具體數據時,將鼠標指針指向該係列,即可顯示出該係列的相關參數和數據。
修改圖表大小4.
如果創建的圖表是嵌入型圖表,圖表則浮於工作表上方。因此,可以對圖表的Excel大小進行任意改變。
具體操作方法:將指針指向控製點,按住鼠標左鍵不放拖動圖表。拖動到目標位置釋放鼠標左鍵,即可看到修改後的效果。
移動圖表5.
用戶既可在同一工作表中進行圖表移動,也可將圖表移動到另一張工作表中。選中圖表,鼠標左鍵不放即可在同一工作表中移動。
將工作表移動到另一張工作表中的操作方法:單擊選擇需要移動的圖表,單擊“開始”選項卡中的“剪切”按鈕。切換到另一張工作表中,單擊“開始”選項卡中的“粘貼”按鈕,即可將圖表移動到新的工作表中。
複製圖表6.
同樣,用戶既可在同一工作表中進行圖表複製,也可將圖表複製到另一張工作表中。
在同一工作表中的快速複製的方法:將指針指向圖表的“圖表區”邊緣,先按住“”Ctrl鍵不放,再按住鼠標左鍵不放進行拖動即可複製。
將圖表複製到另一張工作表中的方法:選擇需要複製的圖表,單擊“功能區”中的“複製”按鈕。接著單擊工作表標簽,切換到新工作表,單擊“功能區”中的“粘貼”按鈕。
刪除圖表7.
不需要圖表時,可對圖表進行刪除。
刪除圖表的方法:選擇需要刪除的圖表,單擊“開始”選項卡,在“編輯”分組中單擊“清除”按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“清除內容”選項。
4.6.4編輯圖表布局設置圖表標題布局1.
設置圖表標題可便於說明整個圖表的主要內容。
給圖表添加圖表標題的方法:選擇需要設置的圖表,單擊“布局”選項卡,然後單擊··115“圖表標題”按鈕,在下拉菜單中選擇圖表標題位置。刪除默認的圖表標題,輸入圖表標題名稱,並為標題設置相應格式即可。
坐標軸分為橫坐標軸(軸)和縱坐標軸(軸)。為了更好地說明圖表軸及軸XYXY的內容,也可分別給軸和軸添加標題。
XY為坐標軸添加標題的方法:選擇需要設置的圖表,單擊“布局”選項卡,然後單擊“坐標軸標題”按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇需要設置的坐標軸,接著選擇設置坐標軸標題的位置,將添加後默認的坐標軸標題修改為相應的標題即可。
設置圖例布局2.
創建一個圖表後,圖表中的圖例都會根據該圖表模板而自動放置在圖表的右側或上端。有時根據圖表實際情況,需要將圖例移動到其他位置。
設置圖例布局的方法:選擇需要設置的圖表,單擊“布局”選項卡,然後單擊“圖例”按鈕,接著在彈出的列表中選擇圖例顯示位置,如在頂部顯示圖例,則將右側的圖例設置顯示在圖表的頂部。
設置數據表布局3.
當圖表單獨放置於一張工作表中時,若將圖表打印出來,將隻會得到圖表區域,而沒有具體的數據源。若在圖表中顯示數據表格,則可以在查看圖表的同時查看詳細的表格數據。
設置數據布局的方法:選擇需要設置的圖表,單擊“布局”選項卡,然後單擊“數據表”按鈕,在彈出的列表中選擇“顯示數據表”命令。這時便可以看到在圖表的下方顯示出數據表格。
4.6.5設置圖表格式設置圖表區格式1.
圖表創建後,可對圖表區的格式進行設置,如設置圖表區的圖案格式、字體格式及屬性等。具體方法為:選擇需要設置的圖表區,單擊“布局”選項卡裏的“設置所選內容格式”按鈕,這時彈出“設置圖表區格式”對話框。單擊選擇“填充”選項,設置圖表區的填充效果;單擊選擇“邊框顏色”選項,設置圖表區邊框的顏色;單擊選擇“邊框樣式”選項,設置圖表區邊框的樣式;單擊選擇“陰影”選項,設置圖表區陰影的效果;單擊選擇“三維格式”選項,設置圖表區三維格式效果。設置完成後單擊“關閉”按鈕。
設置圖例格式2.
對於圖例,同樣可以設置填充顏色、邊框樣式及顏色、陰影、三維樣式等格式。具體方法為:單擊選擇圖例,然後單擊“布局”選項卡裏的“設置所選內容格式”按鈕。在彈出的“設置圖例格式”對話框中選擇相關設置選項,設置圖例的位置、填充、邊框顏色、邊框樣式、陰影格式。設置完成後單擊“關閉”按鈕。
··116設置圖表標題格式3.
對於圖表標題,也可以設置填充顏色、邊框顏色、邊框樣式、陰影、三維樣式、對齊方式等格式。具體方法為:單擊選擇圖表標題,單擊“布局”選項卡中的“設置所選內容格式”按鈕。在彈出的“設置圖表標題格式”對話框中選擇相關設置選項,設置圖表標題的填充、邊框顏色、邊框樣式、陰影、三維格式及對齊方式。設置完成後單擊“關閉”按鈕。
4.7Excel2010數據管理和分析4.7.1數據清單數據清單,又稱為數據列表,是工作表中單元格構成的矩形區域,即一張二維Excel表。它與工作表的不同之處在於:第一,數據清單中的每一行稱為記錄,每一列稱為字段,第一行為表頭。
第二,數據清單中不允許有空行或空列;不能有數據完全相同的兩行記錄;字段名必須唯一,每一字段的數據類型必須相同。
4.7.2數據排序數據類型和順序1.
在中也可以根據現有的數據資料對數據值進行排序。按遞增方式排序的數據Excel類型及其數據的順序為:數字。順序是從小數到大數,從負數到正數。
①文字和包含數字的文字。其順序是:(空格)!$()②0123456789\"#%&''''*,\/:;?[]_‘+-.@^~ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWX。
YZ邏輯值。在之前。
③FALSETRUE錯誤值。所有的錯誤值都是相等的。
④空白(不是空格)。空白單元格總是排在最後。
⑤遞減排序的順序與遞增順序恰好相反,但空白單元格將排在最後。日期、時間和漢字也當作文字處理,根據它們內部表示的基礎值排序。
數據排序的功能2.
“數據”選項卡下“排序與篩選”分組中有兩個用於排序的按鈕:圖標上標有與向AZ下的箭頭的按鈕,用於按降序方式重排數據;圖標上標有與向下的箭頭的按鈕用於遞ZA減排序。
小提示:若選定了某一列後使用以上所示的操作,排序將隻發生在這一列中,其他列的數據排列將保持不變,其結果可能會破壞原始記錄結構,造成數據錯誤!
··117用戶可通過“數據”菜單中的“排序”命令打開對話框,對排序條件進行相應設置。
“排序”對話框,可以使用的各選項功能所述如下:()主要關鍵字1
通過下拉菜單選擇排序字段,打開位於右邊的單選按鈕,可控製按遞增或遞減的方式進行排序。
()次要關鍵字2
如前麵設置的“主要關鍵字”列中出現了重複項,就將按次要關鍵字來排序重複的部分。
()第三關鍵字3
數據按“主要關鍵字”和“次要關鍵字”排序後,如果前兩者都相同的,則可再新增“次要關鍵字”,作為第三關鍵字排序。
()有標題行4
有標題行,則把用戶選中的數據的第一行作為標題,不參加排序,始終放在原來的行位置。
()無標題行5
無標題行,則把用戶選中的數據全部按定義的關鍵字進行排序,不管實際上是否是標題。
小提示:注意:如果排序結果與所預期的不同,說明排序數據的類型有出入。若想得到最好的結果,就要確保列中所有單元格屬於同一數據類型,應避免在連續的單元格中交替輸入數字或文字。若要將數字以文字方式輸入,如郵政編碼或產品編號,請在數字之前加上一個符號(’),如“’”;或在輸入之前把該列格式化為文字;或輸成中文符610000號,如“”。
610000數據排序操作3.
()利用“數據”選項卡下的升、降序按鈕1
例如:對工作表中“某公司人員情況”數據清單的內容按主要關鍵字“年齡”的遞減次序進行排序。
選定數據清單單元格(年齡)。
①E2選擇“數據”“排序與篩選”命令,選中“年齡”列,單擊降序按鈕,即可完成排序。
②→如圖所示。
4-45··118圖利用工具欄按鈕排序後的數據清單4-45()利用“數據”“排序與篩選”“排序”命令2→→例如:對工作表中“某公司人員情況”數據清單的內容按照主要關鍵字“部門”的遞增次序和次要關鍵字“組別”的遞減次序進行排序。
選定數據清單區域,選擇“數據”“排序與篩選”“排序”命令,彈出“排序”對①→→話框。
在“主要關鍵字”下拉列表框中選擇“部門”,選中“升序”。單擊“添加條件”命令,②
在新增的“次要關鍵字”中,選擇“組別”列,選中“降序”次序,單擊“確定”按鈕即可。如圖所示。
4-46圖利用“排序”對話框進行排序4-46··1194.7.3數據篩選當用戶隻對數據列表中一部分數據感興趣時,可以使用數據篩選功能。數據篩選將用戶不感興趣的記錄暫時隱藏起來,隻顯示感興趣的數據。
提供有種用於篩選的命令:自動篩選和高級篩選。
Excel2自動篩選1.
例如:對工作表“某公司人員情況”數據清單的內容進行自動篩選。條件為:職稱為高工。
選定數據清單區域,選擇“數據”“排序與篩選”“篩選”命令,此時,工作表中數①→→據清單的列標題全部變成下拉列表框。
打開“職稱”下拉列表框,用鼠標選中“高工”,單擊“確定”按鈕即可。如圖②4-47所示。
圖單字段自動篩選4-47取消篩選2.
選擇“數據”“排序與篩選”組中的“清除”命令,或在篩選對象的下拉列表框中,選→
擇“全選”即可取消篩選,恢複所有數據。
高級篩選3.
的高級篩選方式主要用於多字段條件的篩選。使用高級篩選必須先建立一個Excel條件區域,用來編輯篩選條件。
條件區域的第一行是所有作為篩選條件的字段名,這些字段名必須與數據清單中的字段名完全一樣。條件區域的其他行輸入篩選條件,“與”關係的條件必須出現在同一行內,“或”關係的條件不能出現在同一行內。條件區域與數據清單區域不能連接,須用空行隔開。
例如:對工作表“某公司人員情況”數據清單的內容進行高級篩選,須同時滿足個2
條件。條件為:年齡大於等於並且小於等於;條件為:學曆為碩士或博士。
125402··120在工作表的第一行前插入行作為高級篩選的條件區域。
①4在條件區域(:)區域輸入篩選條件,選擇工作表的數據清單區域。
②A1D3選擇“數據”“排序與篩選”“高級”命令,彈出“高級篩選”對話框,選擇“在原有③→→區域顯示篩選結果”或“將篩選結果複製到其他位置”,利用下拉按鈕確定列表區域(數據清單區域)和條件區域(篩選條件區域),單擊“確定”按鈕即可完成高級篩選。如圖4-48所示。
圖進行高級篩選4-484.7.4分類彙總分類彙總是對數據清單按某個字段進行分類,將字段值相同的連續記錄作為一類,進行求和、平均、計數等彙總運算。
小提示:在分類彙總前,必須對數據排序,而且排序的關鍵字段與後麵的彙總的關鍵字段必須一致。
創建分類彙總1.
利用“數據”選項卡下的“分級顯示”命令組的“分類彙總”命令可以創建分類彙總。
例如:對工作表“某公司人員情況”數據清單的內容進行分類彙總,彙總計算各部門基本工資的平均值(分類字段為“部門”,彙總方式為“平均值”,彙總項為“基本工資”),彙總結果顯示在數據下方。
按主要關鍵字“部門”的遞增或遞減次序對數據清單進行排序。
①選擇“數據”“分級顯示”“分類彙總”命令,在彈出的“分類彙總”對話框中,選②→→擇分類字段為“部門”,彙總方式為“平均值”,選定彙總項為“基本工資”,選中“彙總結果顯示在數據下方”,如圖所示。
4-49單擊“確定”按鈕,即可完成分類彙總。對數據清單的部分數據進行分類彙總的結③
果如圖所示。
4-50··121圖分類彙總圖分類彙總後的工作表4-494-50刪除分類彙總2.
如果要刪除已經創建的分類彙總,在“分類彙總”對話框中單擊“全部刪除”按鈕即可。
隱藏分類彙總數據3.
單擊工作表左邊列表樹的“”號可以隱藏該部門的數據記錄,隻留下該部門的彙總-
信息,單擊後“”號變成“”號。再單擊“”號時,即可將隱藏的數據記錄信息顯示出-++來。如圖所示。
4-51圖隱藏分類彙總後的工作表4-514.7.5數據合並數據合並可以把來自不同的源數據區域的數據進行彙總,並進行合並計算。不同數據源區包括同一工作表中、同一工作簿的不同工作表中、不同工作簿中的數據區域。
數據合並是通過建立合並表的方式來進行的。
利用“數據”“數據工具”命令,可以實現“數據合並”“數據有效性”“模擬分析”等→
功能。
例如:現有在同一工作簿中的“分店”和“分店”種型號的產品一月、二月、三月的124“銷售量統計表”數據清單,位於工作表“銷售單”和“銷售單”中。現需新建工作表,計12算出個分店種型號的產品一月、二月、三月每月銷售量總和。如圖所示。
244-52圖“銷售單”工作表和“銷售單”工作表4-5212··122操作步驟如下:在本工作簿中新建工作表“合計銷售①
單”數據清單,數據清單字段名與源數據清單相同,第一列輸入產品型號,選定用於存放合並計算結果的單元格區域:。如B3D6圖所示。圖選定合並後的工作表的數據區域4-534-53單擊“數據”“數據工具”“合並計算”命令,彈出“合並計算”對話框。在“函數”②→→下拉列表框中選擇“求和”,在“引用位置”下拉按鈕下選取“銷售單”的:單元格區1B3D6域,單擊“添加”,再選取“銷售單”的:單元格區域(當單擊“添加”時,選擇“瀏覽”2B3D6可以選取不同工作表或工作簿中的引用位置),選中“創建指向源數據的鏈接”(當源數據變化時,合並計算結果也隨之變化)。如圖所示。
4-54圖利用“合並計算”對話框進行合並計算和結果圖4-54合並計算結果以分類彙總的方式顯示,單擊左側的“”號,可以顯示源數據信息。
+4.7.6數據透視表數據透視表從工作表的數據清單中提取信息,它可以對數據清單進行重新布局和分類彙總,還能立即計算出結果。在建立數據透視表時,須考慮如何彙總數據。
利用“插入”選項卡下“表格”命令組的命令可以完成數據透視表的建立。
例如:現有“銷售數量統計表”工作表中的數據清單,需建立數據透視表,顯示各分店各型號產品銷售量的和、總銷售額的和以及彙總信息。如圖所示。
4-55圖需建立數據透視表的數據清單4-55··123其操作步驟如下:選擇“銷售數量統計表”數據清單的:數據區域,單擊“插入”選項卡下“表①A2E10格”命令組的“數據透視表”命令,打開“創建數據透視表”對話框,如圖所示。
4-56圖“創建數據透視表”對話框4-56在“創建數據透視表”對話框中,自動選中了“選擇一個表或區域”對話框(或通過②
“表”“區域”切換按鈕選定區域“!$$:$$”)。在“選擇放置數據透視→Sheet1A2E10表的位置”選項下選擇“現有工作表”,通過切換按鈕選擇位置(從開始),單擊“確定”A12按鈕,彈出“數據透視表字段列表”對話框和未完成的數據透視表。
在彈出的“數據透視表字段列表”對話框中,選定數據透視表的列標簽、行標簽和③
需要處理的方式。此時,在所選擇放置數據透視表的位置處顯示出完成的數據透視表。
如圖所示。
4-57圖完成的數據透視表4-57選中數據透視表,單擊鼠標右鍵,可彈出“數據透視表選項”對話框,利用對話框的選項可以改變數據透視表布局和格式、彙總和篩選項以及顯示方式等。
4.8本章小結本章講述了工作簿、工作表、單元格的基本概念,數據和文本的輸入方法,工作表和單元格的格式化,以及數據統計的方法(排序、篩選、彙總、合並等),介紹了公式和基本函數的使用方法,相對引用和絕對引用的概念,各種圖表的概念和製作方法以及透視表的運用等。
··124第5章演示文稿軟件PowerPoint2010學習目標是微軟辦公軟件中的一款專門用於設計演示文稿的軟件,PowerPoint2010Office可協助用戶獨自或聯機創建永恒的視覺效果。它能創建包含文本、圖表(圖形)、圖畫和剪貼畫圖像的演示文稿幻燈片,還可以加上動畫效果、聲音以及其他多媒體效果。同時,其對用戶界麵進行了改進並增強了對智能標記的支持,使用戶可以更加快捷地查看和創建高品質的演示文稿。
本章要點的基礎知識?PowerPoint2010幻燈片的基本操作?
編輯設計演示文稿?
設置動畫效果?
演示文稿放映?
5.1初識PowerPoint2010和、等應用軟件一樣,都是公司推出的係PowerPointWordExcelMicrosoftOffice列產品之一,主要用於設計製作廣告宣傳、產品演示的電子版幻燈片,製作的演示文稿可以通過計算機屏幕或者投影機播放。利用做出來的東西叫演示文稿,它是PowerPoint一個文件。演示文稿中的每一頁就叫幻燈片,每張幻燈片是演示文稿中既相互獨立又相互聯係的內容。
隨著電腦的不斷普及,在行業辦公方麵應用越來越廣。它是製作公司簡PowerPoint介、會議報告、產品說明、培訓計劃和教學課件等演示文稿的首選軟件,深受廣大用戶的青睞。為了使產品獲得最好的銷售業績,用戶通常會在發布產品的同時配合多種宣傳方式。利用,不但可以創建演示文稿,還可以在互聯網上召開麵對麵會議、遠程PowerPoint會議或在網絡上給觀眾展示演示文稿。
··1255.1.1啟動和退出PowerPoint2010的啟動1.PowerPoint2010是在環境下開發的應用程序。和啟動軟件PowerPointWindowsMicrosoftOffice包的其他應用程序一樣,可以采用以下幾種方法來啟動:PowerPoint方法一:執行“開始”“所有程序”“”“→→MicrosoftOffice→MicrosoftOfficePower-”命令,啟動。
Point2010PowerPoint2010方法二:如桌麵上有的快捷方式圖標,雙擊圖標即可啟動。
PowerPoint方法三:雙擊本機中存在的文檔。
PowerPoint小提示:能以兼容的模式將早期的版本文檔打開。
PowerPoint2010PowerPoint的退出2.PowerPoint2010在完成演示文稿的製作及保存後,要退出,釋放所占用的係統資源。退PowerPoint出的方法有如下幾種:方法一:不退出程序,隻關閉幻燈片文件。單擊“文件”選項卡標PowerPoint2010簽,選擇“關閉”選項,確認是否存盤後關閉幻燈片文件。
方法二:退出程序。直接單擊幻燈片普通視圖窗口右上角的關閉PowerPoint2010按鈕;或單擊左上角的圖標,在彈出的菜單中選擇“關閉”選項;或單擊“文件”選項Office卡標簽選擇“退出”按鈕退出;或使用快捷鍵“”關閉窗口,確認Alt+F4PowerPoint2010是否存盤後關閉程序回到桌麵。
5.1.2PowerPoint2010的界麵啟動後將進入其工作界麵,熟悉其工作界麵各組成部分是製作演示PowerPoint2010文稿的基礎。工作界麵由標題欄、“文件”菜單、功能選項卡、快速訪問工具欄、功PowerPoint能區、幻燈片\/大綱窗格、幻燈片編輯區、備注窗格和狀態欄等部分組成。如圖所示。
5-1圖工作界麵5-1PowerPoint2010··126工作界麵各部分的組成及作用介紹如下:PowerPoint2010標題欄1.
標題欄位於工作界麵的右上角,它用於顯示演示文稿名稱和程序名稱。
PowerPoint最右側的個按鈕分別用於對窗口執行最小化、最大化和關閉等操作。
3快速訪問工具欄2.
快速訪問工具欄上提供了最常用的保存按鈕、撤銷按鈕和恢複按鈕,單擊對應的按鈕可執行相應的操作。如需在快速訪問工具欄中添加其他按鈕,可單擊其後的下拉按鈕,在彈出的菜單中選擇所需的命令即可。
“文件”菜單3.
“文件”菜單用於執行演示文稿的新建、打開、保存和退出等基本操作。
PowerPoint該菜單右側列出了用戶經常使用的演示文檔名稱。
功能選項卡4.
將所有命令集成在幾個功能選項卡中,選擇某個功能選項卡可切PowerPoint2010換到相應的功能區。
功能區5.
在功能區中有許多自動適應窗口大小的工具欄,不同的工具欄中又放置了與此相關的命令按鈕或列表框。
幻燈片\/大綱窗格6.
用於顯示演示文稿的幻燈片數量及位置,通過它可更加方便地掌握整個演示文稿的結構。在幻燈片窗格下,將顯示整個演示文稿中幻燈片的編號及縮略圖;在大綱窗格下,將列出當前演示文稿中各張幻燈片中的文本內容。
幻燈片編輯區7.
這是整個工作界麵的核心區域,用於顯示和編輯幻燈片。在其中可輸入文字內容、插入圖片和設置動畫效果等,是使用製作演示文稿的操作平台。
PowerPoint備注窗格8.
位於幻燈片編輯區下方,可供幻燈片製作者或幻燈片演講者查閱該幻燈片信息,或在播放演示文稿時對需要的幻燈片添加說明和注釋。
狀態欄9.
位於工作界麵最下方,用於顯示演示文稿中所選的當前幻燈片、幻燈片總張數、幻燈片采用的模板類型、視圖切換按鈕以及頁麵顯示比例等。
5.1.3PowerPoint2010的視圖方式為滿足用戶不同的需求,提供了多種視圖模式以編輯查看幻燈片,PowerPoint2010在工作界麵下方單擊視圖切換按鈕中的任意一個按鈕,即可切換到相應的視圖模式下。
··127普通視圖1.
默認顯示普通視圖,在該視圖中可以同時顯示幻燈片編輯區、幻燈PowerPoint2010片\/大綱窗格以及備注窗格。它主要用於調整演示文稿的結構及編輯單張幻燈片中的內容。如圖、圖所示。
5-25-3圖普通視圖的幻燈片模式5-2圖普通視圖的大綱模式5-3··128幻燈片瀏覽視圖2.
在幻燈片瀏覽視圖模式下可瀏覽幻燈片在演示文稿中的整體結構和效果。在該模式下也可以改變幻燈片的版式和結構,如更換演示文稿的背景、移動或複製幻燈片等,但不能對單張幻燈片的具體內容進行編輯。如圖所示。
5-4圖幻燈片瀏覽視圖5-4幻燈片放映視圖3.
在該視圖模式下,演示文稿中的幻燈片將以全屏動態放映。該模式主要用於預覽幻燈片在製作完成後的放映效果,以便及時對在放映過程中不滿意的地方進行修改,測試插入的動畫、更改聲音等效果,還可以在放映過程中標注出重點,觀察每張幻燈片的切換效果等。如圖所示。
5-5··129圖幻燈片放映視圖5-5備注頁視圖4.
備注頁視圖與普通視圖相似,隻是沒有幻燈片\/大綱窗格。在此視圖下幻燈片編輯區中完全顯示當前幻燈片的備注信息。如圖所示。
5-6圖幻燈片備注視圖5-6小提示:選擇“視圖”“演示文稿視圖”組,在其中單擊相應的按鈕也可切換到對應→
的視圖模式下。
··1305.2演示文稿的基本操作演示文稿是由一張張獨立的幻燈片組成的,把幻燈片放在一起進行逐張播放,就形成了演示文稿。演示文稿可以應用於很多方麵,比如演示課件、互動宣傳、網絡出版等。
為了滿足各種辦公需要,提供了多種創建演示文稿的方法,如創建空白PowerPoint2010演示文稿、利用模板創建演示文稿、使用主題創建演示文稿以及使用上的模Office.com板創建演示文稿等。
5.2.1創建演示文稿使用模板創建演示文稿1.
對於時間不寬裕或是不知如何製作演示文稿的用戶來說,可利用PowerPoint2010提供的模板來進行創建,其方法與通過命令創建空白演示文稿的方法類似。啟動Power-,選擇“文件”“新建”命令,在“可用的模板和主題”欄中單擊“樣本模板”按Point2010→鈕,如圖所示。在打開的頁麵中選擇所需的模板選項,單擊“創建”按鈕。返回5-7工作界麵,即可看到新建的演示文稿效果,如圖所示。
PowerPoint20105-8圖選擇樣本模板5-7··131圖創建的演示文稿效果5-8使用模板創建演示文稿的操作步驟如下:第一步,在窗口中單擊“”按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“新建”PowerPointOffice命令。
第二步,在打開的“新建演示文稿”任務窗格中,單擊“模板”欄中的“已安裝的模板”選項鏈接,在中間的窗格中會顯示已安裝的模板樣式,選擇一種模板。
第三步,單擊“創建”按鈕即可創建演示文稿。
第四步,單擊幻燈片編輯區中的文本框,即可在文本框中輸入自己想展示的文字。
創建空白演示文稿2.
如果需要自己設計演示文稿的版式,可以創建空白演示文稿,然後自己向演示文稿中添加各種元素。空白演示文稿的方法有以下幾種:()通過快捷菜單創建1
在桌麵空白處單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“新建”“→MicrosoftPower-演示文稿”命令,如圖所示,將在桌麵上新建一個空白演示文稿。
Point5-9··132圖通過快捷菜單創建5-9()通過命令創建2
啟動後,選擇“文件”“新建”命令,在“可用的模板和主題”欄中單PowerPoint2010→擊“空白演示文稿”圖標,再單擊“創建”按鈕,即可創建一個空白演示文稿,如圖5-10所示。
圖通過命令創建5-10()快捷創建3
按下“”組合鍵就可以快速創建一個空白的演示文稿。
Ctrl+N使用上的模板創建演示文稿3.Office.com如果中自帶的模板不能滿足用戶的需要,就可使用上的模PowerPointOffice.com··133板來快速創建演示文稿。其方法是:選擇“文件”“新建”命令,在“模板”欄→Office.com中單擊“演示文稿和幻燈片”按鈕。在打開的頁麵中單擊“商務”文件夾圖標,PowerPoint然後選擇需要的模板樣式,單擊“下載”按鈕,在打開的“正在下載模板”對話框中將顯示下載的進度,如圖所示。下載完成後,係統將自動根據下載的模板創建演示文稿,5-11如圖所示。
5-12圖下載模板5-11圖根據下載的模板創建的演示文稿效果5-12小提示:使用上的模板來創建演示文稿的前提是必須聯網,因為需要從Office.com上下載模板後才能創建。
Office.com··1345.2.2打開演示文稿當要對現有的演示文稿進行編輯和查看時,需要將其打開。打開演示文稿的方式有多種,如果未啟動程序,可直接雙擊需打開的演示文稿圖標。如已啟動PowerPoint2010程序,可分為以下幾種情況來打開演示文稿:PowerPoint2010打開一般演示文稿1.
啟動後,選擇“文件”“打開”命令,進入“打開”對話框,在其中選PowerPoint2010→擇需要打開的演示文稿,單擊“打開”按鈕,即可打開選擇的演示文稿。
打開最近使用的演示文稿2.
提供了記錄最近打開演示文稿保存路徑的功能。如果想打開剛關PowerPoint2010閉的演示文稿,可選擇“文件”“最近所用文件”命令,在打開的頁麵中將顯示最近使用→
的演示文稿名稱和保存路徑,如圖所示,然後選擇需打開的演示文稿即可。
5-13圖最近使用的演示文稿5-13以隻讀方式打開演示文稿3.
以隻讀方式打開演示文稿隻能進行瀏覽,不能更改演示文稿中的內容。其打開方法是:選擇“文件”“打開”命令,單擊“打開”按鈕右側的按鈕,在彈出的下拉列表中選擇→
“以隻讀方式打開”選項,如圖所示。此時,打開的演示文稿標題欄中將顯示“隻5-14讀”字樣,如圖所示。
5-15··135圖選擇打開方式5-14圖隻讀方式打開的演示文稿效果5-15以副本方式打開演示文稿4.
以副本方式打開演示文稿是將演示文稿作為副本打開,對演示文稿進行編輯時不會影響源文件的效果。其打開方法和以隻讀方式打開演示文稿方法類似,在“打開”對話框中選擇需打開的演示文稿後,單擊“打開”按鈕右側的按鈕,在彈出的下拉列表中選擇“以副本方式打開”選項,在打開的演示文稿標題欄中將顯示“副本”字樣。
在編輯演示文稿的過程中,如果遇到斷電或因某種故障重啟電腦,而導致演示文稿未及時保存,這時可使用“打開並修複”的功能恢複演示文稿。其方法是:在“打開”對話框中選擇要打開的演示文稿,單擊“打開”按鈕右側的按鈕,在彈出的下拉列表中選擇“打··136開並修複”選項。
5.2.3保存演示文稿對製作好的演示文稿需要及時保存在電腦中,以免遺失或發生誤操作。
PowerPoint文件默認保存格式為,是高版本,也可在“另存為”對話框中更改低版本的2010.pptx.ppt格式。保存演示文稿的方法有很多,下麵將分別進行介紹。
直接保存演示文稿1.
直接保存演示文稿是最常用的保存方法。其方法是:選擇“文件”“保存”命令或單→
擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕,打開“另存為”對話框,選擇保存位置和輸入文件名,單擊“保存”按鈕。
另存為演示文稿2.
若不想改變原有演示文稿中的內容,可通過“另存為”命令將演示文稿保存在其他位置。其方法是:選擇“文件”“另存為”命令,打開“另存為”對話框,設置保存的位置和文→
件名,如圖所示,單擊“保存”按鈕。
5-16圖“另存為”對話框5-16將演示文稿保存為模板3.
為了提高工作效率,可根據需要將製作好的演示文稿保存為模板,以備以後製作同類演示文稿時使用。其方法是:選擇“文件”“保存”命令,打開“另存為”對話框,在“保→
存類型”下拉列表框中選擇“模板”選項,單擊“保存”按鈕。
PowerPoint··137自動保存演示文稿4.
在製作演示文稿的過程中,為了減少不必要的損失,可為正在編輯的演示文稿設置定時保存。其方法是:選擇“文件”“選項”命令,打開“選項”對話框,選擇→PowerPoint“保存”選項卡,在“保存演示文稿”欄中進行設置,如圖所示,並單擊“確定”按鈕。
5-17圖設置自動保存演示文稿5-175.2.4關閉演示文稿對打開的演示文稿編輯完成後,若不再需要對演示文稿進行其他的操作,可將其關閉。關閉演示文稿的常用方法有以下幾種:通過快捷菜單關閉1.
在工作界麵標題欄上單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“關PowerPoint2010閉”命令。
單擊關閉按鈕2.
單擊工作界麵標題欄右上角的關閉按鈕,即可關閉演示文稿並退PowerPoint2010出程序。
PowerPoint通過命令關閉3.
在打開的演示文稿中選擇“文件”“關閉”命令,關閉當前演示文稿。
→5.3幻燈片的基本操作演示文稿是由幻燈片組成的,因此要製作出精美的演示文稿,首先要熟悉幻燈片的基本操作,例如幻燈片的插入、選取、複製、移動、刪除、放映等操作。
··1385.3.1插入新幻燈片演示文稿是由多張幻燈片組成的,用戶可以根據需要在演示文稿的任意位置新建幻燈片。常用的新建幻燈片的方法主要有如下種:2
通過快捷菜單新建幻燈片1.
啟動,在新建的空白演示文稿的“幻燈片”窗格空白處單擊鼠標右PowerPoint2010鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“新建幻燈片”命令,如圖所示。
5-18圖新建幻燈片5-18通過選擇版式新建幻燈片2.
版式用於定義幻燈片中內容的顯示位置,用戶可根據需要向裏麵放置文本、圖片以及表格等內容。通過選擇版式新建幻燈片的方法是:啟動,選擇“開始”PowerPoint2010“幻燈片”命令組,單擊“新建幻燈片”按鈕旁的下拉按鈕,在彈出的下拉列表中選擇新→
建幻燈片的版式,如圖所示,新建一張帶有版式的幻燈片。
5-19··139圖選擇幻燈片版式5-195.3.2選取幻燈片在幻燈片中輸入內容之前,首先要掌握選擇幻燈片的方法。根據實際情況不同,選擇幻燈片的方法也有所區別,主要有以下幾種:選擇單張幻燈片1.
在幻燈片\/大綱窗格或幻燈片瀏覽視圖中,單擊幻燈片縮略圖,可選擇單張幻燈片。
如圖所示。
5-20圖選擇單張幻燈片5-20··140選擇多張連續的幻燈片2.
在幻燈片\/大綱窗格或幻燈片瀏覽視圖中,單擊要連續選擇的第一張幻燈片,按住“”鍵不放,再單擊需選擇的最後一張幻燈片,釋放“”鍵後,兩張幻燈片之間的所ShiftShift有幻燈片均被選擇。如圖所示。
5-21圖選擇多張連續的幻燈片5-21選擇多張不連續的幻燈片3.
在幻燈片\/大綱窗格或幻燈片瀏覽視圖中,單擊要選擇的第一張幻燈片,按住“”鍵Ctrl不放,再依次單擊需選擇的幻燈片,可選擇多張不連續的幻燈片。如圖所示。
5-22圖選擇多張不連續的幻燈片5-22··141選擇全部幻燈片4.
在幻燈片\/大綱窗格或幻燈片瀏覽視圖中,按“”組合鍵,可選擇當前演示文Ctrl+A稿中所有的幻燈片。如圖所示。
5-23圖選擇全部幻燈片5-23小提示:若是在選擇的多張幻燈片中選擇了不需要的幻燈片,可在不取消其他幻燈片的情況下,取消選擇不需要的幻燈片。其方法是:選擇多張幻燈片後,按住“”鍵不Ctrl放,單擊需要取消選擇的幻燈片。
5.3.3移動與複製幻燈片製作的演示文稿可根據需要對各幻燈片的順序進行調整。在製作演示文稿的過程中,若製作的幻燈片與某張幻燈片非常相似,可複製該幻燈片後再對其進行編輯,這樣既能節省時間又能提高工作效率。移動和複製幻燈片的方法如下:通過鼠標拖動移動和複製幻燈片1.
選擇需移動的幻燈片,按住鼠標左鍵不放,拖動到目標位置後釋放鼠標完成移動操作,如圖所示。選擇幻燈片後,按住“”鍵的同時拖動到目標位置可實現幻燈片5-24Ctrl的複製,如圖所示。
5-25··142圖移動幻燈片5-24圖複製幻燈片5-25通過菜單命令移動和複製幻燈片2.
選擇需移動或複製的幻燈片,在其上單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“剪切”或“複製”命令,然後將鼠標定位到目標位置,單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令,完成移動或複製幻燈片。
··143通過快捷鍵移動或複製幻燈片3.
選擇需移動或複製的幻燈片,按“”或“”組合鍵,然後在目標位置按Ctrl+XCtrl+C“”組合鍵,也可移動或複製幻燈片。
Ctrl+V5.3.4刪除幻燈片在普通視圖和幻燈片瀏覽視圖中刪除幻燈片的操作方法:選中需要刪除的幻燈片,按下鍵盤上的“”鍵刪除當前幻燈片。刪除當前幻燈片以後,原來的第二張幻燈片Delete變成第一張。
小提示:在操作幻燈片的過程中如發現當前操作有誤,可單擊快速訪問工具欄中的撤銷按鈕返回到上一步操作;單擊恢複按鈕可返回到單擊撤銷按鈕前的操作狀態。
5.4編輯演示文稿一個演示文稿可包含的內容極其豐富,包括有文本、圖片、表格、聲音、視頻等元素,我們隻有將這些元素完美地結合在一起才能夠做出精美專業的演示文稿。
5.4.1文本編輯輸入文字1.
()使用文本框輸入文字1
輸入文本最簡單的方法就是使用文本框輸入文字。具體操作步驟:打開一個演示文稿,單擊需要添加文本的幻燈片,然後單擊“插入”選項卡,在“文本”工具欄中單擊“文本框”按鈕,在彈出的菜單中選擇“橫排文本框”選項,如圖所示。當鼠標變為圖標時5-26按住鼠標左鍵不放在幻燈片中拖動繪製文本框,然後將光標定位到文本框中輸入文本即可。
圖插入文本框5-26()使用版式占位符輸入文字2
在中,幻燈片上的所有文本都要輸入到文本框中。每張新幻燈片PowerPoint2010上都有相關的提示,讓用戶在什麼位置輸入什麼內容,這些提示稱為“占位符”,如圖5-所示。單擊占位符,將選中文本框,然後就可以在其中輸入文本。
27··144圖占位符5-27調整文本框大小及設置文本框格式2.
()調整文本框大小1
方法一:當光標變為雙向箭頭時,鼠標左鍵直接拖動文本框控製點即可對大小進行粗略設置。
方法二:選中文本框,單擊“繪圖工具\/格式”選項卡後,找到“大小”組,在高度\/寬度數值框中分別設置數值,如圖所示。
5-28方法三:在文本框上單擊右鍵,如圖所示,5-29圖設置文本框大小在彈出的菜單中,單擊“大小和位置”選項,在5-28Power-會顯示“大小和位置”對話框,如圖所示。設置完成後單擊“關閉”按鈕。
Point20105-30圖右鍵菜單圖“大小和位置”對話框5-295-30小提示:與中的文本框不同的是,在中拖動鼠標繪製的文本框沒WordPowerPoint有固定高度,其高度會隨輸入的文本自動調整。若選擇文本框工具後在幻燈片中單擊,則文本框沒有固定寬度,其寬度將隨輸入的文本自動調整。
··145()設置文本框格式2
用戶可以根據需要來改變係統默認的文本框外觀格式以達到更好的表達效果。
選中文本框,進入“繪圖工具\/格式”選項卡,在“形狀樣式”組,可單擊係統提供的外觀樣式,也可在“形狀填充”“形狀輪廓”“形狀效果”內,分別自定義進行設置,如圖所示。
5-31圖文本框形狀樣式5-31選擇文本及文本格式化3.
()選擇文本1
方法一:利用鼠標左鍵拖動選擇文本。
方法二:直接選中文本框,即可選擇該文本框內的文本。
()文本格式化2
選中文本,單擊“開始”選項卡,在“字體”組中可直接單擊相應的按鈕進行設置,如圖所示。或單擊右下角按鈕彈出“字體”對話框,在“字體”選項卡可以對文本進行更5-32加詳細的設置,如圖所示。
5-33圖設置文本框圖字體對話框5-325-33複製和移動文本4.
()本文檔內複製文本1
選中文本框,單擊“開始”選項卡,找到“剪貼板”組,並單擊“複製”按鈕,如圖5-34所示。然後選擇合適位置,再次單擊“粘貼”按鈕下方的“粘貼選項”,選擇“隻保留文本”,如圖所示。
5-35()本文檔內移動文本2
··146選中文本框,單擊“開始”選項卡,找到“剪貼板”組,並單擊“剪切”按鈕,如圖5-34所示。然後選擇合適位置,再次單擊“粘貼”按鈕下方的“粘貼選項”,選擇“隻保留文本”,如圖所示。
5-35()不同文檔間複製文本3
選中文本,右擊彈出快捷菜單,選擇“複製”命令。在合適的位置右擊彈出快捷菜單,選擇“粘貼選項”命令中“隻保留文本”按鈕。
()不同文檔間移動文本4
選中文本,右擊彈出快捷菜單,選擇“移動”命令。在合適的位置右擊彈出快捷菜單,選擇“粘貼選項”命令中“隻保留文本”按鈕。
圖剪切和複製按鈕圖粘貼選項5-345-35刪除與撤銷刪除文本5.
()刪除文本1
方法一:選中文本框後按鍵盤上的“”鍵或者“”鍵。
DeleteBackspace方法二:定位光標,按鍵盤上的“”鍵即可刪除光標之後的文本,按“”DeleteBackspace鍵即可刪除光標之前的文本。
()撤銷刪除文本2
點擊快速訪問工具欄上的撤銷按鈕即可撤銷刪除。
設置段落格式6.
選中文本框,單擊“開始”選項卡,在“段落”組中可以直接單擊按鈕來進行對齊設置,如圖所示。也可單擊右下角按鈕顯示“段落”對話框,如圖所示,進行對齊、5-365-37縮進、行間距、段前間距和段後間距的設置。
圖段落對齊按鈕5-36··147圖“段落”對話框5-37添加項目符號和編號7.
選中文本,單擊“開始”選項卡,在“段落”組單擊項目符號\/編號按鈕,可直接單擊相應的按鈕,如圖所示。也可打開“項目符號和編號”對話框進行設置,如圖所示。
5-385-39圖項目符號和編號按鈕5-38圖“項目符號和編號”對話框5-39··1485.4.2插入圖片插入剪貼畫1.
在中插入剪貼畫的方法有很多PowerPoint2010種,最常用的是使用選項卡中的“剪切”命令來插入。
具體操作步驟如下:第一步,打開一個演示文稿,選中需要插入剪貼畫的幻燈片,然後單擊“插入”選項卡,在“插圖”工具欄中單擊“剪貼畫”按鈕。
第二步,在右側打開“剪貼畫”窗格,在該窗格中單擊“管理剪輯…”選項。如圖所示。
5-40第三步,在彈出的“收藏夾”窗口中單擊“收藏集列表”的任意項,在右側的窗格中選擇需要的圖形。
接著單擊圖片右側的下拉圖標,在彈出的菜單中選擇“複製”命令。
第四步,關閉“收藏夾”窗口返回幻燈片窗口,按下鍵盤上的“”組合鍵粘貼圖片,這樣就在幻燈Ctrl+V片中插入了選擇的剪貼畫。
插入來自文件的圖片2.
用戶可以在幻燈片中插入精美的圖片,這樣可以使演示文稿能夠更美觀和清楚地表達主題內容。在幻燈片中插入來自文件的圖片的具體操作步驟如下:第一步,打開一個演示文稿,選中需要插入圖片的幻燈片。然後單擊“插入”選項卡,在“插圖”工具欄中單擊“圖片”按鈕。
第二步,隨後彈出“插入圖片”對話框,如圖5-41所示。在該對話框中選擇需要插入的圖片,然後單擊“插入”按鈕,這樣就在幻燈片中插入了所選圖片。圖剪貼畫5-40··149圖“插入圖片”對話框5-41插入藝術字3.
藝術字是利用現有的文本創建特殊的格式,比如為選中的文本添加外邊框陰影或者弧形等效果,這樣可以產生漂亮的文字效果。添加藝術字的具體操作步驟如下:第一步,打開一個演示文稿,選中需要插入藝術字的幻燈片。然後單擊“插入”選項卡,在“文本”工具欄中單擊“文本框”按鈕,在彈出的菜單中選擇“橫排文本框”選項,並輸入文本。