為迎接新業主入住，便於工作人員積極、有序地開展工作，本單位特製定以下管理製度：一、入住前的準備1、物業管理部在業主入住前一個月製定入住工作計劃，該計劃中應明確：業主的入住時間、負責入住工作的人員及其職責、入住手續、入住過程中使用的文件和表格。入住工作計劃應由管理處主任批準。
2.綜合部應提前一個月向業主發出《入住通知書》，詳細說明需業主準備的證明材料、需業主填寫的表格、辦理入住手續的程序。小區辦理入住手續的工作現場應張貼入住公告和明確的指示標識，並指定專人負責業主辦理入住手續時的各類谘詢和引導。
二、入住時的審查登記
1. 綜合部應建立入住登記表，對業主提交的《入住通知書》進行查驗，確認無誤後收取《入住通知書》，在入住登記冊中注明。
2. 給入住申請人發放的資料應包括《入住說明》、《住戶手冊》、《住戶公約》、《管理協議》、《預交費用標準》、《裝修須知》、《住戶登記表》、《裝修審批表》、《驗收交接表》，這些發放的資料應在《入住登記冊》中由業主簽收，或由管理人員注明。
3. 提供給業主的《入住說明》中應明確由業主填寫並提交的資料，這包括身份證、工作證複印件、《業主登記表》、購房合同的正本及複印件、已簽署的《住戶公約》、《管理協議》等。
4. 工作人員應當對業主的資料進行審核驗證，其驗證的內容應當包括表格填寫是否完整、正確和清晰；公約和管理協議是否已簽署；身份證明文件與購房合同及《業主登記表》是否一致。
5. 所有手續審查通過後，入住管理員可收取購房合同複印件、《業主登記表》、《住戶公約》、《管理協議》各一份，並在《入住通知書》注明簽收三、預交費用1. 財務部根據國家和政府的法規及發展商或業主委員會的規定，收取各項費用，並開具相應票據給業主。其費用項目包括預交管理費、裝修保證金及清運費等。
2. 財務部應當建立費用登記表，對費用交納完畢的業主做好詳細記錄。
3. 以上的手續辦理完成後，樓房管理處應當及時查驗入住登記表及已簽署的《管理協議》和各項收費票據，然後向業主發放鑰匙，約定驗收房屋的時間和方式。
4. 物業管理處應與業主一起驗收並登記水、電、氣表的底數，雙方在驗收交接表上簽字確認。驗收過程中，雙方確認需維修的事項則應當及時由事務部通知相關部門處理
住宅小區物業服務管理部管理表格範本
1. 業主投訴處理記錄單範本
業主投訴處理記錄單
房號
業主姓名
投 訴 人
聯係電話
投訴時間
處理時間
投訴內容
投訴人簽名： 年 月 日處理措施經辦人：
處理結果
經辦人：
投訴人回饋 信息
備 注
2. 業主投訴月彙總表範本
業主投訴月彙總表
序
號
投訴表編號
投 訴 人
投訴
日期
房 號
投訴
事項
處理人
處理
時間
處理結果
備 注
製表人： 審核人： 年 月 日3. 業主聯係電話登記表範本業主聯係電話登記表
房 號
業主姓名
固定電話
移動電話
備 注
4. 業主檔案表範本
業主檔案表
序 號
檔案編號
房 號
業主姓名
入住時間
檔案頁數
備 注
製表人： 審核人： 年 月 日
5. 業主委托出租移交備案表範本業主委托出租移交備案表
接收 日期
房 號
出租協議 編號
移交鑰匙數量
屋內主要 財物
經辦人 簽名
業主 簽名
備 注
製表人： 審核人： 年 月 日
6. 回訪記錄表範本回訪記錄表
編號
回訪 時間
業主 姓名
業主 房號
回訪 事項
回訪人
回訪
結果
備 注
7. 回訪記錄月彙總表範本
回訪記錄月彙總表
回 訪
時 間
回訪表
編 號
業 主
姓 名
業 主
房 號
回訪事項
回訪人
回訪結果
製表人： 審核人： 年 月 日
8. 業主信息收集彙總表範本業主信息收集彙總表
時 間
業主 姓名
房 號
聯係電話
反饋信息
處理意見
接待人
製表人： 年 月 日
9. 客戶服務部接待記錄範本客戶服務部接待記錄
時間
來訪人
房號
聯係電話
來訪目的
應對措施
接待人
製表人： 年 月 日
10. 業主特約服務記錄單範本業主特約服務記錄單
日 期
房 號
業主 姓名
服務內容
開始 時間
結束 時間
服務 費用
經手人簽名