其次,逐筆核對有關賬簿記錄與記賬憑證是否相符。
再次,核查記賬憑證與所附原始憑證是否相符。
錯賬更正方法具體運用
記賬出現錯誤時,不能隨意塗改,必須按照規定的辦法予以更正。更正方法主要有:劃線更正法、紅字更正法、補充登記法。
(1)劃線更正法。
這種辦法主要用於更正在結賬前發現的賬簿記錄中的文字或數字錯誤。更正時,在錯誤處劃一紅線,以示注銷。劃線時,要劃出錯誤文字或數字的整個數碼,不能隻劃其中個別數碼。然後在紅線上空白處填上正確的數字或文字,並由更正人員在更正處蓋章以示負責。例如把203.68誤寫為223.86,則應作如下更正:
203.68
223.86更正人蓋章
(2)紅字更正法。
這種辦法主要適用於以下情況:記賬憑證用錯了會計科目,借貸方向記反了,記賬金額書寫錯誤等。其更正辦法是:
①填製一張內容與錯誤憑證完全相同的金額是紅字的記賬憑證,在摘要欄中注明“更正×號憑證錯誤”,並據以用紅字金額登記入賬,衝銷原有的記錄。
②用藍字填製一張符合經濟業務內容的記賬憑證,並據以登記入賬。
【例5-2】某企業銷出一批商品,計500元貨款已通過銀行收到。會計人員在填製記賬憑證時,誤將金額寫成5000元,並已據此登記入賬。原錯誤會計分錄。
收到商品銷售款銀行
存款。
主營業
務收入。
附件4張合計¥500000¥500000
會計主管:記賬:出納:審核:製單:
更正時,將多記金額4500元,用紅字填製一張與原錯誤記賬憑證內容完全相同記賬憑證。
會計電算化方式下的錯賬性質,由憑證錯誤而引起,也就是說,在計算機正常運行情況下,隻存在記賬憑證錯誤導致的錯賬,不存在登記入賬的記賬錯誤,也就不存在劃線更正法。
手工方式下的補充登記法和非全額紅字衝銷法,在會計電算化方式下是不宜采用的。在會計電算化方式下,本年度內發現因記賬憑證所發生的任何錯誤,都應采用全額紅字衝銷法進行錯賬更正,強調必須是全額衝銷,即填製一張與錯誤憑證內容一致、有明確的摘要說明、金額為紅字的記賬憑證,然後再填製一張正確的記賬憑證,並據以入賬。
如此規範會計電算化方式下的錯賬更正方法具有重要意義。
(1)采用補充登記法或非全額紅字衝銷法更正錯賬,存在應用上的局限性,不能很好地滿足計算機自動對賬的需要,尤其是無法滿足計算機自動進行往來對賬的要求。
往來自動對賬是指計算機根據對賬依據進行自動核對、勾銷。往來對賬是將本單位的賬與有往來關係的對方單位的賬進行核對。對方單位賬就是對方單位提供的對賬單。對賬前需要將對賬單錄入或導入到本單位的計算機係統中。 本單位的賬,在記賬後自動產生。計算機實現往來自動對賬的前提條件就是對賬的依據必須一致,自動對賬的依據包括金額相等、方向一致、結算方式和結算票號相同,隻有這幾個條件同時滿足時,才能實現自動對賬。如果一筆經濟業務被人為地分割成幾筆記錄數字,計算機將無法自動識別,對賬的勾對工作將無法自動實現,雖然會計軟件在提供自動對賬功能的同時也提供了手工對賬的功能,可以進行人工判斷進行幹預,確認相符後實行強製對賬,以防止由於人為差錯造成的結算方式、結算票號誤輸而影響對賬,但這勢必會大大地增加會計人員的工作負擔,失去了為提高工作效率而利用計算機實現自動對賬的意義。
(2)采用補充登記法或非全額紅字衝銷法,不能正確反映賬簿中的發生額和科目對應關係,不能完整地反映出經濟業務或事項的原貌,審計線索缺乏直觀性,也不利於會計電算化的賬務自動取數工作。
采用紅字衝銷法,不僅符合會計原理,而且能清晰地反映賬簿中的發生額和科目對應關係,而且還完整地反映出了經濟業務的來龍去脈和資金運動的來蹤去跡,更符合會計電算化的自動對賬要求。