會計常見錯誤82例54(3 / 3)

(5)一筆經濟業務的借貸雙方或一方,誤登賬戶。

由於在會計工作中,有時會發生以上這些試算表所不能發現的錯誤,因此,對於一切會計記錄必須經常進行核對,認真做好對賬工作,以保證會計核算的正確性。

試算表一般在月度終了結賬前或結賬後編製一次,如果單位的經濟業務較多,為方便查錯,也可以每旬進行試算一次。

試算的目的是檢查記賬有無錯誤,但試算表的作用不僅僅是為了試算、查錯,而且還可用來作為賬目整理、結賬和編製財務報表的工作底稿。

年終結賬的步驟

年終清理完畢,在賬目核對相符的基礎上,即可進行年終結賬。年終結賬工作,一般分為三個步驟:即年終轉賬、結清舊賬和記入新賬。

(1)年終轉賬。

年終轉賬的程序如下:

①計算出各賬戶的借方和貸方的12月份合計數和全年累計數,結出12月末的餘額。

②編製結賬前的“資產負債表”,並試算平衡。

③按年終轉賬辦法填製12月31日的記賬憑證,並計入有關賬戶。

(2)結清舊賬。

結清舊賬的做法如下:

①將轉賬後無餘額的賬戶結出全年累計數,然後在下麵劃雙紅線,表示本賬戶全部結清。

②對年終有餘額的賬戶,在“全年累計數”下行的“摘要”欄內注明“結轉下年”字樣,再在下麵劃雙紅線,表示年終餘額轉入新賬,結束舊賬。

(3)記入新賬。

根據本年度各賬戶餘額,編製年終決算的“資產負債表”和有關明細表,按表列出各賬戶的年終餘額數,不編製記賬憑單,直接記入新年度相應的各有關賬戶,並在“摘要”欄注明“上年結轉”字樣,以區別新年度發生數。

賬戶餘額的結轉

年末終了結賬時有餘額的賬戶餘額,直接計入新賬餘額欄內即可,不需要編製記賬憑證,也不必將餘額再計入本年賬戶的借方或貸方(收方或付方),使本年有餘額的賬戶的餘額變為零。因為,既然年末是有餘額的賬戶,餘額就應當如實地在賬戶中加以反映,這樣更顯得清晰、明了。否則,就混淆了有餘額的賬戶和無餘額的賬戶的區別。

對於新的會計年度建賬問題,一般說來,總賬、日記賬和多數明細賬應每年更換一次。但有些財產物資明細賬和債權債務明細賬,由於材料品種、規格和往來單位較多,更換新賬,重抄一遍工作量較大,因此可以跨年度使用,不必每年更換一次。各種備查簿也可以連續使用。

實際工作中,結轉賬戶餘額的做法如下:

(1)將本賬戶年末餘額,以相反的方向計入最後一筆賬下的發生額內。

例如,某賬戶年末為借方餘額,在結賬時,將此項餘額填列在貸方發生額欄內(餘額如為貸方,則作相反記錄),在摘要欄填明“結轉下年”字樣,在“借或貸”欄內填“平”字並在餘額欄的“元”位上填列符號,表示賬目已經結平。

(2)在“本年累計”發生額的次行,將年初餘額按其同方向計入發生額欄內,並在摘要欄內填明“上年結轉”字樣。

在次行登記年末餘額,如為借方餘額,填入貸方發生額欄內;反之,計入借方,並在摘要欄填明“結轉下年”字樣。同時,在該行的下端加計借、貸各方的總計數,並在該行摘要欄內填列“總計”兩字,在“借或貸”欄內填“平”字,在餘額欄的“元”位上填列“0”符號,以示賬目已結平。

實行電算化後如何結賬

每月月底都需要進行結賬處理,計算機結賬不僅要結轉各賬戶的本期發生額和期末餘額,還要進行一係列電算化處理,檢查會計憑證是否全部登記入賬並審核簽章、試算平衡、輔助賬處理等。與手工結賬相比,電算化結賬工作更加規範,結賬全部是由計算機自動完成。結賬工作需要注意的事項:

(1)專人負責。

由於某月結完賬後將不能再輸入和修改該月的憑證,所以使用會計軟件時,結賬工作應由專人負責管理,以防止其他人員的誤操作。

(2)結賬前應檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結賬日期是否正確、其他相關模塊的數據是否傳遞完畢以及其他結賬條件是否完備。

若結賬條件不滿足,則退出本模塊,檢查本月份輸入的會計憑證是否全部登記入賬,隻有在本期輸入的會計憑證全部登記入賬後才允許結本月份的賬。與記賬不同的是,一個月可以記賬數次,而隻能結一次賬。

(3)結賬必須逐月進行,上月未結賬也不允許結本月的賬。

若結賬成功,則做月結標誌,之後不能再輸入該月的憑證和記該月的賬;若結賬不成功,則恢複到結賬前的狀態,同時給出提示信息,要求用戶做相應的調整。

(4)年底結賬,則係統自動產生下年度的空白數據文件(即數據結構文件,包括憑證臨時文件、憑證庫文件、科目餘額發生額文件),並結轉年度餘額,同時自動對“固定資產”等會計文件做跨年度連續使用的處理。

(5)跨年度時因年終會計工作的需要,會計軟件允許在上年度未結賬的情況下輸入本年度1月份的憑證。

單位可以根據具體情況,將結賬環境設置為:在上年未結賬的情況下不允許輸入本月的憑證。

(6)結賬前應做一次數據備份,如果結賬不正確可以恢複重做。