四段秘書的做法:勤準備——發通知，落實到人，會前通知後，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，並在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議。
五段秘書的做法:細準備——發通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，還事先了解了這個會議的性質是什麼，總裁的議題是什麼。然後給與會者發去與這個議題相關的資料，供他們參考(領導通常都是很健忘的，否則就不會經常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵)。
六段秘書的做法:做記錄——發通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄(在得到允許的情況下，做一個錄音備份)。 七段秘書的做法:發記錄——會後整理好會議記錄(錄音)給總經理，然後請示總經理是否發給參加會議的人員，或者其他人員。
八段秘書的做法:定責任——將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然後經當事人確認後，形成書麵備忘錄，交給總經理與當事人一人一份，並定期跟蹤各項任務的完成情況，及時彙報總經理。
九段秘書的做法:做流程——把上述過程做成標準化的會議流程，讓任何一個秘書都可以根據這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴於任何人的會議服務體係!
從以上九個不同段位的秘書的工作方法我們可以看出，由於對執行的理解程度不同，秘書的工作內容也發生了很大變化。
長久以來，人們都將“執行”等同於“做”，隻要去“做”就算“完成任務”了，以致造成了諸如“辦事不力”等問題。殊不知，正確“執行”不隻是“做”，還要“做對”、“做好”。所以我們說隻滿足於“完成任務”的員工不是好員工，好員工應該“出色地完成任務”——得到辦事的結果。
我們在做工作時不能將目光隻停留在“完成任務”上，而應該看得更長遠一些，將執行的著眼點放在“結果”上，而且，最好是一個能夠創造價值的好結果。
專業：改“差不多”為“零缺陷”
“差不多就好”是我們在工作中經常抱有的一種心態，但卻是最要不得的一種職場心態。在數學上，“100-1”等於99，而在企業經營上，“100-1”卻等於0。100件事情，如果99件做好了，一件未做好，而這一件事就有可能對某一公司、單位及個人產生百分之百的影響。
一位管理專家一針見血地指出，從手中溜走1%的不合格，到用戶手裏就是100%的不合格。為此，我們要贏得成功，就應當自覺改正糊弄工作的錯誤態度，為自己的工作樹立嚴格的標準，自覺地由被動管理到主動工作，把事故苗頭消滅在萌芽之中。
在我國的企業中，海爾的“零缺陷”標準也為其他眾多企業樹立了榜樣。
1985年，海爾的一位用戶來信反映，近期工廠生產的冰箱有質量問題。張瑞敏覺得問題很嚴重，突擊檢查了倉庫，發現倉庫中不合格的冰箱有76台。研究處理辦法時，大家提出兩種意見：一是作為福利處理給本廠有貢獻的員工；二是作為“公關手段”處理給經常來廠檢查工作的工商局、電業局、自來水公司的人，拉近他們與海爾的關係。但是張瑞敏作出了一個有悖常理的決定：76台冰箱全部砸掉。
張瑞敏召開全廠各部門人員參加的現場會，確認了每台冰箱的生產人員後，提出一把重磅大錘，由事故責任人當著全廠職工的麵，用大錘將76台冰箱全部砸掉。這一砸，砸跑了當時全廠員工3個月的工資。親眼目睹砸冰箱的場景，全廠員工不禁潸然淚下。那時海爾還在負債，當時冰箱也很貴，並且這些冰箱也沒有多少毛病，有的冰箱隻是在外觀上有一道劃痕。張瑞敏的這一舉動在當時令很多人難以理解。但是，正是這一錘砸碎了過去的陳舊意識，讓全廠員工明白了：沒有嚴格的立廠之道，就沒有海爾的前途。在海爾，有缺陷的產品就等於廢品。
正是因為秉持著讓工作“零缺陷”的理念，海爾企業贏得了良好的口碑，贏得了消費者的信賴。
企業在競爭中獲勝，就要靠員工自覺具備追求“零缺陷”的態度，自覺地在每一次工作中都要滿足最高的的標準。員工要自覺地由被動管理到主動工作，讓規章製度成為自己的自覺行為，讓工作“零缺陷”，為企業創造更大的利潤，才能為自己創造一個更有發展潛力的生存空間。
“零缺陷”是克勞士比最先提出的思想，他要求員工第一次就把事情做對。“零缺陷”的思想是一種新的科學思維方式，是一種積極心態，是企業參與國際市場競爭的唯一途徑，也是一個人提高個人能力和公司整體素質，最大限度地發揮公司整體功能，弘揚公司企業文化的契機。無論是個人還是組織，隻有追求產品的“零缺陷”，才能被大眾所接受。
美國一家公司在中國訂購了一批價格昂貴的玻璃杯，為此美國公司專門派了一位官員來監督生產，來到中國以後，他發現，這家玻璃廠的技術水平和生產質量都是世界第一流的，生產的產品幾乎完美無缺，他很滿意，就沒有刻意去挑剔什麼，因為中方自己的要求比美方還要嚴格。